Fachangestellte für Organisation und Kommunikation

vor 4 Wochen


Berlin, Berlin, Deutschland Siemens Energy Vollzeit
Über die Rolle
Als Fachangestellte für Organisation und Kommunikation unterstützen Sie das Leitungsteam der Organisation in vielfältigen und spannenden Aufgaben. Sie werden zum Dreh- und Angelpunkt für alle organisatorischen Belange, von Reisebuchungen über die Erstellung von Spesenabrechnungen bis hin zur Unterstützung beim Besprechungsmanagement und der Überwachung der Materialvorräte.

Was Sie tun
  • Enge, häufige und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Leitkreis der Organisation sowie der Mitarbeitenden.
  • Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen bzw. internationalen Reisen des Management Teams sowie Beantragung von Visa und Reisekostenbuchung im E2E-Reiseverfahren.
  • Überwachung der Materialvorräte, einschließlich Beschaffung und Koordination von Büroausstattung und Bestellungen, die zum Umfeld gehören.
  • Betreuung von Besuchern in Zusammenarbeit mit unserem Customer Center, inklusive Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume.
  • On- und Offboarding von Mitarbeitenden des engen Leitkreises einschließlich administrativer Verarbeitung sowie Bestellung der IT-Ausrüstung für das Leitungsteam.
  • Sie unterstützen die interne Kommunikation durch Informationsrecherche, Umfragen.

Was Sie mitbringen
  • Sicherer Umgang mit MS Office-Applikationen, insbesondere MS Outlook, Power Point.
  • Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz im Back-Office oder in einer anderen vergleichbaren Position.
  • SAP-Kenntnisse und Erfahrung mit Siemens Energy internen Tools (E2E Travel, Ariba, MyTMA, CIBTvisas, usw.) wünschenswert, bzw. eine starke Lernbereitschaft.
  • Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen und effektiv zu kommunizieren
  • Ausgezeichnetes Organisationstalent und Zeitmanagement um Prioritäten zu setzen, effizient zu planen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben termingerecht erledigt werden.
  • Liebe zum Detail, um komplexe Aufgaben mit Präzision und Genauigkeit zu erledigen
  • Kommunikationsgeschick um täglich mit verschiedenen Personen und Abteilungen zu kommunizieren, sei es bei der Organisation von Veranstaltungen, der Koordination von Terminen oder der Unterstützung bei Redaktionsdiensten.
  • Fähigkeit, klar und präzise zu kommunizieren, zuzuhören und auf die Bedürfnisse anderer einzugehen, um effektiv zu arbeiten und die Erwartungen des Leitungsteams sowie anderer Stakeholder zu erfüllen.
  • Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift


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