Büroleitungsassistent

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Assistenten für die Büroleitung des Dezernats XI. Die Stelle ist Vollzeit, Teilzeit möglich.

• Vorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitung
• eigenständiges Kalender- und Terminmanagement
• Telefondienst
• Bearbeiten und Verteilen der (elektronischen und analogen) Post
• Organisieren von Besprechungen (Vor- und Nachbereitung)
• Führen und Überwachen der Wiedervorlagen und Fristen
• Empfangen und Bewirten von Besucher:innen
• Korrespondieren nach Vorgabe sowie Kontrollieren des Schriftguts (Form, Rechtschreibung)
• Durchführen von Recherchen und Sonderaufträgen
• Vertretung für das Vorzimmer der Stadträtin für Bildung, Immobilien und Neues Bauen

• abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer, (Abteilungs-)Assistenz, Sekretariat, Geschäftsstelle oder einer vergleichbaren Funktion
• von Vorteil sind gute Kenntnisse über den strukturellen Aufbau einer Stadtverwaltung und den städtischen Regelungen sowie Kenntnisse über die Aufgaben der städtischen Gremien und der politischen Entscheidungsabläufe
• gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (insbesondere Outlook) sowie der Internetrecherche
• Interesse an politischen und gesellschaftlichen Themen
• Grundkenntnisse der englischen Sprache
• hohe Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit und Loyalität
• sichere und gute Umgangsformen sowie gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Fähigkeit zur Arbeit im Team sowie zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten, auch unter hohem Zeitdruck
• ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• interkulturelle Kompetenz

• eine abwechslungsreiche, spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit am Puls der aktuellen politischen Entwicklung
• einen attraktiven und zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem multiprofessionellen Team mit offener und wertschätzender Arbeitsatmosphäre
• einen Einsatzort im Herzen der internationalen Großstadt Frankfurt mit kurzen Wegen und einer sehr guten ÖPNV-Anbindung
• vielfältige, lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle einschließlich Telearbeit und mobilem Arbeiten sowie flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitausgleich im Rahmen unserer Gleitzeitregelung

Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung. Bei gleicher Eignung erhalten schwerbehinderte Menschen den Vorzug vor anderen Bewerber:innen.