Zentrale Koordinatorin/Koordinator

Beschreibung der Stelle

Wir suchen eine motivierte und engagierte Person, die sich für die Zentrale unseres Unternehmens begeistern kann. Als Zentrale Koordinatorin/Koordinator werden Sie Teil des Management-Teams und unterstützen den Central Office Manager bei der Erreichung der Unternehmens- und Abteilungsziele.

Verantwortlichkeiten
- Unterstützung des Central Office Managers und des Management-Teams
- Mitverantwortlich für die Erreichung der gesetzten Unternehmens- und Abteilungsziele in den Bereichen Qualität, Finanzen und Soziales
- Administrative Arbeiten, Sekretariatsarbeiten und Koordination der Verkaufsaktivitäten innerhalb des Parks
- Koordination des operativen Tagesgeschäftes im Central Office: Aufgabenverteilung, Koordination Telefon/WhatsApp Service
- Einarbeitung und Schulung der Auszubildenden in die Aufgaben des Central Office
- Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post und des E-Mail-Verkehrs
- Sortierung und Verteilung der internen und externen Post
- Ablage, Archivierung und weitere administrative Aufgaben
- Annahme eingehender Telefonate und anschließende Bearbeitung
- Verantwortung für die gesamte Korrespondenz der einzelnen Sektoren sowie Signing im Park
- Durchführung und Verwaltung von Personal und Rabattbuchungen über RES/AS400
- Bearbeitung und Verwaltung von Special Booking Anfragen
- Bearbeitung von Social Media wie z.B. Facebook, Holiday Check und Tripadvisor
- Bearbeitung der Homepage für Tagesgäste
- Aneignung von Fachwissen und Informationen aus allen Funktionsbereichen des Parks
- Bearbeitung von Reservierungen und Empfang und Information der Gäste bezüglich der verschiedenen Arrangements
- Versand der Reports und Auswertungen in die Abteilungen
- Überprüfung der Texte für Video- und Ferienhaus-Kommunikation/Inhouse TV
- Eingabe und Kontrolle des Wochenplans und der Öffnungszeiten
- Kontrolle der Inhalte auf der Website und in der App und die Beantragung von Änderungen dieser Informationen
- Information der Abteilungen/Outlets über bevorstehende Aktivitäten
- Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschwerden

Anforderungen
- Abgeschlossene Ausbildung
- 0 bis 3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position
- Berufsausbildung im Bereich Verwaltung/Sekretariat, Hotellerie, Tourismus oder vergleichbare Ausbildung
- Erfahrung in einer vergleichbaren Position innerhalb eines Unternehmens der Branche
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Grundkenntnisse in Französisch und/oder Niederländisch von Vorteil
- Gepflegtes Erscheinungsbild
- Selbstsicheres Auftreten und gute Umgangsformen sowie hervorragende Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit Gästen, Mitarbeitern und Gesprächspartnern
- Strukturierte, selbständige und akkurate Arbeitsweise
- Qualitätsorientiert, Dienstleistungsorientiert und proaktiv
- Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit (mündlich und schriftlich)
- Hohes Maß an Kunden- und Serviceorientierung
- Organisatorisches Geschick
- Leistungs- und Einsatzbereitschaft
- Eigenverantwortung und hohes Maß an Gewissenhaftigkeit
- Flexibilität, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- Souveränes Auftreten auch in Stresssituationen
- Freundlicher Umgang mit Gästen und Mitarbeitern
- Hohe Gastorientierung und Hilfsbereitschaft
- MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
- Affinität für Social Media

Sprachen
- Deutsch (Experte - Muttersprache)
- Englisch (Gute Kenntnisse - Fliessend)

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