Koordinator für das zentrale Büro

Beschreibung der Stelle

Wir suchen einen erfahrenen Koordinator, der sich auf die Verwaltung des zentralen Büros spezialisiert hat. Der/die Kandidat/in wird Teil des Management-Teams sein und sich um die Erreichung der Unternehmens- und Abteilungsziele in den Bereichen Qualität, Finanzen und Soziales kümmern.

Verantwortlichkeiten

Der/die Koordinator/in wird die folgenden Aufgaben übernehmen:

• Unterstützung des Central Office Managers und des Management-Teams
• Verantwortung für die Erreichung der gesetzten Unternehmens- und Abteilungsziele
• Koordination des operativen Tagesgeschäftes im Central Office
• Aufgabenverteilung, Koordination Telefon/WhatsApp Service
• Einarbeitung und Schulung der Auszubildenden in die Aufgaben des Central Office
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post und des E-Mail-Verkehrs
• Sortierung und Verteilung der internen und externen Post
• Ablage, Archivierung und weitere administrative Aufgaben
• Annahme eingehender Telefonate und anschließende Bearbeitung
• Verantwortung für die gesamte Korrespondenz der einzelnen Sektoren
• Signing im Park
• Durchführung und Verwaltung von Personal und Rabattbuchungen über RES/AS400
• Bearbeitung und Verwaltung von Special Booking Anfragen
• Bearbeitung von Social Media wie z.B. Facebook, Holiday Check und Tripadvisor
• Bearbeitung der Homepage für Tagesgäste
• Aneignung von Fachwissen und Informationen aus allen Funktionsbereichen des Parks
• Bearbeitung von Reservierungen und Empfang und Information der Gäste bezüglich der verschiedenen Arrangements
• Versand der Reports und Auswertungen in die Abteilungen
• Überprüfung der Texte für Video- und Ferienhaus-Kommunikation/Inhouse TV
• Eingabe und Kontrolle des Wochenplans und der Öffnungszeiten
• Kontrolle der Inhalte auf der Website und in der App und die Beantragung von Änderungen dieser Informationen
• Information der Abteilungen/Outlets über bevorstehende Aktivitäten
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschwerden

Anforderungen

Der/die Kandidat/in sollte über folgende Qualifikationen verfügen:

• Abgeschlossene Ausbildung
• 0 bis 3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse in Französisch und/oder Niederländisch von Vorteil
• Gepflegtes Erscheinungsbild
• Selbstsicheres Auftreten und gute Umgangsformen
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten
• Strukturierte, selbständige und akkurate Arbeitsweise
• Qualitätsorientiert, Dienstleistungsorientiert und proaktiv
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Hohes Maß an Kunden- und Serviceorientierung
• Organisatorisches Geschick
• Leistungs- und Einsatzbereitschaft
• Eigenverantwortung und hohes Maß an Gewissenhaftigkeit
• Flexibilität, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Souveränes Auftreten auch in Stresssituationen
• Freundlicher Umgang mit Gästen und Mitarbeitern
• Hohe Gastorientierung und Hilfsbereitschaft
• MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• Affinität für Social Media

Sprachen

Der/die Kandidat/in sollte folgende Sprachen beherrschen:

• Deutsch (Experte - Muttersprache)
• Englisch (Gute Kenntnisse - Fliessend)