Koordinator:in der Bereichsleitung

Übernehmen Sie eine Schlüsselrolle in der Unterstützung der Bereichsleitung

Sind Sie ein Organisationstalent, das sowohl strategisch als auch operativ denkt? Wir suchen für unseren Bereich Technischer Betrieb der SWB Bus und Bahn eine:n Koordinator:in der Bereichsleitung (m/w/d), der die Verwaltung des Terminkalenders der Bereichsleitung und die Koordination von Terminen, Besprechungen und Abwesenheiten übernimmt.

Unser Angebot

• Attraktives Gesamtpaket: Sie können sich auf einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach Tarif, Jahressonderzahlungen, 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen freuen.
• Flexibilität: Genießen Sie die Vorteile flexibler Arbeitszeiten innerhalb der Rahmenarbeitszeit, die Ihnen eine ausgeglichene Work-Life-Balance ermöglichen.
• Karriere-Entwicklung: Entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten weiter Profitieren Sie von gezielten Weiterbildungen, die Ihre Karriere fördern.
• Mobilitätsangebote: Vergünstigte Mitarbeitenden- und Familientickets, kostenlose Nextbike-Minuten und attraktive Leasing-Angebote für Fahrräder und E-Bikes. Zudem können Sie das Deutschlandticket als günstiges Job-Ticket erhalten.

Ihre Aufgaben

• Büroorganisation: Sie sind verantwortlich für die Verwaltung des Terminkalenders der Bereichsleitung und koordinieren effizient Termine, Besprechungen und Abwesenheiten. Sie bearbeiten die gesamte schriftliche Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Wiedervorlagen etc.) und nehmen Telefonanrufe entgegen. Zudem kümmern Sie sich um die Dokumentenverwaltung (Ablage, Verteilung, Archivierung, fristgerechte Vernichtung).
• Meeting-Management: Sie steuern die Termin- und Teilnehmerkoordination für interne und externe Meetings und erstellen Agenden sowie Protokolle. Zudem unterstützen Sie bei der Nachverfolgung von offenen Aktionspunkten.
• Veranstaltungsorganisation: Sie planen und koordinieren interne und externe Veranstaltungen, Meetings und Workshops. Hierzu gehören Kostenkontrolle, Teilnehmermanagement und die Beschaffung von Ressourcen (Räume, Equipment, Bewirtung, WLAN etc.).
• Personaladministration: Sie unterstützen bei Themen wie Personalplanung, Onboarding, Offboarding, Mitarbeitergespräche, Urlaubsanträge, Vertretungen und Krankmeldungen.
• Fachliche Unterstützung: Sie arbeiten sich in spezifische Themen des Fachbereichs ein und erstellen Zusammenfassungen, Präsentationen und Berichte. Zudem unterstützen Sie bei der Vorbereitung von Veranstaltungen für Lehre und VDV (z.B. Präsentationen, Datenzusammenstellungen).
• Kommunikationsmanagement: Sie fungieren als zentrale Schnittstelle und stellen sicher, dass alle aktuellen Themen und Informationen transparent kommuniziert und bearbeitet werden. Sie identifizieren Kommunikationslücken und -schwächen und entwickeln Vorschläge zur Verbesserung.

Voraussetzungen

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (Bachelor) im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Logistik oder einem vergleichbaren Fachgebiet.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in dieser oder in einer vergleichbaren Position mit.
• Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine hohe Eigeninitiative.
• Sie besitzen ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) und haben idealerweise Erfahrung mit SAP.
• Diskretion, Loyalität und ein souveränes Auftreten im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich.
• Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten richtig.
• Sie haben eine hohe Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
• Sie besitzen den Führerschein der Klasse B.

Wir bieten

Wir, die SWB Bus und Bahn, sind als öffentlicher Nahverkehr die leidenschaftlichen Gestalter der Mobilität. Wir setzen auf innovative Technologien, fördern aktiv den Ausbau der E-Mobilität und arbeiten zukunftsorientiert. Wir suchen Fachkräfte, die kreativ denken und fortschrittlich handeln. Die Eingruppierung erfolgt je nach Ausbildung und Qualifikation nach dem Spartentarifvertrag Nahverkehrsbetriebe NW (TV-N NW). Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt mit Ihren Unterlagen und Ihrer Gehaltsvorstellung unter Angabe der Kennziffer IE 24/21/55 über unser Online-Formular oder per E-Mail unter Jetzt bewerben. Bewerbungen von schwerbehinderten Personen sind erwünscht. Ansprechpartnerin: Simone von den Driesch, Jetzt bewerben.