Bereichsleiter:in Koordination

vor 3 Wochen

Bonn, Deutschland SWB Bus und Bahn Vollzeit

Sind Sie ein Organisationstalent, das sowohl strategisch als auch operativ denkt? Wir suchen für unseren Bereich Technischer Betrieb der SWB Bus und Bahn eine:n Koordinator:in der Bereichsleitung (m/w/d), die sich in die Verwaltung des Terminkalenders der Bereichsleitung einbringen und effizient Termine, Besprechungen und Abwesenheiten koordinieren kann.

Als Koordinator:in der Bereichsleitung werden Sie für die folgenden Aufgaben zuständig:

  • Büroorganisation: Sie sind verantwortlich für die Verwaltung des Terminkalenders der Bereichsleitung und koordinieren effizient Termine, Besprechungen und Abwesenheiten. Sie bearbeiten die gesamte schriftliche Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Wiedervorlagen etc.) und nehmen Telefonanrufe entgegen. Zudem kümmern Sie sich um die Dokumentenverwaltung (Ablage, Verteilung, Archivierung, fristgerechte Vernichtung).
  • Meeting-Management: Sie steuern die Termin- und Teilnehmerkoordination für interne und externe Meetings und erstellen Agenden sowie Protokolle. Zudem unterstützen Sie bei der Nachverfolgung von offenen Aktionspunkten.
  • Veranstaltungsorganisation: Sie planen und koordinieren interne und externe Veranstaltungen, Meetings und Workshops. Hierzu gehören Kostenkontrolle, Teilnehmermanagement und die Beschaffung von Ressourcen (Räume, Equipment, Bewirtung, WLAN etc.).
  • Personaladministration: Sie unterstützen bei Themen wie Personalplanung, Onboarding, Offboarding, Mitarbeitergespräche, Urlaubsanträge, Vertretungen und Krankmeldungen.
  • Fachliche Unterstützung: Sie arbeiten sich in spezifische Themen des Fachbereichs ein und erstellen Zusammenfassungen, Präsentationen und Berichte. Zudem unterstützen Sie bei der Vorbereitung von Veranstaltungen für Lehre und VDV (z.B. Präsentationen, Datenzusammenstellungen).
  • Kommunikationsmanagement: Sie fungieren als zentrale Schnittstelle und stellen sicher, dass alle aktuellen Themen und Informationen transparent kommuniziert und bearbeitet werden. Sie identifizieren Kommunikationslücken und -schwächen und entwickeln Vorschläge zur Verbesserung.

Um diese Herausforderung zu meistern, benötigen wir jemanden, der:

  • eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (Bachelor) im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Logistik oder einem vergleichbaren Fachgebiet besitzt.
  • mehrjährige Berufserfahrung in dieser oder in einer vergleichbaren Position mitbringt.
  • ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine hohe Eigeninitiative besitzt.
  • ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich, besitzt.
  • sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) ist und idealerweise Erfahrung mit SAP hat.
  • diskret, loyal und souverän im Umgang mit vertraulichen Informationen ist.
  • in stressigen Situationen den Überblick behält und Prioritäten richtig setzt.
  • hohe Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen besitzt.
  • den Führerschein der Klasse B besitzt.

Wir bieten Ihnen ein attraktives Gesamtpaket, das Sie auf einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach Tarif, Jahressonderzahlungen, 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen freuen lässt. Darüber hinaus genießen Sie die Vorteile flexibler Arbeitszeiten innerhalb der Rahmenarbeitszeit, die Ihnen eine ausgeglichene Work-Life-Balance ermöglichen. Wir unterstützen Ihre Karriere-Entwicklung durch gezielte Weiterbildungen, die Ihre Karriere fördern. Zudem können Sie das Deutschlandticket als günstiges Job-Ticket erhalten.

Wenn Sie sich für diese Herausforderung begeistern, bewerben Sie sich jetzt mit Ihren Unterlagen und Ihrer Gehaltsvorstellung unter Angabe der Kennziffer IE 24/21/55 über unser Online-Formular oder per E-Mail unter Jetzt bewerben. Bewerbungen von schwerbehinderten Personen sind erwünscht. Ansprechpartnerin: Simone von den Driesch, Jetzt bewerben.

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