Zentrale Bürokoordinator

Beschreibung der Stelle

Wir suchen einen engagierten und organisierten Zentrale Bürokoordinator, der sich für die Unterstützung des Central Office Managers und des Management Teams einsetzt, um eine hohe Gast- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erreichen.

Verantwortlichkeiten

• Unterstützung des Central Office Managers und des Management Teams

• Mitverantwortlich für die Erreichung der gesetzten Unternehmens- und Abteilungsziele in den Bereichen Qualität, Finanzen und Soziales

• Administrative Arbeiten, Sekretariatsarbeiten und Koordination der Verkaufsaktivitäten innerhalb des Parks

• Koordination des operativen Tagesgeschäftes im Central Office: Aufgabenverteilung, Koordination Telefon/WhatsApp Service

• Einarbeitung und Schulung der Auszubildenden in die Aufgaben des Central Office

• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post und des E-Mail-Verkehrs

• Sortierung und Verteilung der internen und externen Post

• Ablage, Archivierung und weitere administrative Aufgaben

• Annahme eingehender Telefonate und anschließende Bearbeitung

• Verantwortung für die gesamte Korrespondenz der einzelnen Sektoren sowie Signing im Park

• Durchführung und Verwaltung von Personal und Rabattbuchungen über RES/AS400

• Bearbeitung und Verwaltung von Special Booking Anfragen

• Bearbeitung von Social Media wie z.B. Facebook, Holiday Check und Tripadvisor

• Bearbeitung der Homepage für Tagesgäste

• Aneignung von Fachwissen und Informationen aus allen Funktionsbereichen des Parks

• Bearbeitung von Reservierungen und Empfang und Information der Gäste bezüglich der verschiedenen Arrangements

• Versand der Reports und Auswertungen in die Abteilungen

• Überprüfung der Texte für Video- und Ferienhaus-Kommunikation/Inhouse TV

• Eingabe und Kontrolle des Wochenplans und der Öffnungszeiten

• Kontrolle der Inhalte auf der Website und in der App und die Beantragung von Änderungen dieser Informationen

• Information der Abteilungen/Outlets über bevorstehende Aktivitäten

• Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschwerden

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung

• 0 bis 3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Grundkenntnisse in Französisch und/oder Niederländisch von Vorteil

• Gepflegtes Erscheinungsbild

• Selbstsicheres Auftreten und gute Umgangsformen sowie hervorragende Kommunikationsfähigkeiten

• Strukturierte, selbständige und akkurate Arbeitsweise

• Qualitätsorientiert, Dienstleistungsorientiert und proaktiv

• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit

• Hohes Maß an Kunden- und Serviceorientierung

• Organisatorisches Geschick

• Leistungs- und Einsatzbereitschaft

• Eigenverantwortung und hohes Maß an Gewissenhaftigkeit

• Flexibilität, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit

• Souveränes Auftreten auch in Stresssituationen

• Freundlicher Umgang mit Gästen und Mitarbeitern

• Hohe Gastorientierung und Hilfsbereitschaft

• MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)

• Affinität für Social Media

Sprachen

• Deutsch (Experte - Muttersprache)

• Englisch (Gute Kenntnisse - Fliessend)