Aktuelle Jobs im Zusammenhang mit Sekretärin der Institutsleitung - Darmstadt, Hessen - Fraunhofer-Gesellschaft

In der Funktion als Sekretärin der Institutsleitung agieren Sie als zentrale Anlaufstelle für sämtliche Anfragen, die die Leitung des Instituts betreffen. Sie sind die Schnittstelle zwischen verschiedenen Interessengruppen, arbeiten strukturiert und serviceorientiert, und sind ein echter Teamplayer, der proaktiv denkt – sowohl für sich selbst als auch für andere. Ihre organisatorischen Fähigkeiten sind sowohl im analogen als auch im digitalen Bereich ausgeprägt.
Ein typischer Arbeitstag könnte folgende Tätigkeiten umfassen:

• Sie koordinieren souverän und eigenständig interne sowie externe Terminanfragen und behalten die Wiedervorlage stets im Blick.
• Sie unterstützen bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen.
• Sie redigieren Textdokumente, führen Protokolle während der Meetings und helfen bei der Erstellung von Präsentationen.
• Sie assistieren im Projektmanagement der Institutsleitung bei bedeutenden wissenschaftlichen Forschungsprojekten und übernehmen die Kommunikation mit Forschungsförderungsorganisationen sowie staatlichen Behörden.
• Sie organisieren in Zusammenarbeit mit der Reisestelle sämtliche Reisen der Institutsleitung und kümmern sich um die Abrechnung.
• Sie arbeiten eng mit dem Büro des Fachgebiets Systemzuverlässigkeit, Adaptronik und Maschinenakustik SAM der Technischen Universität Darmstadt zusammen, das von der LBF-Institutsleitung geleitet wird, und pflegen zudem einen guten Kontakt zu wichtigen Schnittstellen innerhalb der Universität.
• Sie recherchieren online zu strategisch relevanten Themen und bereiten Notizen für die Institutsleitung zur Vorbereitung von Meetings und Besprechungen auf.

Ihre Qualifikationen

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie sind versiert im Umgang mit allen gängigen MS-Office-Anwendungen und meistern internetbasierte Formulare sowie Webseiten-Recherchen mit Leichtigkeit.
• Sie nutzen verschiedene Kommunikationskanäle und behalten auch bei mehreren Anfragen gleichzeitig einen kühlen Kopf.
• Sie besitzen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; eine weitere Sprache ist von Vorteil.
• Sie arbeiten selbstständig, gewissenhaft und lösungsorientiert; Sie sind offen für Neues und scheuen sich nicht, eigene Entscheidungen zu treffen, um Ihre Aufgaben erfolgreich abzuschließen.
• Der Umgang im "Team Institutsleitung" ist positiv, partnerschaftlich und von Vertrauen sowie Respekt geprägt; so interagieren Sie auch mit Partnern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik sowie den Kolleg*innen der Fraunhofer-Gesellschaft.

Ihre Perspektiven

• Arbeiten in einem innovativen, international anerkannten Forschungsinstitut mit vielfältigen Themen und hohem Praxisbezug, das viel Raum für Ihre Kreativität und Eigeninitiative bietet.
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum, ein interdisziplinäres Team und eine offene, ergebnisorientierte sowie kooperative Arbeitsatmosphäre mit Gestaltungsspielraum.
• Individuelle Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
• Eine ausgewogene Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Eine persönliche Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) sowie weitere (Sozial-) Leistungen des öffentlichen Dienstes.
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, Jobticket, kostenfreie Parkplätze und leistungsfähige Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge mit Vorzugskonditionen für Mitarbeitende.
• Monatlich wechselnde Einkaufsvergünstigungen.

Wir schätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und freuen uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die Vergütung erfolgt nach TVöD EG 8 (je nach Qualifikation).

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 30 Stunden. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann die Fraunhofer-Gesellschaft leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.