Verwaltungskoordinatorin

Als Teil unseres 5-köpfigen Verwaltungsteams bist du die treibende Kraft hinter der finanziellen Abwicklung unserer Laborplanungsprojekte. In enger Zusammenarbeit mit unseren Planer*innen-Team trägst du maßgeblich zum Erfolg unserer Projekte bei.

Deine Hauptaufgaben umfassen:

• Vertragsprüfung und Projektmonitoring: Du stellst sicher, dass alle vertraglichen Vereinbarungen eingehalten werden und behältst den Überblick über den Projektfortschritt.
• Erstellung von Projektrechnungen und Honoraraktualisierungen: Du bist verantwortlich für die korrekte Abrechnung und aktualisierst Honorare entsprechend den Projektentwicklungen.
• Finalisierung der Projektabrechnung: Du sorgst dafür, dass alle Abrechnungen vollständig und fehlerfrei abgeschlossen werden.
• Veranstaltungsorganisation: Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von Unternehmensveranstaltungen wie der Weihnachtsfeier und Fortbildungen.
• Reisemanagement: Du koordinierst die Geschäftsreisen unserer Mitarbeiter*innen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Kommunikation und Netzwerken: Als zentrale Kontaktperson baust du schnell ein Netzwerk auf und erhältst umfassende Einblicke in die Organisation und Abläufe unseres Unternehmens.
• Selbstständige Korrespondenz: Du erstellst inhaltlich ansprechende und zielgruppengerechte Korrespondenzen und kommunizierst souverän.

• Du bringst ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein mit und hast Freude daran, eigenständig und vorausschauend zu arbeiten.
• Idealerweise hast du Erfahrung in der kaufmännischen Abwicklung von Projekten und verfügst über fundierte Kenntnisse in der Überwachung und Analyse von Finanzdaten.
• Du schätzt es, Gestaltungsspielraum zu haben und die Entwicklung unserer Projekte aktiv mitzugestalten.
• Teamfähigkeit, Kommunikation auf Augenhöhe und eine kooperative Arbeitsweise sind dir wichtig.
• Gutes Zeit- und Selbstmanagement ermöglichen es dir, auch in hektischen Zeiten, sorgfältig zu arbeiten und den Überblick zu behalten.

• Wir bieten einen unbefristeten Arbeitsplatz sowie ein wettbewerbsfähiges Gehalt mit 13 Monatsgehältern, das deine Karriere und Lebensqualität unterstützt.
• Darüber hinaus stehen dir stets frisches Obst sowie Wasser, Säfte und Heißgetränke zur Verfügung.
• Wir kümmern uns um deine Zukunft und bieten eine betriebliche Altersversorgung mit einem großzügigen Arbeitgeberzuschuss von 50%.
• Wir bieten eine komplett arbeitgeberfinanzierte Berufsunfähigkeitsversicherung, um dir ab dem ersten Tag finanzielle Sicherheit im Fall der Berufsunfähigkeit zu bieten.

Dr. heinekamp baut für die Zukunft. Mit unserer innovativen Arbeitsumgebung sowie klarem Fokus auf Digitalisierung und modernen Technologien bietet Dr. heinekamp ein spannendes und zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld.

Unsere Mitarbeitenden haben die Möglichkeit ihr Know-How und ihre Fähigkeiten zu erweitern und in einer Kultur der Offenheit und Zusammenarbeit zu wachsen. Flache Hierarchien und eine starke Teamorientierung ermöglichen es, die eigenen Talente voll zu entfalten und die berufliche Zufriedenheit sowie den Erfolg voranzutreiben.