Office Administration Specialist
vor 4 Wochen
Position Overview
Key Responsibilities:
- Take charge of the scientific visitor cycle for academics and industry guests, including managing inquiries, visitor registration, check-in processes, IT access, and related documentation.
- Collaborate closely with Human Resources, team leaders, and site administrators across various locations to ensure comprehensive visitor information and appropriate visitor status.
- Actively engage in the transition from SAP to Workday, ensuring the smooth transfer and implementation of visitor workflows.
- Provide tailored advice on matters related to facilitating scientific visits, including housing, transportation, and childcare options.
- Gather and prepare annual statistics on scientific visitors for inclusion in reports and meetings.
- Compile and present an annual report on external training and advisory activities in partnership with the Strategy team.
- Document minutes and summarize discussions from quarterly committee meetings.
- Undertake additional administrative tasks to support the Head of External Scientific Training in the effective operation of the department.
Fellowship Management:
- Assist in the execution of short-term scientific visitor fellowship programs.
- Support the curation of applications, organization of evaluation meetings, and communication with awardees.
- Develop marketing materials and manage the advertisement lifecycle for various fellowship opportunities.
- Process reimbursement claims for fellowship recipients.
Communication and Outreach:
- Represent the Scientific Visitor Programme at internal and external events as directed.
- Participate in facilitator training and conduct tours of the exhibition for select external visitors.
- Distribute and collect feedback surveys from scientific visitors and fellowship awardees.
- Work with the Lead to maintain an accurate and up-to-date website for the Scientific Visitor Programme.
Contract Details:
- Contract duration: 3 years
- Grading: Grade 4 or 5 based on experience and qualifications, with a monthly salary starting at €3,607 or €3,925 (excluding pension and insurance) plus benefits.
- Reference number: HD02647
Qualifications:
- A degree in administration or relevant experience in project or program management.
- Strong service orientation and intercultural/emotional intelligence.
- Effective communication skills across various levels within an international organization.
- Excellent organizational skills with a keen attention to deadlines.
- A willingness to learn and take on new responsibilities.
- A collaborative and open-minded approach when engaging with diverse stakeholders.
- A team-oriented mindset.
- Proficiency in English is essential.
Preferred Qualifications:
- Experience or qualifications in project management.
- Proficiency in German is advantageous.
- Previous experience in an international or intergovernmental organization is a plus.
Note: We are committed to fostering a diverse and inclusive workplace. If you are enthusiastic about this role but do not meet every requirement, we encourage you to apply.
-
Healthcare Administration Specialist
Vor 7 Tagen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Limbach Gruppe VollzeitJob Title: Healthcare Administration Specialist Limbach Gruppe is in search of a meticulous and organized individual to become part of our team as a Healthcare Administration Specialist. In this pivotal role, you will manage various responsibilities associated with healthcare billing and invoicing processes. Key Responsibilities Assisting in the upkeep...
-
Healthcare Administration Specialist
vor 4 Wochen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Limbach Gruppe VollzeitJob Title: Healthcare Administration Specialist Limbach Gruppe is in search of a meticulous and organized individual to become part of our team as a Healthcare Administration Specialist. In this pivotal role, you will manage various responsibilities associated with healthcare billing and invoicing processes. Key Responsibilities Assisting in the upkeep...
-
Payroll Administration Specialist
vor 4 Wochen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Actief Personalmanagement GmbH VollzeitAls Payroll Administration Specialist sind Sie eine Schlüsselperson in unserem Unternehmen, verantwortlich für die präzise Abwicklung der Gehaltszahlungen und Löhne unserer Mitarbeiter. Ihre Tätigkeit ist entscheidend für die Zufriedenheit der Belegschaft und die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Bestimmungen.Was Ihr neuer Arbeitgeber Ihnen...
-
Revenue Cycle Specialist
vor 4 Wochen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Limbach Gruppe VollzeitJob Title: Healthcare Administration Specialist Limbach Gruppe is looking for a meticulous individual to become part of our team as a Healthcare Administration Specialist. In this pivotal role, you will manage various aspects of healthcare billing and invoicing processes. Key Responsibilities Assisting in the upkeep of billing master data, codes, and...
-
Revenue Cycle Specialist
Vor 6 Tagen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Limbach Gruppe VollzeitJob Title: Healthcare Administration Specialist Limbach Gruppe is looking for a meticulous individual to become part of our team as a Healthcare Administration Specialist. In this pivotal role, you will manage various aspects of healthcare billing and invoicing processes. Key Responsibilities Assisting in the upkeep of billing master data, codes, and...
-
Medical Revenue Cycle Specialist
Vor 7 Tagen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Limbach Gruppe VollzeitJob Title: Healthcare Administration Specialist Limbach Gruppe is on the lookout for a meticulous individual to become part of our team as a Healthcare Administration Specialist. In this pivotal role, you will engage in various tasks associated with healthcare billing and financial processes. Key Responsibilities Assisting in the upkeep of billing...
-
Medical Revenue Cycle Specialist
vor 4 Wochen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Limbach Gruppe VollzeitJob Title: Healthcare Administration Specialist Limbach Gruppe is on the lookout for a meticulous individual to become part of our team as a Healthcare Administration Specialist. In this pivotal role, you will engage in various tasks associated with healthcare billing and financial processes. Key Responsibilities Assisting in the upkeep of billing...
-
Administrative Specialist
vor 4 Wochen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Landkreis RheinNeckarKreis (Landratsamt RheinNeckarKreis) VollzeitExplore a Career in Public AdministrationWe are seeking dedicated candidates for the role of Administrative Specialist. This position encompasses a variety of service-oriented administrative responsibilities, utilizing contemporary technology to enhance efficiency.Key Responsibilities:Comprehensive 3-year training program designed for skill...
-
Order Administration Specialist
vor 24 Stunden
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenErstellung von Angeboten unter Verwendung der aktuellen Preisliste und Überprüfung von KundenanfragenErstellung von Angeboten und Kundenanfragen, einschließlich der Überprüfung von Lieferzeiten und Festlegung von Liefer- und ZahlungsbedingungenKontroll- und Planungstätigkeiten, einschließlich der Pflege von StammdatenAnnehmen und...
-
Order Administration Specialist
vor 24 Stunden
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenErstellung von Angeboten unter Verwendung der aktuellen Preisliste und Überprüfung von KundenanfragenErstellung von Angeboten und Kundenanfragen, einschließlich der Überprüfung von Lieferzeiten und Festlegung von Liefer- und ZahlungsbedingungenKontroll- und Planungstätigkeiten, einschließlich der Pflege von StammdatenAnnehmen und...
-
Order Administration Specialist
vor 1 Tag
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenErstellung von Angeboten unter Verwendung der aktuellen PreislisteErstellung von Angeboten und KundenanfragenÜberprüfung von Bestellungen von Kunden und Vergleich mit dem entsprechenden AngebotKontroll- und PlanungstätigkeitenPflege der StammdatenAnnehmen von Kundenanfragen aus dem Inland und dem Ausland und Definition der...
-
Order Administration Specialist
vor 1 Tag
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenErstellung von Angeboten unter Verwendung der aktuellen PreislisteErstellung von Angeboten und KundenanfragenÜberprüfung von Bestellungen von Kunden und Vergleich mit dem entsprechenden AngebotKontroll- und PlanungstätigkeitenPflege der StammdatenAnnehmen von Kundenanfragen aus dem Inland und dem Ausland und Definition der...
-
Order Administration Specialist
vor 1 Woche
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenErstellung von standardisierten Angeboten unter Verwendung der aktuellen PreislisteErstellen von Angeboten und KundenanfragenBestellungen von Kunden überprüfen und mit dem entsprechenden Angebot vergleichenKontroll- und PlanungstätigkeitenPflege der Stammdaten Anfragen von Kunden sowohl aus dem Inland als auch aus dem Ausland annehmen und die...
-
Order Administration Specialist
Vor 5 Tagen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenErstellung von standardisierten Angeboten unter Verwendung der aktuellen PreislisteErstellen von Angeboten und KundenanfragenBestellungen von Kunden überprüfen und mit dem entsprechenden Angebot vergleichenKontroll- und PlanungstätigkeitenPflege der Stammdaten Anfragen von Kunden sowohl aus dem Inland als auch aus dem Ausland annehmen und die...
-
Bioinformatics Cloud Specialist
vor 1 Woche
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland BioQuant at Heidelberg University VollzeitJob Summary:We are seeking a highly skilled Cloud Infrastructure Administrator to join our team at BioQuant at Heidelberg University. As a key member of our bioinformatics cloud team, you will be responsible for the administration of our existing OpenStack cloud infrastructure and associated storage systems.Key Responsibilities:Administration of OpenStack...
-
Order Administration Specialist
vor 1 Woche
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenErstellung von standardisierten Angeboten unter Verwendung der aktuellen PreislisteErstellen von Angeboten und KundenanfragenBestellungen von Kunden überprüfen und mit dem entsprechenden Angebot vergleichenKontroll- und PlanungstätigkeitenPflege der Stammdaten Anfragen von Kunden sowohl aus dem Inland als auch aus dem Ausland annehmen und die...
-
Order Administration Specialist
Vor 7 Tagen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG VollzeitIhre AufgabenErstellung von standardisierten Angeboten unter Verwendung der aktuellen PreislisteErstellen von Angeboten und KundenanfragenBestellungen von Kunden überprüfen und mit dem entsprechenden Angebot vergleichenKontroll- und PlanungstätigkeitenPflege der Stammdaten Anfragen von Kunden sowohl aus dem Inland als auch aus dem Ausland annehmen und die...
-
Genomic Data Specialist
vor 4 Wochen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Deutsches Krebsforschungszentrum DKFZ VollzeitAt the German Cancer Research Center, our mission is to pave the way for a future free from cancer. We delve into the mechanisms of cancer development, pinpoint risk factors, and explore innovative strategies for cancer prevention. Our goal is to create advanced methodologies for precise tumor diagnosis and enhanced treatment outcomes for cancer patients....
-
Office Support Specialist for Used Car Acquisition
vor 4 Wochen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland wirkaufendeinauto VollzeitPosition Overview:As an Office Support Specialist for Used Car Acquisition (m/f/d), you will play a crucial role in the procurement of vehicles, conducting assessments, and ensuring smooth operations within our purchasing division.Key Responsibilities:Facilitate the purchase of used vehicles and perform thorough evaluations.Support branch operations to...
-
Anesthesiologist Specialist
Vor 5 Tagen
Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Klinik Sankt Elisabeth GmbH VollzeitAbout the RoleWe are seeking a highly skilled and experienced Anesthesiologist Specialist to join our team at Klinik Sankt Elisabeth GmbH. As a key member of our medical staff, you will be responsible for providing high-quality anesthetic care to patients undergoing various surgical procedures.Key ResponsibilitiesPreoperative Evaluations and Anesthesia...
