Kaufmännische Assistenz für Organisation und Verwaltung

vor 4 Wochen

Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland KÖTTER Personal Service SE & Co. KG - Düsseldorf Vollzeit
Assistenz im Bereich Organisation und Verwaltung (m/w/d)


Standort: Düsseldorf



Für ein innovatives und wachstumsorientiertes Unternehmen suchen wir eine motivierte und qualifizierte Assistenz im Bereich Organisation und Verwaltung (m/w/d).



Wenn Du ein Talent für effiziente Abläufe, Kommunikation und Organisation mitbringst, dann könnte diese Position ideal für Dich sein.



Deine Aufgaben:
  • Koordination des Empfangsbereichs: Du bist die zentrale Anlaufstelle und übernimmst eigenverantwortlich die Planung und Organisation der administrativen Abläufe.
  • Erstellung von Dokumenten: Du verfasst und formatierst Texte sowie Tabellen und bereitest standardisierte Schreiben eigenständig vor.
  • Kommunikationsmanagement: Du bist verantwortlich für die Weiterleitung von Informationen, die Bearbeitung von Telefon- und E-Mail-Anfragen sowie die Überwachung von Wiedervorlagen.
  • Postbearbeitung: Du kümmerst dich um die Ein- und Ausgangspost und gewährleistest einen reibungslosen Informationsfluss.
  • Besprechungsorganisation: Du planst Meetings, organisierst Telefon- und Videokonferenzen, reservierst Räume und übernimmst das Dokumentenmanagement.
  • Recherche und Informationsbeschaffung: Du führst Datei- und Aktenrecherchen durch, holst Informationen ein und unterstützt bei Internet-Recherchen.
  • Reiseorganisation: Du planst Geschäftsreisen, buchst Flüge und Zugtickets, reservierst Unterkünfte und erstellst Reisekostenabrechnungen.
  • Kalenderverwaltung: Du organisierst und verwaltest Termine, führst den Kalender und behältst wichtige Fristen im Blick.
  • Materialverwaltung: Du sorgst dafür, dass benötigtes Material stets verfügbar ist und der Arbeitsplatz optimal ausgestattet ist.


Dein Profil:
  • Abgeschlossene Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder in einem vergleichbaren Bereich.
  • Berufserfahrung: Fundierte Erfahrung in den genannten Aufgabenbereichen, insbesondere im Terminmanagement und der Organisation eines Empfangsbereichs.
  • IT-Kenntnisse: Sehr gute Kenntnisse in MS-Office 2016, insbesondere in Word und Outlook.
  • Hohe Auffassungsgabe: Du arbeitest dich schnell in neue Aufgaben ein und bist in der Lage, selbstständig und zuverlässig zu arbeiten.
  • Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar und effizient und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
  • Zuverlässigkeit: Hohe Genauigkeit und Verlässlichkeit zeichnen Deine Arbeitsweise aus.
  • Organisationstalent: Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick.
  • Belastbarkeit: Du bist belastbar und bereit, flexibel in Früh- und Spätdiensten zu arbeiten.


Was wir bieten:
  • Attraktive Vergütung: Leistungsgerechte Bezahlung, die Deiner Qualifikation und Erfahrung entspricht.
  • Unbefristeter Arbeitsvertrag
  • Hohe Übernahmechancen
  • Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
  • Moderne Arbeitsumgebung: Ein moderner Arbeitsplatz mit neuester technischer Ausstattung.
  • Entwicklungsmöglichkeiten: Regelmäßige Weiterbildungsangebote und Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens.
  • Bis zu 30 Tage Urlaub (je nach Betriebszugehörigkeit)
  • Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, in Absprache teilweise remote zu arbeiten.


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