Assistent:in HELENA Graduate School Office

Jobbeschreibung

Wir suchen eine erfahrene und engagierte Person, die sich für die Unterstützung von internationalen Promovierenden und deren Betreuern einsetzen möchte. Als Assistent:in HELENA Graduate School Office bist du Teil des Teams, das die administrativen Prozesse der Graduiertenschule HELENA unterstützt und optimiert.

Deine Aufgaben

• Gemeinsam mit dem Team des HELENA Graduate School Offices bist du die erste Kontaktperson von internationalen Promovierenden und deren Betreuern und unterstützt und berätst diese in allen administrativen Belangen der Graduiertenschule HELENA (überwiegend in Englisch).
• Du bist mitverantwortlich für die Organisation von administrativen Prozessen der Graduiertenschule und deren stetige Optimierung.
• Du erfasst und überprüfst selbstständig, zeitnah und zuverlässig die promotionsrelevanten Leistungen von Promovierenden im zentralen Campus Management System und übermittelst relevante Leistungen an die kooperierenden Universitäten.
• Im Rahmen des etablierten Systems zur Verlängerung von Promotionsverträgen mit HR bearbeitest du die oft zeitkritischen Anträge und berätst Promovierende im Prozess.
• Du erfasst Daten aus den Betreuungsvereinbarungen von Promovierenden im zentralen Campus Management System und prüfst Eingaben der Thesis Committees.
• Du bearbeitest Anträge zur Internationalisierungsförderung von Promovierenden.
• Du leistest Vorarbeiten zur Erstellung des Abschlusszertifikats der Graduiertenschule und holst relevante Unterschriften ein.
• Du unterstützt und organisierst Sitzungen/ Vorträge/ Seminare/ Workshops/ Veranstaltungen der Graduiertenschule.
• Zur Qualitätskontrolle und im Zuge des Berichtswesens erstellst du nach Vorgabe Listen und Statistiken.
• Du leistest eigenverantwortliche Büro- und Terminorganisation und erledigst klassische Sekretariatsaufgaben.

Dein Profil

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung absolviert oder einschlägige Erfahrung in ähnlichen Tätigkeitsfeldern.
• Hohe Serviceorientierung und Zuverlässigkeit zeichnen dich aus und du trittst sicher und freundlich gegenüber Kunden und Kundinnen auf.
• Du arbeitest selbständig und strukturiert und verfügst über ein gutes Selbst- und Zeitmanagement.
• Du hast ein hohes Verantwortungsgefühl und sehr gute Organisationsfähigkeiten, bist belastbar und bereit Prozesse im Tagesgeschäft zu optimieren.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift bringst du mit.
• Du bist teamfähig und hast Freude an der unterstützenden Arbeit im Team.
• Im Umgang mit MS-Office bist du sicher.

Benefits

• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
• Potenzial fördern: zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Erholung: 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
• Familienfreundlich: Gleitzeit, Ferienbetreuung, Elder Care
• Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
• Vorsorge fürs Alter: Betriebliche Altersversorgung