Sekretärin der Institutsleitung

In der Abteilung der Institutsleitung fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für sämtliche Anfragen, die die Leitung betreffen. Sie sind die entscheidende Schnittstelle, arbeiten serviceorientiert und strukturiert, sind ein Teamplayer und denken proaktiv – sowohl für sich als auch für andere. Ihre organisatorischen Fähigkeiten sind sowohl analog als auch digital ausgeprägt.
Ein typischer Arbeitstag könnte folgende Tätigkeiten umfassen:

• Sie koordinieren souverän und eigenständig interne sowie externe Terminanfragen und behalten die Wiedervorlage stets im Blick.
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen.
• Sie überarbeiten Dokumente redaktionell, führen Protokolle während Meetings und helfen bei der Erstellung von Präsentationen.
• Sie unterstützen das Projektmanagement der Institutsleitung bei besonders bedeutenden wissenschaftlichen Forschungsprojekten und übernehmen die Kommunikation mit Forschungsförderungsorganisationen sowie Bundes- und Landesbehörden.
• Sie planen in Zusammenarbeit mit der Reisestelle alle Reisen der Institutsleitung und kümmern sich um die Abrechnung.
• Sie arbeiten eng mit dem Büro des Fachgebiets Systemzuverlässigkeit, Adaptronik und Maschinenakustik SAM der Technischen Universität Darmstadt zusammen, das von der LBF-Institutsleitung geleitet wird, und pflegen zudem gute Kontakte zu relevanten Schnittstellen an der Universität.
• Sie recherchieren online zu strategisch wichtigen Themen und bereiten für die Institutsleitung Notizen zur Vorbereitung von Meetings und Besprechungen vor.

Ihre Qualifikationen

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie sind versiert im Umgang mit allen gängigen MS-Office-Anwendungen. Internetbasierte Formulare und Webseiten-Recherche meistern Sie mit Leichtigkeit.
• Sie nutzen verschiedene Kommunikationskanäle und behalten auch bei mehreren Anfragen gleichzeitig einen kühlen Kopf und den Überblick.
• Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; eine weitere Sprache ist von Vorteil.
• Sie arbeiten eigenverantwortlich, gewissenhaft und lösungsorientiert; Sie sind offen für Neues und scheuen sich nicht, eigene Entscheidungen zu treffen, um Ihre Aufgaben erfolgreich abzuschließen.
• Der Umgang im "Team Institutsleitung" ist positiv, partnerschaftlich, vertrauens- und respektvoll; so interagieren Sie auch mit Partnern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik sowie den Kolleg*innen der Fraunhofer-Gesellschaft.

Ihre Perspektiven

• Ein innovatives, international anerkanntes Forschungsinstitut mit vielfältigen Themen und hohem Praxisbezug, das Ihnen viel Spielraum für Kreativität und Eigeninitiative bietet.
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet, ein interdisziplinäres Team sowie eine offene, ergebnisorientierte und kooperative Arbeitsatmosphäre mit Gestaltungsspielraum.
• Individuelle fachliche und persönliche Weiterbildungsangebote.
• Eine ausgewogene Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Eine persönliche Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) sowie weitere (Sozial-) Leistungen des öffentlichen Dienstes.
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, Jobticket, kostenfreie Parkplätze und leistungsfähige Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge mit Vorzugskonditionen für Mitarbeitende.
• Monatlich wechselnde Einkaufsvergünstigungen.

Wir schätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die Vergütung erfolgt gemäß TVöD EG 8 (je nach Qualifikation).

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 30 Stunden. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann die Fraunhofer-Gesellschaft leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.