Leitende/r Sekretär/in für die Abteilung Muskuloskeletale Chirurgie

vor 4 Wochen


Berlin, Berlin, Deutschland Charité Vollzeit

Stellenbeschreibung

In der Position als leitende/r Sekretär/in sind Sie ein zentraler Ansprechpartner für die Klinikleitung, das medizinische Personal sowie das Management der Einrichtung. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, die organisatorischen Abläufe zu unterstützen und zu optimieren, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Sie werden Teil eines engagierten Teams und übernehmen folgende Verantwortlichkeiten:

  • Verwaltung des Sekretariats der Klinikleitung sowie die schriftliche Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
  • Planung, Organisation und Verwaltung von Dienstreisen
  • Erstellung von Präsentationen, Analysen und Entscheidungsunterlagen
  • Bearbeitung von administrativen, organisatorischen und sekretariellen Aufgaben
  • Organisation von Terminen und Veranstaltungen, einschließlich der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung sowie der Betreuung von Gästen
  • Prüfung und Genehmigung von Rechnungen
  • Verwaltung und Abwicklung der Privatabrechnung
  • Unterstützung des Personalmanagements bei administrativen Tätigkeiten
  • Bearbeitung und gegebenenfalls Weiterleitung der eingehenden Post

Ihr Profil

  • Sie haben eine Ausbildung als Bürokauffrau/-mann oder im Gesundheitswesen erfolgreich abgeschlossen oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation
  • Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär/in, Teamassistenz oder in der Assistenz der Geschäftsführung mit
  • Sie beherrschen die deutsche und englische Sprache fließend und sind sicher im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen
  • Idealerweise haben Sie Kenntnisse über die Strukturen im Hochschulbereich sowie medizinische Fachterminologie
  • Sie überzeugen durch ausgezeichnete Umgangsformen, ein freundliches Auftreten sowie ein hohes Maß an Verantwortung, Diskretion und Loyalität
  • Ihre selbstständige, präzise und analytische Arbeitsweise sowie Ihr Organisationstalent und Zeitmanagement sind ausgeprägt
  • Zuverlässigkeit, Lernbereitschaft und Flexibilität runden Ihr Profil ab

Was wir bieten

  • Eine professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten, interdisziplinären Team
  • Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
  • Interkulturelle Teamveranstaltungen und ein strukturiertes Onboarding mit freundlichen Kolleginnen und Kollegen
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Vergünstigungen für Mitarbeitende in den Bereichen Shopping, Reisen und Sport
  • Eine betriebliche Altersvorsorge zur zusätzlichen Absicherung im Alter
  • Die Charité ist seit 2007 als familiengerechte Hochschule und Unternehmen zertifiziert


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