Executive Administrative Partner

vor 5 Monaten

Berlin, Deutschland Meta Vollzeit

**Executive Administrative Partner Responsibilities**:

- Manage complex calendars
- Communicate daily with internal and external customers, prospects, partners, and vendors while exhibiting the professionalism, courtesy and diplomacy
- Develop understanding of priorities, background and content of meetings and content
- Prepare briefs for internal and external meetings, liaising with colleagues where required to ensure timely and necessary inputs
- Work cross-functionally with a global admin team
- Maintain spreadsheets, contacts, distribution lists, etc
- Organize event logistics, e.g. team offsites
- Prepare and manage expense reports
- Ensure and maintain confidentiality of all appropriate communications and documentation
- Track, prioritize, and assign all incoming written and oral communications, as necessary, to appropriate person(s) for response
- Perform the supplier management function in collaboration with the business, e.g. prepare purchase orders and follow up on vendor inquiries
- Develop strong partnerships with Procurement Operations, Accounts Payable, and Legal teams
- Manage, coordinate, and support special projects as needed

**Minimum Qualifications**:

- 4 min. years of full-time administrative experience directly supporting 1 or more executive members (Senior Director Level or above) in international, fast-paced environment
- 4 min. years of experience coordinating travel logistics on behalf of 1 or more executives
- 4 min. years of direct calendar management and expense report management for 1 or more executives
- Communication skills in English as well as business fluency in German
- Computer skills and comprehension of Outlook and related office tools
- Ability to prioritize multiple assignments quickly
- Ability to multi-task and change direction quickly
- Focus on customer service

  • Executive Partner

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland INSEMACO® Recruiting & Executive Search Consultants GmbH & Co. KG Vollzeit

    Executive PartnerWir suchen einen erfahrenen Executive Partner, der unsere Kunden bei der Suche nach Top-Fach- und Führungskräften unterstützt. Der ideal Kandidat verfügt über eine Vielzahl von Branchenkenntnissen und ist in der Lage, komplexe Suchaufträge zu bearbeiten.Ihre Aufgaben:Suche und Auswahl von Top-Fach- und FührungskräftenBeratung von...

  • Executive Partner

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland INSEMACO® Recruiting & Executive Search Consultants GmbH & Co. KG Vollzeit

    Executive PartnerWir suchen einen erfahrenen Executive Partner, der unsere Kunden bei der Suche nach Top-Fach- und Führungskräften unterstützt. Der ideal Kandidat verfügt über eine umfassende Erfahrung in der Personalberatung und hat eine starke Netzwerkstruktur in der Region Berlin.Ihre AufgabenUnterstützung unserer Kunden bei der Suche nach Top-Fach-...

  • Executive Partner

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland INSEMACO® Recruiting & Executive Search Consultants GmbH & Co. KG Vollzeit

    Jobbeschreibung Wir suchen einen Executive Partner für unsere Unternehmensgruppe in der Region Berlin. Als Headhunter, Board/Executive Berater oder Interim Experte/Manager werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen uns bei der Suche nach Top-Fach- und Führungskräften. Ihre Aufgaben Professionelle Beratung und Suche nach Top-Fach- und...

  • Executive Partner

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland INSEMACO® Recruiting & Executive Search Consultants GmbH & Co. KG Vollzeit

    Jobbeschreibung Wir suchen einen erfahrenen Executive Partner für unsere Unternehmensgruppe in der Region Berlin. Als Headhunter, Board- und Executive-Berater sowie Interim-Experte/Manager sind Sie für uns der ideale Kandidat. Als Teil unserer Unternehmensgruppe INSEMACO werden Sie Teil eines dynamischen Teams, das sich auf Top-Fach- und Führungskräfte...

  • Fachberater für Executive Partner

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland INSEMACO® Recruiting & Executive Search Consultants GmbH & Co. KG Vollzeit

    Executive PartnerWir suchen einen erfahrenen Coach und Organisationsentwickler, der unsere Kunden bei der Entwicklung ihrer Führungskräfte unterstützt. Der Executive Partner wird Teil unseres Teams sein und gemeinsam mit unseren Kunden Lösungen für komplexe Herausforderungen entwickeln.VoraussetzungenProfessioneller Coach und...

  • Executive Partner

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland INSEMACO® Recruiting & Executive Search Consultants GmbH & Co. KG Vollzeit

    Unsere DNAWir sind eine in drei Geschütsfeldern tätige Unternehmensgruppe, die aus über 20 Jahren hoch spezialisierter und internationaler Erfahrung in der Organisations- und Prozessoptimierung sowie im Aufbau und der Führung komplexer Unternehmen und Unternehmensgruppen entwickelt wurde.Unser Hauptsitz befindet sich in der Region...

  • Executive Partner

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland INSEMACO® Recruiting & Executive Search Consultants GmbH & Co. KG Vollzeit

    Jobbeschreibung Wir suchen einen erfahrenen Executive Partner für unsere Unternehmensgruppe INSEMACO. Als Headhunter und Executive Berater werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen uns bei der Suche nach Top-Fachkräften für unsere Kunden. Ihre Aufgaben Professionelle Headhunter- und Executive Beratung für unsere Kunden, Unterstützung bei der...

  • Executive Partner

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland INSEMACO® Recruiting & Executive Search Consultants GmbH & Co. KG Vollzeit

    Unser AngebotWir suchen einen erfahrenen Executive Partner für unsere Unternehmensgruppe INSEMACO Recruiting & Executive Search Consultants GmbH & Co. KG. Als Führungskraft werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen uns bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien für unsere Kunden.Ihre AufgabenDie Entwicklung und Umsetzung von Strategien für...

  • Executive Partner

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland INSEMACO® Recruiting & Executive Search Consultants GmbH & Co. KG Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen erfahrenen Executive Partner für unsere Unternehmensgruppe INSEMACO in der Region Berlin. Als Führungskraft werden Sie Teil unseres Teams sein und sich auf die Entwicklung und Implementierung von Strategien für unsere Kunden konzentrieren.VerantwortlichkeitenEntwicklung und Implementierung von Strategien für unsere...

  • Fachexperte für Executive Partner

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland INSEMACO® Recruiting & Executive Search Consultants GmbH & Co. KG Vollzeit

    Unser AngebotWir suchen einen erfahrenen Fachmann für Executive Partner, der unsere Kunden bei der Suche nach qualifizierten Führungskräften unterstützt. Als Teil unseres Teams werden Sie Teil eines dynamischen und innovativen Unternehmens, das sich auf die Personalberatung und -suche spezialisiert hat.Ihre AufgabenDie Suche nach qualifizierten...

  • Administrative Partner

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Rothwell GmbH Vollzeit

    Wir sind die Rothwell GmbH und unsere Aufgaben sind vielfältig. Als Executive Assistant arbeitest du eng mit unserem Geschäftsführer zusammen und unterstützt bei administrativen Tätigkeiten und im Daily Doing.Einige AufgabenDu erledigst typische Bürotätigkeiten in unserem Büro und berätst Kund:innen online und vor Ort.Du unterstützt den Bereich...

  • Administrative Coordinator

    Vor 4 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Contentful Vollzeit

    About ContentfulWe are an ambitious tech company reshaping the way people build digital experiences. We are looking for a skilled Administrative Assistant to provide organizational and administrative support for our Product Development department and its Executive team.As an Administrative Assistant, you will be a key partner to the Product Development...

  • (Senior) HR Business Partner

    vor 6 Monaten

    Berlin, Deutschland AENEAS Executive GmbH Vollzeit

    ID: 18087 AENEAS Executive ist Ihr Partner bei der Vermittlung von Spezialist*innen und Führungspositionen für unternehmensrelevante Funktionen in den Bereichen Finance - Human Resources - Supply Chain Management. Unsere Motivation: Zufriedene Menschen und Unternehmen. Für ein Unternehmen aus der **Gesundheitsbranche** sind wir für die Suche nach einem...

  • Administrative Support Specialist

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland emp Biotech GmbH Vollzeit

    Job Title: Administrative Support SpecialistWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Support Specialist to join our team at emp Biotech GmbH. As an Executive Assistant, you will provide administrative support to our CEO and other members of the executive suite.Key Responsibilities: Provide administrative support to the CEO and...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    **Executive Assistant** Berlin, Germany | Full time | Hybrid - Office & Remote ROLE: As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. ✔️ Provide administrative assistance ✔️ Manage high confidential matters ✔️ Assist with filmset management / project management **REQUIREMENTS for this...

  • Customer Service Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Berlin, Deutschland Connecticut Shotgun Manufacturing Co. Vollzeit

    We are seeking a highly motivated and versatile individual to join our team as a Customer Service Executive Assistant. This unique role combines the responsibilities of providing exceptional customer service and supporting executive-level staff in a fast-paced environment. As the Customer Service Executive Assistant, you will be the main point of contact for...

  • Fachkraft für Executive Assistenz und Teammanagement

    Vor 6 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Boston Consulting Group Vollzeit

    BeschreibungAls Fachkraft für Executive Assistenz und Teammanagement trittst du in eine zentrale Rolle im Berliner Büro von Boston Consulting Group ein. Du bist verantwortlich für die Personalverantwortung der etwa 25 Executive Assistenten im Büro sowie für die Verwaltung und Koordination lokaler EA-Dienstleistungen und damit verbundener administrativer...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland emp Biotech GmbH Vollzeit

    Part-Time Executive Assistant OpportunityWe are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to support our CEO in Berlin. This part-time position (30 hours per week) offers the possibility of transitioning to full-time depending on the workload.Key Responsibilities:Provide administrative support to the CEOManage calendars and...

  • Senior Administrative Coordinator

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Nextcloud Vollzeit

    {"h1":{"text":"Executive Assistant Role at Nextcloud"},"p":{"text":"At Nextcloud, we strive to provide a safe and secure home for all our users’ data. Our team is distributed globally, with a strong focus on mutual trust, enthusiasm, and open-source principles. We are seeking a well-organized and proactive Executive Assistant to support our CEO.Key...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland VGL Publishing Vollzeit

    Unser AngebotWir suchen einen erfahrenen Executive Assistant, der unsere Geschäftsführung unterstützt.Deine AufgabenUnterstützung bei der vorbereitenden BuchhaltungRechnungserstellung/-überwachung sowie MahnwesenZuarbeit zum Monats- und JahresabschlussKommunikation mit unserem SteuerberaterUnterstützung bei der Erstellung von...