Teamassistenz Im Fachbereich Chemie

vor 2 Monaten

Hamburg, Deutschland Universität Hamburg Vollzeit

Teamassistenz im Fachbereich Chemie
- EinrichtungFakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften (Fachbereich Chemie)
WertigkeitEGR. 9A TV-L
Arbeitsbeginnschnellstmöglich, unbefristet
Bewerbungsschluss04.08.2023
Arbeitsumfangteilzeitgeeignete VollzeitstelleAufgabengebiet

Die Teamassistenz soll die Wissenschaft des Bereichs in Verwaltungsaufgaben unterstützen und als Schnittstelle zu zentralen Einrichtungen im Fachbereich und der Universitätsverwaltung die Vorgänge effizient gestalten.

Diese Stelle ist für zwei Professuren am Fachbereich Chemie in der Innenstadt, Martin-Luther-King-Platz 6, zuständig. Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Administration, Kommunikation, Lehre und Forschung mit engen Kontakten zu Studierenden und Forscher:innen

Zu den Aufgaben zählen:
Standardaufgaben in der Bürokommunikation:

- Geschäftsabläufe, Tagungsbesuche und Dienstreisen selbstständig organisieren und koordinieren sowie internationale Gäst:innen betreuen
- Abläufe in der wissenschaftlichen Arbeitsgruppe organisieren
- Öffentlichkeitsarbeit/Internetseiten der Arbeitsgruppe pflegen

Personalangelegenheiten:

- bei der Personalverwaltung und Einstellungsverfahren in der Arbeitsgruppe unterstützen und zuarbeiten
- internationale Mitarbeitende unterstützen

Finanzen und Buchhaltung:

- zu Finanzen Bericht erstatten sowie diese dokumentieren, Regularien der Mittelgeber und Projektlaufzeiten überwachen
- bei Forschungsanträgen und Drittmittelanzeigen unterstützen
- mit und ggü. Drittmittelgebern kommunizieren

in Lehre und Forschung unterstützen:

- bei der Planung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen sowie der Praktikumsleitung von Laborpraktika organisatorisch unterstützen
- bei Dokumentation und Berichterstattung unterstützen (wissenschaftliche Gutachten, Abschlussarbeiten sowie sonstige Korrespondenz)
- bei der Organisation von Tagungen und Sitzungen vor Ort unterstützen

Veranstaltungsorganisation:

- Kolloquien, Forschungsseminare, Disputationen etc. organisieren und abrechnen, mit größerem Zeitaufwand auch internationale Tagungen mit mehreren Hundert Teilnehmenden
- für Workshops, Summer Schools und Berufungsverfahren Termine koordinieren, für Raum
- und/oder Videokonferenzbereitstellung sorgen
- Gutachter:innen bei der Buchung von Anreise und Unterkunft unterstützen

Einstellungsvoraussetzung
- abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder
- gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten
- Erfahrung
- in Bürokommunikation
- in der Organisation und Dokumentation von wissenschaftlichen oder technischen Abläufen
- in Personalangelegenheiten, Einkauf, Buchhaltung und Projektbetreuung
- IT-Kenntnisse (MS Office und z. B. SAP-SRM, SharePoint, CMS, Datenbanken, Onlineplattformen, HTML)
- Fähigkeit zur effizienten Gestaltung von Büro
- und Verwaltungsabläufen
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
- Engagement, Flexibilität und Aufgeschlossenheit gegenüber Besonderheiten eines Universitätsbetriebes
- Teamfähigkeit und Bereitschaft zur loyalen Zusammenarbeit
- Eigeninitiative und Selbständigkeit

Wir bieten Ihnen
- Sichere Vergütung nach Tarif
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Attraktive Lage
- Flexible Arbeitszeiten
- Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Gesundheitsmanagement
- Beschäftigten-Laptop
- Mobiles Arbeiten
- Bildungsurlaub
- 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Universität Hamburg ist als Exzellenzuniversität eine der forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Mit ihrem Konzept der „Flagship University“ in der Metropolregion Hamburg pflegt sie innovative und kooperative Verbindungen zu wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnern. Sie produziert für den Standort - aber auch national und international - die zukunftsgerichteten gesellschaftlichen Güter Bildung, Erkenntnis und Austausch von Wissen unter dem Leitziel der Nachhaltigkeit.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. - 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

Hinweis zur Bewerbung

Kontakt

Prof. Axel Jacobi von Wangelin

+49 40 42838-3524

Prof. Chris Meier

+49 40 42838-4324

Kennziffer
- 602/9Standort

Martin-

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