Sachbearbeitung Geschäftszimmer

Stadt Trier Trier ist die älteste Stadt Deutschlands (ca. 110.000 Einwohner) und ein lebendiger, wachsender Lebens
- und Wirtschaftsstandort nahe Luxemburg, Frankreich und Belgien. Als Universitäts
- und Hochschulstadt bietet Trier mit umfassenden Bildungs-, Kultur
- und Freizeitangeboten eine hohe Lebensqualität. Um die Belange der Bürgerinnen und Bürger kümmern sich derzeit rund 2.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Trier.

In diesem Kontext sucht die Stadt Trier für das Amt für Immobilien, Innenstadt, Handel, Bau
- und Umweltordnung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Sachbearbeitung Geschäftszimmer (m/w/d)

Vollzeit, unbefristet, Entgeltgruppe 5 TVöD

Das Amt für Immobilien, Innenstadt, Handel, Bau
- und Umweltordnung (Amt 23) ist ein Querschnittsamt mit rund 115 Mitarbeitenden in fünf Abteilungen an drei Standorten. Die Aufgaben umfassen zum einen die ordnungsrechtlichen Funktionen der Unteren Bauaufsichtsbehörde, der Untere Boden-, Wasser
- sowie der Unteren Naturschutzbehörde. Darüber hinaus betreuen die Abteilungen Gebäudebewirtschaftung und Technischer Betrieb die überwiegende Anzahl der städtischen Gebäude. Die Stabstelle Innenstadt, Handel, Gastronomie hat eine koordinierende Funktion zur Bündelung der Interessen im Sinne einer positiven Entwicklung der Stadt Trier.

Die Abteilung 23.1 Zentrale Aufgaben nimmt vorrangig Controlling
- und Steuerungsaufgaben für das gesamte Amt wahr. Die zu besetzende Stelle im Geschäftszimmer ist eine zentrale Schnittstelle zwischen den Abteilungen des Amts und umfasst die Aufgabenerfüllung mit folgenden Tätigkeitsschwerpunkten:
**Ihre Aufgaben**:

- Büroorganisation und Erledigung der Geschäftszimmeraufgaben
- Bearbeitung Postein
- und ausgang mit Postverteilung zwischen den Standorten des Amts, Betreuung der zentralen Rufnummer von Amt 23 sowie Betreuung des zentralen Amtspostfachs
- Führerscheinkontrolle, Aktualisierung von Telefonlisten und Organigrammen
- Zentrale Materialbeschaffung
- Organisatorische Vorbereitung der Arbeitsplätze neuer Mitarbeitenden
- Abwicklung des Abwesenheits
- und Zeitmanagements, Erfassung von Krankmeldungen, Interflex-Zeitbeauftragte Person
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen für die Leitungsebene
- Betreuung der Dienst-PKW
- Sicherstellung Servicetermine, Reinigung, Kontrolle Fahrtenbücher
- Anfertigung von Protokollen und Niederschriften für die Amtsleitung und die Abteilung Zentrale Aufgaben
- Unterstützung des Kundencenters (Störungsannahme) in der Gebäudebewirtschaftung
- Dauerhafte Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit der Servicenummer 2222 in Zusammenarbeit mit dem Back Office Gebäudemanagement
- Dauerhafte Sicherstellung der Meldungsaufnahme in der IMS bei Schäden an den Gebäuden
- Unterstützung der Amtsleitung nach Bedarf
- Terminabstimmung und -vorbereitung, Telefonservice
- Aufbereitung von Daten für Berichte und sowie Erstellung von Power-Point-Präsentationen

**Ihr Profil**:

- Berufliche Qualifizierung:

- Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter bzw.
- erfolgreich abgelegter I. Lehrgang bzw.
- erfolgreich abgelegte Laufbahnprüfung für das 2. Einstiegsamt Fachrichtung Verwaltung und Finanzen bzw.
- abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung mit Schwerpunkt Bürotätigkeit
- Kenntnisse kommunaler und infrastruktureller Zusammenhänge sowie Verantwortungen im Amt sind von Vorteil
- der Besitz der Fahrerlaubnis der Klasse B und die Bereitschaft zum Führen eines PKW ist wünschenswert
- Rechtskenntnisse (Arbeitsrecht, GemO) sind wünschenswert
- Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Organisationsgeschick und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- IT-Kompetenz: Fundierte Kenntnisse im Umgang mit IT und Spezialprogrammen (MS Office, CAFM, Internet, Arbeitszeiterfassung)

Das unbefristete Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst mit Entgelt aus der Entgeltgruppe 5 TVöD. Der Beschäftigungsumfang beträgt 100% der Vollbeschäftigung. Die Besetzung mit Teilzeitkräften ist möglich, wobei eine Ganztagspräsenz gewährleistet sein muss und nur ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Stelle ist für mobiles Arbeiten nicht geeignet.

**Wir bieten**:

- Familienfreundlichkeit z.B. durch flexible Arbeitszeiten, Krippenbelegplätze, eine eigene Ferienbetreuung für Kinder von Mitarbeitenden, Unterstützung bei der Vermittlung von Kurzzeitpflegeplätzen
- Betriebliche Gesundheitsförderung
- gezielte Fortbildungsangebote
- aktive Gestaltungsmöglichkeiten in einer modernen Verwaltung
- kollegiale Atmosphäre und ein dynamisches, motiviertes Team

Die Stadtverwaltung Trier ist als familienfreundliche Institution zertifiziert. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. In Umsetzung des Landesgleichstellungsgesetzes begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Frauen. In Umsetzung des Migrationskonzeptes der Stadt Trie