Sachbearbeitung Geschäftszimmer/büromanagement
vor 4 Wochen
Stadt TrierTrier ist die älteste Stadt Deutschlands (ca. 110.000 Einwohner) und ein lebendiger, wachsender Lebens
- und Wirtschaftsstandort nahe Luxemburg, Frankreich und Belgien. Als Universitäts
- und Hochschulstadt bietet Trier mit umfassenden Bildungs-, Kultur
- und Freizeitangeboten eine hohe Lebensqualität. Um die Belange der Bürgerinnen und Bürger kümmern sich derzeit rund 2.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Trier.
In diesem Kontext sucht die Stadt Trier für das **Hochbauamt** zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
**Sachbearbeitung Geschäftszimmer/Büromanagement (m/w/d)**:**Vollzeit, unbefristet, Entgeltgruppe 5 TVöD**
***
**Ihre Aufgaben**:
- Büroorganisation und Erledigung der Geschäftszimmeraufgaben, wie z.B.
- (digitale) Post, Amts
- und Amtsleiterpostfach
- Telekommunikation
- Zentrale Material
- und Literaturbeschaffung
- Termin
- und Fristkontrolle insbesondere im Vertragswesen
- Reisemanagement für die Leitungsebene
- Koordinierung der Dienstfahrzeuge
- Abwicklung des Abwesenheits
- und Zeitmanagements, Zeitbeauftragte Person für Interflex
- Organisatorische Vorbereitung der Arbeitsplätze neuer Mitarbeitender
- Aufbereitung von Daten für Berichte und Auswertungen im Bereich Personal und Fortbildung sowie Erstellung von Power-Point-Präsentationen
- Zielorientierte Unterstützung der Amtsleitung
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen für die Leitungsebene
- Anfertigung von Protokollen und Niederschriften für die Amtsleitung und die Abteilung Zentrale Aufgaben
- Zusammenfassung von fachlichen Fortbildungsbedarfen und Führung einer Übersicht
- Einsatz im Virtuellen Wahlamt im Rahmen von Kommunalwahlen/ Europawahlen in den jeweiligen Wahljahren mit einer Dauer von ca. 2 Monaten (inkl. ggf. Stichwahl), in der Regel alle 5 Jahre
**Ihr Profil**:
- Berufliche Qualifizierung:
- Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter bzw.
- erfolgreich abgelegter I. Lehrgang bzw.
- erfolgreich abgelegte Laufbahnprüfung für das 2. Einstiegsamt Fachrichtung Verwaltung und Finanzen bzw.
- abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung mit Schwerpunkt Bürotätigkeit
- Erfahrungen im Vertragsrecht sind von Vorteil
- selbständige Arbeitsweise, verbindliches Auftreten und Verhandlungsgeschick
- Flexibilität, Teamgeist und Durchsetzungsvermögen
- sicherer Umgang mit MS-Office (Word und Excel)
- der Besitz der Fahrerlaubnis der Klasse B ist wünschenswert
Das unbefristete Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst mit Entgelt aus der Entgeltgruppe 5 TVöD. Der Beschäftigungsumfang beträgt 100 % der Vollbeschäftigung. Teilzeitbeschäftigung ist nicht möglich. Die Stelle ist für mobiles Arbeiten nicht geeignet.
**Wir bieten**:
- Familienfreundlichkeit z.B. durch flexible Arbeitszeiten, Krippenbelegplätze, eine eigene Ferienbetreuung für Kinder von Mitarbeitenden, Unterstützung bei der Vermittlung von Kurzzeitpflegeplätzen
- Betriebliche Gesundheitsförderung
- gezielte Fortbildungsangebote
- aktive Gestaltungsmöglichkeiten in einer modernen Verwaltung
- kollegiale Atmosphäre und ein dynamisches, motiviertes Team
Die Stadtverwaltung Trier ist als familienfreundliche Institution zertifiziert. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. In Umsetzung des Landesgleichstellungsgesetzes begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Frauen. In Umsetzung des Migrationskonzeptes der Stadt Trier begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Personen mit Migrationshintergrund.
**Ihr Kontakt**:
Für Fragen und Informationen steht Ihnen Frau Schneider zur Verfügung, Tel. 0651/718-2112.
Sollten Sie Interesse an dem beschriebenen Aufgabengebiet haben, versenden Sie bitte die Online Bewerbung bis zum **23. Juni 2024**.
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