Assistenz Der Geschäftsführung

vor 1 Monat


Dresden, Deutschland InCity Gruppe Vollzeit

Die InCity ist eine kapitalstarke, mittelständisch strukturierte Immobilien-Aktiengesellschaft mit Firmensitz in Schönefeld und Berlin, die sowohl in die Entwicklung eines Bestandsportfolios mit langfristig wertstabilen Objekten mit Schwerpunkt in Berlin investiert, als auch neue Objekte im Rahmen von Projektentwicklungen umsetzt. Das Unternehmen verfügt bisher über ein attraktives Real Estate Portfolio und ist auf ein nachhaltiges Portfolio
- und Unternehmenswachstum ausgelegt. Die Kernkompetenzen der InCity liegen im gesamten Lebenszyklus der Immobilie und schließen das Asset Management, die Dienstleistersteuerung des Property
- und Facility Managements sowie die Immobilienentwicklung ein.

Zur Elternzeitvertretung befristet bis 28. Februar 2025 wird eine qualifizierte

**Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)**

ab Mitte September für den Standort Schönefeld gesucht, die unsere Geschäftsführung und das Team in allen administrativen Bereichen unterstützt.

**Aufgabenstellungen**:

- Professionelles Führen des GF-Sekretariats; Führen der Teamassistenz sowie Unterstützung des Teams in allen administrativen Bereichen
- Sicherstellen eines reibungslosen Informationsflusses und Arbeitsablaufes
- Ansprechpartner für Kontakte der Geschäftsleitung sowie für externe Dienstleister
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Termine planen und verwalten, Abwickeln der Wiedervorlage, Führen von Protokollen sowie eine ordnungsgemäße Ablage
- Vor
- und Nachbereiten von Reisen inklusive der Reisekostenabrechnung der Geschäftsführung
- Abwickeln der gesamten Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Erstellen von Präsentationen sowie das Vor
- und Nachbereiten von Besprechungs
- und Entscheidungsvorlagen
- Anfertigen von Reports und Statistiken sowie Recherchetätigkeiten
- Übernahme von Leitungsaufgaben (bei entsprechender Eignung) im Rahmen von Sonderprojekten (An
- und Verkäufe von Immobilien und Projekte im Rahmen der organisatorischen und operativen Weiterentwicklung)
- Vorbereitung und Koordination der Aufsichtsratssitzungen und Boardmeetings (Gremienbetreuung)
- Organisation von Veranstaltungen und Teamevents sowie insbesondere der jährlichen Hauptversammlung
- Eigenständige Verantwortung von Pflichtveröffentlichungen im Rahmen der Kapitalmarktkommunikation
- Eigenständiges Erkennen und Bearbeiten von neuen Aufgabenfeldern („über den Tellerrand“)
- Pflege der Webseiten (Content Management)
- Verantwortung für diverse Sachverhalte im Rahmen des Vertragsmanagements sowie von Compliance Themen (Verträge mit externen Dienstleistern, Versicherungen, DSGVO, interne Prozesse)

**Anforderungsprofil**:
Ausbildung:

- Abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. eine gleichwertige Qualifikation

Fachliche Qualifikation:

- Mindestens fünfjährige, einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse
- IT Affinität: Schnelle Einarbeitung in die vorhandene IT Landschaft (Programme und Tools)

**Persönliche Merkmale**:

- Ausgeprägte Motivation „die rechte Hand der Geschäftsführung“ zu sein
- Zielorientierte, zuverlässige und selbständige Arbeitsweise, überdurchschnittliche Eigeninitiative sowie eine schnelle Auffassungsgabe
- Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Kommunikations
- und Kontaktstärke
- Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität
- Sehr gute Umgangsformen
- Sehr hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität
- Hands-on-Mentalität zur Findung und Umsetzung pragmatischer Lösungen

**Wir bieten**:

- Festanstellung als Elternzeitvertretung befristet bis 28. Februar 2025
- Attraktive Vergütung
- 30 Tage Urlaub
- Überstunden werden durch Zeitausgleich abgegolten
- Teil-Homeoffice Lösung ist möglich (Mobiles Arbeiten nach Absprache)
- Modernes Büro
- Arbeiten in einem familiären Umfeld und einer angenehmen Arbeitsatmosphäre

Standort: Schönefeld

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung, Befristeter Vertrag
Vertragsdauer: 17,5 Monate

Arbeitszeiten:

- Keine Wochenenden
- Montag bis Freitag

Leistungen:

- Firmenhandy
- Homeoffice
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz

Ausbildung:

- Bachelor (Wünschenswert)

Berufserfahrung:

- Sekretariatsbereich: 5 Jahre (Wünschenswert)
- Microsoft Office: 1 Jahr (Wünschenswert)

Sprache:

- Deutsch (Wünschenswert)
- Englisch (Wünschenswert)

Arbeitsort: In person

Voraussichtliches Einstiegsdatum: 15.09.2023



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