Gruppenleitung Haushalt

Das Bezirksamt Mitte ist Arbeitgeber für mehr als 3.000 Menschen. Berlin-Mitte, das bedeutet: arbeiten im Herzen der Hauptstadt. Das Bezirksamt Mitte steht für Vielfalt. Bewerbungen, die die Vielfalt unseres Bezirkes widerspiegeln, sind uns sehr willkommen. Bei uns warten interessante Aufgaben und Herausforderungen in mehr als 80 Berufen auf Sie Diese wollen wir gemeinsam mit Ihnen angehen, getreu unserer Devise: „Wir machen Mitte"

Das Facility Management des Bezirks Mitte steuert den gesamten Lebenszyklus der Immobilien im Eigentum des Bezirks und optimiert deren Bestand und Nutzungsstruktur. Das beinhaltet unter anderem die Standortsuche, An
- und Vermietung, das Verwalten und Bewirtschaften, in Teilen auch das Betreiben der Objekte, sowie die Planung und Durchführung von Bauprojekten.

**Die Serviceeinheit Facility Management im Bezirksamt Mitte sucht ab dem 01.01.2025 unbefristet eine**
**Gruppenleitung Haushalt / Finanzen, nichttechnische Beschaffung und Materiallager (m/w/d)****:
***Kennziffer: 220/2024**
**Bewerbungsfrist: 27.10.2024**:
**Besoldungsgruppe/Entgeltgruppe: A12, E9b **TV-L**
**Vollzeit mit 40 bzw. 39,4 Wochenstunden**:
***Ihr Arbeitsgebiet umfasst**:1. Leitung der Arbeitsgruppe Haushalt / Finanzen und nichttechnische Beschaffung sowie Materiallager**:

- Führungskraft mit Personalverantwortung gemäß - 9 GGO I für alle Aufgabengebiete der Arbeitsgruppe
- Organisation der Arbeitsabläufe, Prozessoptimierung und Qualitätssicherung der optimierten Prozesse
- Auftragserfüllung (Leistungen, Produkte, Sonderaufgaben nach Zuweisung) in Qualität und Menge planen, organisieren und kontrollieren, ggf. Maßnahmen vorschlagen
- Beurteilung der Mitarbeitenden, Führung der Orientierungs
- / Beurteilungs
- / Jahresgespräche, Maßnahmen der Personalentwicklung initiieren, durchführen und Wirkungen beobachten
- Praxisanleitung für Nachwuchskräfte
- **2. Haushalts
- / Investitionsplanung / Haushaltswirtschaft**:

- Aufstellung der Haushalts
- und Investitionsplanung einschl. der Ergänzungspläne für die SE FM unter Einhaltung der vorgegebenen Eckwerte
- Abstimmung mit der SE Finanzen sowie allen Organisationseinheiten des Bezirksamtes, deren Haushaltsmittel in Teilen direkt durch die SE FM bewirtschaftet werden
- generelle Angelegenheiten zur Bewirtschaftung der Einnahmen und Ausgaben inkl. Jahresabschlüsse und Rechnungslegung und Kontrolle
- zentrale Stelle für Freistellungen, Insolvenzen, Bürgschaften und andere Sicherheiten
- Unterstützung der SE-Leitung in Finanzfragen
- Schnittstellenfunktion als zentrale Ansprechperson für die SE Finanzen und dem Steuerungsdienst
- Koordination in Angelegenheiten des Rechnungshofes einschließlich Auswertung der Jahresberichte
- Erteilung und Verwaltung der Anordnungsbefugnisse und ProFiskal-Zugriffsberechtigungen der SE FM
- Anordnungsbefugnis bei Ausgaben gem. GVPL

**3. Kosten
- / Leistungsrechnung (KLR) / Anlagenbuchhaltung**:

- Kontrolle, Überwachung, und Auswertung der KLR-Daten der SE FM, der Infrastrukturkostenstellen
- regelmäßiger Austausch mit der entsprechenden Sachbearbeitung, ggf. Abstimmungen mit dem Steuerungsdienst / Controlling
- Ansprechperson für die Budgetierung relevanten Grundsatzfragen, Ableitung von Handlungsempfehlungen
- zentrale Ansprechperson für die SE Finanzen, die Controller/innen des Steuerungsdienstes und die Geschäftsstelle Produktkatalog sowie innerhalb der SE FM für Fragen des Produktkatalogs und der Infrastrukturkostenstellen
- Kontrolle, Überwachung und Auswertung der gesamten bezirklichen Anlagenbuchhaltung
- Gesamtverantwortung der Erfassung, Pflege und Buchung der Stamm
- und Bewegungsdaten der Mobilien

**4. Baumaßnahmen
- / Bauunterhaltungsplanung / Baukostencontrolling**:

- Erstellung der bezirklichen Bauunterhaltungsplanung auf Basis der Eckwerte des Haushaltes und des Entwurfs der Baumaßnahmenplanung sowie Abstimmung mit FM 3
- Zuarbeit zur bezirklichen Baumaßnahmenplanung hinsichtlich der Zuordnung der Finanzierungsquellen und der zur Verfügung stehenden Mittel
- Überwachung des bezirklichen Baukostencontrollings und Berichtswesens sowie die Gewährleistung der Mittelbereitstellung der Baumaßnahmen in Abstimmung mit dem Fachbereich Baumanagement, den Fachvermögensträgern sowie dem Haushaltsamt durch Anfertigung der Berichtsvorlagen, monatliche Datenbereitstellung

**5. Umsatzsteuer**:

- federführende Koordinierung und Bearbeitung von Steuerangelegenheiten / Bearbeitung (Aufbereitung, Prüfung und allumfassende Abwicklung) aller Steuerschuldnerangelegenheiten für die SE FM

**6. eWarenhaus**:

- Mitwirkung bei der Einführung des IT-Fachverfahrens eWarenhaus Berlin und Unterstützung bei der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs der Bestellplattform für die Bestell-abrufe aus dem Sammelbestellverfahren des Landesverwaltungsamtes

**7. Sonderaufgaben**:

- Vorbereitung von Stellungnahmen der SE FM zur Beantwortung bezirksinterner oder externer Anfragen im Rahmen d