Sekretärin/assistenz Der Institutsbereichsleitung

Im neugegründeten Institutbereich Computergestützte Metagenomik (IBG-5) im Institut für Bio
- und Geowissenschaften (IBG) mit Standort an der Universität Bielefeld betreiben wir bioinformatische Forschungsaktivitäten im Bereich der fachübergreifenden Genomentschlüsselung und -analyse mit modernsten Ansätzen. Ein besonderes Merkmal ist die Vernetzung von Forschungsansätzen und Technologien im Rahmen von nationalen (de.NBI) und internationalen (ELIXIR) Service
- und Infrastrukturnetzwerken, mit dem Ziel, die (automatisierte) Datenanalyse für Wissenschaft und Anwender:innen zu erleichtern und effizienter zu gestalten. Wesentliche Bestandteile unserer Aktivitäten sind die Computergestützte Metagenomik und das Cloud-Computing für ein breites Anwendungsspektrum in den Lebenswissenschaften und der Biomedizin.

**Ihre Aufgaben**:

- Selbstständige Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben und allgemeiner administrativer Aufgaben für die Leitung des Institutsbereichs
- Organisatorische Vor
- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (inkl. Terminabstimmung, Programmerstellung, Klärung der Raumbelegung, Einladung, Protokoll, organisatorische Betreuung externer Teilnehmer:innen) und ggf. Unterstützung bei der Durchführung und Nachbereitung
- Administrative Vor
- und Nachbereitung von Dienstreisen der Institutsbereichsleitung
- Bearbeitung der eingehenden Post
- Unterschriftsreife Vorbereitung von interner und externer Korrespondenz, auch in englischer Sprache
- Unterstützung bei der Administration von Drittmittelprojekten
- Vorbereitung und Erledigung von Bestellanforderungen
- Pflege von Datenbanken (z.B. Publikationen, Doktoranden, Kooperationen, Preise)
- Layout und Formatierung sowie orthografische Prüfung von Texten, Berichten und Präsentationen
- Einfache Internetrecherchen sowie einfache Bibliotheks
- und Literaturarbeiten
- Pflege und Gestaltung des Webauftritts

**Ihr Profil**:

- Wünschenswert ist eine mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Einschlägige Erfahrungen im beschriebenen Aufgabenbereich
- Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften/Leitungspositionen
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit; sicheres und freundliches Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit Gästen und Besucher:innen
- Sehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
- Sehr gutes Organisationsvermögen und eine strukturierte systematische Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen
- Erfahrungen mit der Pflege und Gestaltung von Webseiten
- Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und hohe Lernbereitschaft
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Sorgfalt und Problemlösungskompetenz
- Ein gutes Verständnis der Abläufe in öffentlichen (Forschungs-) Einrichtungen oder im Hochschul
- bzw. Universitätsumfeld sind wünschenswert.
- Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen, insbesondere an den Standort Jülich

**Unser Angebot**:
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

- Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
- Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
- Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
- Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z.B. im Homeoffice
- Flexible Arbeitszeitmodelle sowie eine Vollzeittätigkeit, die auch vollzeitnah ausgeübt werden kann
30 Tage Urlaub sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei

Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Eine zunächst auf 2 Jahre befristete Stelle mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe EG6 nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund).

Dienstort: Bielefeld

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.