Vorzimmer/ Sekretariat Schulamt

Die Stadtverwaltung Mainz ist Dienstleisterin für Mainzer Bürger:innen und eine der größten Arbeitgeberinnen in der Region. Im Team Mainz sind ca. 5.000 Mitarbeiter:innen täglich für unsere Stadt im Einsatz. Wir verstehen uns als moderne Dienstleisterin, die offen ist für Verbesserungen, Anpassungen und Innovationen. Wir bieten qualitativ anspruchsvolle öffentliche Dienstleistungen für die Einwohner:innen und die Wirtschaft unserer Stadt.

Wir suchen Verstärkung für **unser Schulamt**:
**Vorzimmer/ Sekretariat Schulamt (m/w/d)**

**Informationen zur Stelle**:

- Besetzung ab:
**ab sofort**

befristet/unbefristet:
**unbefristet**

Stundenumfang:
**Teilzeit** (22 Wochenstunden)**

Vergütung:
**Entgeltgruppe 6 TVöD**

Bewerbungsfrist:
**22.11.2024**

**Aufgaben**:

- Vorzimmertätigkeit
- Büroorganisation (z. B. Terminkoordinierung, Vorbereitung von Präsentationen)
- Organisation und Protokollierung von Besprechungen und hausinternen Veranstaltungen
- Mitarbeit bei Verwaltungsangelegenheiten (z. B. selbstständige Korrespondenz bei einfachen Sachverhalten, Informationsbeschaffung, Recherchearbeiten)
- Ausstellen von Gastkarten für staatliche Schulen
- Statistische Abfragen
- Öffentliche Bekanntmachungen
- Bearbeitung von Vorlagen in Session für kommunale Gremien

**Wir bieten**:

- Eigenverantwortliches Arbeiten
- Home-Office bzw. mobile Arbeit und flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitrahmen (sofern dienstlich möglich)
- Standortsicherheit im Stadtgebiet Mainz
- Eine große Bandbreite an fachlichen und persönlichen Fort
- und Weiterbildungen
- Ein Jobticket im Rahmen des Deutschlandtickets
- Kostenfreie bzw. vergünstigte dienstliche und private Nutzung des Fahrradsystems "meinRad" (Fahrradvermietsystem in Mainz, Wiesbaden, Ginsheim-Gustavsburg und Budenheim)
- Eine überwiegend arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
- Die verlässlichen Regelungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst, z.B.
- ein unbefristetes Arbeitsverhältnis (bei Bewährung in der Probezeit)
- 30 Tage Urlaub
- Jahressonderzahlung

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung
- Erfahrung im Sekretariat bzw. im Bereich Büroorganisation und Kommunikation
- Gute MS-Office-Kenntnisse ( insbesondere MS-Word, MS-Excel, Lotus-Notes, Session u. a.)
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Selbstständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Organisationstalent, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- Flexibilität und Diskretion
- Sicheres, gewandtes und freundliches Auftreten
- Hohe Serviceorientierung

Die Förderung von Vielfalt in der Verwaltung ist ein Leitziel der Landeshauptstadt Mainz. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind uns willkommen. Wir begrüßen besonders Bewerbungen von Frauen, da wir im Rahmen unseres Gleichstellungsplanes bestrebt sind, den Frauenanteil auf dieser Funktionsebene zu erhöhen.

Als familienorientiertes Unternehmen forciert die Stadtverwaltung Mainz die Einrichtung von Home-Office bzw. mobiler Arbeit.