Teamassistenz

Stellenausschreibung
Reg.Nr. 263/2024
Fristende 07.01.2025
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light - Life - Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit über 17.000 Studierenden und mehr als 10.000 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.
Am Institut für Geographie ist an der Professur für Geoinformatik zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Teamassistenz
in Vollzeit unbefristet zu besetzen.
Das Team des Lehrstuhls für Geoinformatik ist an den Studiengängen der Geographie und Geoinformatik beteiligt und untersucht in seiner Drittmittelforschung Umweltveränderungen mit innovativen Computermodellen. Sie tragen mit Ihrer Tätigkeit wesentlich zum Erfolg unseres Teams bei.
**Ihre Aufgaben**:

- Sie unterstützen die administrative Organisation der Professur (u.a. Korrespondenz, Dienstreiseorganisation, Ablageorganisation und Archivierung, Terminkoordination, allgemeine Auskunftserteilung) und tragen anteilig zu administrativen Gemeinschaftsaufgaben des Instituts bei.
- Eine Ihrer zentralen Aufgaben ist die Finanz
- und Sachmittelverwaltung (u.a. Überwachung von Haushalts
- und Drittmittelkonten, Bearbeitung von Rechnungen, Veranlassen von Umbuchungen, Bedarfsermittlungen und Bestellungen, Lieferungs
- und Rechnungskontrolle, Erstellung von Verwendungsnachweisen, Mittelanforderungen und Personalkostennachweisen) in Abstimmung mit den verantwortlichen Wissenschaftler: innen.
- Sie koordinieren Personalangelegenheiten (u.a. Bearbeiten von Einstell
- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Erfassung von Urlaubs
- und Krankheitszeiten, Bearbeitung von Dienstreiseanträgen).
- Sie unterstützen Lehrende bei der Koordination von Lehre und Studierendenangelegenheiten (u. a. Raum
- und Terminorganisation, Verwaltung von Prüfungsleistungen, Informationsaufbereitung für Online-Kurssysteme) und beantworten Anfragen von Studierenden.
- Weitere abwechslungsreiche Aufgaben liegen in der Öffentlichkeitsarbeit, Pflege der Homepage, Organisatorische Vorbereitung und Begleitung von Beratungen, Tagungen, Workshops, Veranstaltungen, Führungen, Durchführung und Abrechnung von Tagungen und Gastvorträgen.

**Ihr Profil**:

- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (bspw. als Fachangestellte: r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder Büromanagement) bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- fundierte Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts
- und Rechnungswesens unter Nutzung geeigneter Software (ERP-System)
- souveräne Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office-Programme
- Kenntnisse universitärer Strukturen und Verwaltungsabläufe wünschenswert
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Organisationsgeschick
- sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Teamfähigkeit
- Souveränität auch in arbeitsintensiven Phasen sowie Serviceorientierung

Sie zögern, da Sie ein(ig)e unserer Anforderungen nicht erfüllen? Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.
**Unser Angebot**:

- Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung (falls zutreffend)
- Abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder und krisensicherer Arbeitsplatz bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens
- Unterstützung eines vielfältigen Teams mit gesellschaftlich relevanten Schwerpunkten in Forschung und Lehre
- Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
- Wir unterstützen Sie bei individuellen Entwicklungs
- und Qualifizierungsbedarfen
- Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
- Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12

Ihre Einstellung erfolgt unbefristet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden). Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 07.01.2025 über unser Onlineformular.
Bitte beachten Sie unsere Hinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten