Sachbearbeitung Und Bürosekretärin/bürosekretär

Arbeiten bei der Stadt - werden Sie Teil unseres Teams

Wir sichern nachhaltig die ökologische, soziale, wirtschaftliche und kulturelle Zukunftsfähigkeit der Stadt Augsburg. Täglich engagieren sich mehr als 6.500 Beschäftigte in verschiedensten Bereichen für unsere über 300.000 Bürgerinnen und Bürger.

Unser Stellenangebot

Sachbearbeitung und Bürosekretärin/Bürosekretär (m/w/d) in der Amtsleitung in Teilzeit mit 5 Wochenstunden befristet bis 28.02.2025

Amt für Grünordnung, Naturschutz und Friedhofswesen

**Referenznummer**: 67000020

**Veröffentlichung**: 07.11.2023

**Stellenbewertung**: Entgeltgruppe 8 TVöD

Im Tarifbeschäftigtenverhältnis erfolgt eine Vergütung nach TVöD-VKA vorbehaltlich der Erfüllung der persönlichen Eingruppierungsvoraussetzungen.

**Aufgabengebiet**:
**Geschäftsmanagement und Assistenz der Amtsleitung**:

- Abwicklung des Post
- und E-Mail-Einlaufs
- Frontoffice, Koordination von Bürgeranfragen nach Rechtsgebiet einschließlich Zuweisung im Amt bzw. Weiterleitung an andere Ämter
- Abwicklung des Parteiverkehrs im Geschäftszimmer der Amtsleitung
- Terminvereinbarung
- Überwachung der Wiedervorlagen und Fristenkalender
- Schreibarbeiten für die Amtsleitung
- Führung der Akten der Amtsleitung
- Fortschreibung des Amtsorganigramms
- Organisation, Kontrolle und Dokumentation des Amtsumlaufes
- Vorbereitung der amtsinternen Dienstbesprechungen
- Organisation von dienstlichen Veranstaltungen (Dienstjubiläen, Verabschiedungen u.ä.)

**Verwaltungssachbearbeitung**:

- Bearbeitung der Vorschläge zum Leistungsentgelt
- Zusammenstellung der Berichte des Amtes sowie der Statistiken
- Bearbeitung von Beschlussvorlagen in Ratsinformationssystem ALLRIS
- Einholung fachbereichsübergreifender Stellungnahmen mit Zusammenfassung
- Zusammenstellung und Bearbeitung von Informationen für die Amtsleitung
- Beschaffung von Büromaterial mit Budgetverwaltung und -überwachung

**Voraussetzungen**:
Erfolgreiche Abschlussprüfung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Fachprüfung I bzw. Qualifikationsprüfung für die 2. Qualifikationsebene der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder erfolgreich abgeschlossene dreijährige kaufmännisch oder rechtlich geprägte Berufsausbildung in einem anerkannten Büroberuf

**Wünschenswert**:

- Erfahrung im Umgang mit Parteiverkehr sowie bei den Tätigkeiten in einem Geschäftszimmer
- Gründliche und vielseitige Verwaltungskenntnisse (insb. Verfahren und Abläufe in der Kommunalverwaltung)
- Sehr gute EDV-Kenntnisse in den MS-Office Anwendungen sowie Affinität zu digitaler Arbeitsweise
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Eine hohe Selbständigkeit und eine gute Organisationsfähigkeit
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- Team
- und Kommunikationsfähigkeit
- Durchsetzungsvermögen
- Terminsicherheit und Belastbarkeit
- Flexible Einsatzbereitschaft während der Geschäftszeiten
- Sicheres, freundliches und gewandtes Auftreten für den Geschäftszimmerdienst

**Wir bieten**:

- Eine familienfreundliche Beschäftigung
- Eine attraktive betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte
- Vergünstigte Abonnements im AVV-Verbundraum/beim Deutschland-Ticket mit Fahrtkostenzuschuss
- Eine interessante und vielseitige Aufgabe
- Einen krisensicheren Arbeitsplatz
- Flexible Arbeitszeiten sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch Gleitzeit
- Ggf. Unterstützung bei der Wohnungssuche

Wenn Sie die Anforderungen erfüllen, dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung. Bitte bewerben Sie sich mit einem Bewerbungsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, Beruf
- bzw. Studienabschlüssen und qualifizierten Arbeitszeugnissen. Verbeamtete Bewerberinnen und Bewerber werden gebeten, die letzte Ernennungsurkunde und die letzte Beurteilung beizufügen. Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Leistung und Befähigung besetzen; wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Eine Berücksichtigung von der Ausbildungs
- und Prüfungspflicht befreiter Tarifbeschäftigter gem. Vorbemerkung Nr. 7 Abs. 5 Buchst. a) der Entgeltordnung zum TVöD oder gem. - 29a Abs. 7 TVÜ-VKA ist bei fachlicher und persönlicher Eignung grundsätzlich möglich.

Die Stadt Augsburg hat sich verpflichtet, ihre Aufgaben aus dem SGB IX und dem Bayerischen Gleichstellungsgesetz bei Stellenbesetzungen in besonderem Maße zu erfüllen.

Bitte bewerben Sie sich bis spätestens 27.11.2023 online.

**Kontakt**:
**Frau Gulich, Tel.**: 0821 324-2412 (bei Fragen zur Bewerbung)

**Herr Sulzberger, Tel.**: 0821 324-6079 (bei fachlichen Fragen)

Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die eingegangenen Online-Bewerbungen zeitnah gelöscht.