Assistenz Der Abteilungsleitungen

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 30.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Im Personaldezernat der Universität Heidelberg, Abteilungen 5.1 und 5.2 ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:
**Assistenz der Abteilungsleitungen (w/m/d)**

Das Dezernat Personal ist mit den Bereichen der Abteilungen 5.1 und 5.2 unter anderem verantwortlich für die Personaladministration der Mitarbeiter innen der Universität Heidelberg, der administrativen Begleitung der Berufungsverfahren von Professuren sowie für das Reisekostenmanagement.

**Ihre Aufgaben**:

- Allgemeine Sekretariats-/Verwaltungsaufgaben, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Organisation von Dienstreisen
- Assistenz der Abteilungsleitungen und sachbearbeitende Unterstützung in unterschiedlichen Bereichen (bspw. Berechnung Mehrarbeitsansprüchen, Überwachung von Fristen)
- Vor
- und Nachbereitung von Besprechungen
- Selbständige Erledigung des Schriftverkehrs und der Kommunikation
- Vertretung innerhalb der Sekretariate und des Schreibservice des Personaldezernats

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation /-management oder gleichwertige Ausbildung im Verwaltungsbereich
- Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatswesen
- Organisationsgeschick und Engagement
- Gute Kenntnisse und routinierter Umgang mit MS Office
- Angemessene Ausdrucksweise
- Gute Englisch
- und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Diskretion und Zuverlässigkeit

**Wir bieten**:

- Abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet
- Eigenständiges Arbeiten
- Weiterbildungsmöglichkeiten und persönliche Entwicklung
- Jobticket
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeits
- und Teilzeitmodelle

Die Stelle steht unbefristet zur Verfügung und ist grundsätzlich teilbar. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 TV-L.