Office Management Specialist

vor 1 Woche

Mainz, Deutschland evoila GmbH Vollzeit

It's fun to work in a company where people truly BELIEVE in what they're doing

Do you know what efficient office management looks like, always keep things in order, and have an open ear for all employees and guests? Then we should get to know each other Strengthen our back office team as soon as possible or at the earliest opportunity in an unlimited permanent position, either full-time or part-time.

About the job:
- Represent evoila, welcome our customers and guests, and take care of their hospitality- The preparation and follow-up of meetings are also part of your responsibilities- You are responsible for our office management and handle various administrative tasks, such as processing incoming and outgoing mail, courier shipments, and purchasing office and catering materials- Manage our fleet- Handle travel bookings for management colleagues and ensure smooth travel arrangements- Process incoming and outgoing invoices- Support our finance team with administrative tasks related to accounting- Maintain an organized document filing system- Additionally, take on additional location and potentially special or project-related tasks

Who you are:
- Completed commercial apprenticeship with ideally initial professional experience in a similar position- Proficient in using the MS Office suite- Your structured working style allows you to keep track even in stressful situations- Enjoy working in a team and convince with your organizational talent and communication skills

It would be optimal if:
- You enjoy working independently and solution-oriented- You love variety and a broad range of tasks- You speak fluent German and good English

In addition to ample room for professional and personal development, we offer you a high degree of responsibility.
- __________________________________________________________________

Du weißt, wie effizientes Büromanagement aussehen muss, behältst immer den Überblick und hast immer ein offenes Ohr für alle Mitarbeitenden und Gäste?

Dann sollten wir uns kennenlernen

Verstärke unser Backoffice-Team ab sofort oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt in einer unbefristeten Festanstellung in Voll
- oder Teilzeit.

Deine Aufgaben:
- Du repräsentierst evoila, nimmst unsere Kunden und Gäste in Empfang und kümmerst Dich um deren Bewirtung- Die Vor
- und Nachbereitung von Meetings gehört dabei ebenso zu Deinem Aufgabenbereich- Du verantwortest unser Office Management und übernimmst diverse administrative Aufgaben, wie z.B. die Bearbeitung der Ein
- und Ausgangspost, Kuriersendungen und den Einkauf von Büro
- und Bewirtungsmaterial- Du verwaltest unser Fuhrparkmanagement- Du übernimmst die Reisebuchungen für Kolleginnen und Kollegen des Managements und sorgst für einen reibungslosen Reiseablauf- Du übernimmst die Bearbeitung von Ein
- und Ausgangsrechnungen- Du unterstützt unser Finance Team bei administrativen Tätigkeiten rund um den Bereich Rechnungswesen- Du behältst jederzeit den Überblick - eine ordentliche Dokumentenablage ist für Dich selbstverständlich- Zusätzlich übernimmst Du weiterer Standort
- und ggf. Sonder
- oder Projektaufgaben

Was Du mitbringen solltest:
- Du verfügst über eine kaufmännische Berufsausbildung mit idealerweise ersten Berufserfahrungen in einer vergleichbaren Position- Du bist routiniert im Umgang mit dem MS-Office Packet- Durch Deinen strukturierten Arbeitsstil behältst Du auch in stressigen Situationen den Überblick- Du arbeitest gerne im Team und überzeugst durch Dein Organisationstalent und Deine Kommunikationsfähigkeit

Optimal wäre, wenn:
- Du gerne eigenständig und lösungsorientiert arbeitest- Du Abwechslung und ein breites Aufgabengebiet liebst- Fließend Deutsch
- und gutes Englisch sprichst

Neben viel Raum für die fachliche und persönliche Entwicklung bieten wir Dir ein hohes Maß an Eigenverantwortung.

Permanent Full-Time

In addition to a varied project landscape, we offer you a high degree of personal responsibility and the cooperation with a growing and motivated team, in which you can bring in your ideas.

What we offer you:

- Mobile Office
- Premium Work Equipment
- Extensive Further Training
- Employee Events
- Country-Specific Employee Bonuses (e.g. cooperation with EGYM Wellpass, JobRad and much more)

Contact:
Maria Kiel

Vivien Vogt

Personalreferentin
- +49 6131 4888 303

  • Specialist Global Third Party Management

    vor 3 Wochen

    Mainz, Deutschland Office Events P & B GmbH Vollzeit

    **Stellendetails** - **Ort**: Mainz am Rhein - **Verfügbarkeit**: ab sofort - **Option auf Übernahme**: ja - **Vertragsart**: unbefristet - **Beschäftigungsart**: Arbeitnehmerüberlassung - **Arbeitszeit**: Vollzeit - **Vergütung**: nach Absprache **Für wen suchen wir**: Wir suchen für unseren Kunden, ein Unternehmen aus der pharmazeutischen...

  • Project Management Support Specialist

    vor 3 Wochen

    Landkreis Mainz-Bingen, Deutschland Office Events P & B GmbH Vollzeit

    **Stellendetails** - **Location**: Mainz-Bingen County - **Availability**: immediately - **Option to take over**: yes - **Type of contract**: unlimited - **Type of employment**: Employee leasing - **Working hours**: full-time (37,5 h/week) - **remuneration**: 4.242€ gross/month plus variable, performance-related bonus **We are looking for**: We are...

  • Specialist Complaint Management

    vor 1 Woche

    Mainz, Rheinland-Pfalz, Deutschland Akkodis Vollzeit

    Wir von der Akkodis Life Sciences besetzen Projekte deutschlandweit für renommierte Kunden in der Pharma-, Biotech-, Chemie-Branche. Von Start-Ups, Familienunternehmen, Mittelständlern, bis hin zu weltweiten Big Playern, haben wir die unterschiedlichsten Kunden und Anforderungen.Für unseren renommierten und sehr bekannten Kunden aus der Pharma- und...

  • Specialist Talent Acquisition

    vor 3 Wochen

    Mainz, Deutschland Office Events P & B GmbH Vollzeit

    **Stellendetails** - **Ort**: Mainz - **Verfügbarkeit**: ab sofort - **Arbeitszeit**: Vollzeit - **Vertragsart**:befristet für 12 Monate - **Beschäftigungsart**: Direktvermittlung - **Vergütung**: 55.000 - 65.000 Euro brutto p.a. (je nach Qualifikation und Berufserfahrung) **Für wen suchen wir**: Wir suchen für unseren Kunden, ein Unternehmen aus der...

  • Specialist Talent Acquisition

    vor 2 Monaten

    Mainz, Deutschland Office Events P & B GmbH Vollzeit

    **Stellendetails** - **Ort**: Mainz - **Verfügbarkeit**: ab sofort - **Arbeitszeit**: Vollzeit - **Vergütung**: nach Absprache **Für wen suchen wir**: Wir suchen für unseren Kunden, ein Unternehmen aus der pharmazeutischen Industrie, einen **Specialist Talent Acquisition (m/w/d) **in Vollzeit. **Das bringen Sie mit**: - 6-8 years of relevant work...

  • Specialist Talent Acquisition

    Vor 3 Tagen

    Mainz, Deutschland Office Events P & B GmbH Vollzeit

    **Stellendetails** - **Ort**: Mainz - **Verfügbarkeit**: ab sofort - **Arbeitszeit**: Vollzeit - **Vergütung**: nach Absprache **Für wen suchen wir**: Wir suchen für unseren Kunden, ein Unternehmen aus der pharmazeutischen Industrie, einen **Specialist Talent Acquisition (m/w/d) **in Vollzeit. **Das bringen Sie mit**: - 6-8 years of relevant work...

  • Contract Management Specialist

    vor 1 Woche

    Mainz, Rheinland-Pfalz, Deutschland Sebia Labordiagnostische Systeme Vollzeit

    **Was ist Sebia?**:Sebia ist ein globales Diagnostikunternehmen mit Hauptsitz in der Nähe von Paris, einem Produktions- und Vertriebsstandort in Mainz in Deutschland, sowie mehreren weiteren Vertriebsstandorten weltweit. Sebia entwickelt und produziert Geräte und Reagenzien für eine Vielzahl von Labortests, die in unterschiedlichen Krankheitsbereichen...

  • Hyatt Sales Force

    vor 3 Wochen

    Mainz, Deutschland Regional Office - EAME Vollzeit

    Summary **We open Doors.** **At Hyatt, there's a home for every stage of your career.** We nurture curiosity, helping you to learn new skills that support your personal and professional development. Chart your own journey by venturing into new roles, different brands and international opportunities. Here, doors are meant to be opened and horizons...

  • HR Specialist

    vor 3 Wochen

    Mainz, Rheinland-Pfalz, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Bei diversen Themen rund um den Bereich Personal und Human Resources haben Sie den Durchblick? Sie haben Spaß an der Rekrutierung von Mitarbeitern sowie bei der Konzeption und Optimierung von Personalstrategien? Auch als Ansprechpartner (m/w/d) bezüglich personalrechtlichen Anliegen stehen Sie den Führungskräften zur Seite? Dann sind Sie genau der...

  • HR Specialist

    vor 2 Monaten

    Mainz, Rheinland-Pfalz, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Bei diversen Themen rund um den Bereich Personal und Human Resources haben Sie den Durchblick? Sie haben Spaß an der Rekrutierung von Mitarbeitern sowie bei der Konzeption und Optimierung von Personalstrategien? Auch als Ansprechpartner (m/w/d) bezüglich personalrechtlichen Anliegen stehen Sie den Führungskräften zur Seite? Dann sind Sie genau der...

  • Contract Management Specialist

    vor 3 Wochen

    Mainz, Deutschland Sebia Labordiagnostische Systeme Vollzeit

    **Was ist Sebia?**: Sebia ist ein globales Diagnostikunternehmen mit Hauptsitz in der Nähe von Paris, einem Produktions - und Vertriebsstandort in Mainz in Deutschland, sowie mehreren weiteren Vertriebsstandorten weltweit. Sebia entwickelt und produziert Geräte und Reagenzien für eine Vielzahl von Labortests, die in unterschiedlichen Krankheitsbereichen...

  • Assistenz Office Management

    vor 1 Woche

    Mainz, Rheinland-Pfalz, Deutschland UDG Ludwigsburg GmbH Vollzeit

    Planung und Organisation sind genau Dein Ding? Du bewahrst auch in stressigen Zeiten stets einen kühlen Kopf und hast Lust, Dein Organisationstalent in einer kreativen und offenen Arbeitsatmosphäre einzubringen? Alles mit Ja beantwortet? Dann bewirb Dich bei unsWas Dich bei uns erwartet.- Die Chance, Teil einer der größten Full-Service Digitalagenturen...

  • Contract Management Specialist

    vor 1 Woche

    Mainz, Deutschland ORGENTEC Diagnostika GmbH Vollzeit

    Sebia ist ein globales Diagnostikunternehmen mit Hauptsitz in der Nähe von Paris, einem Produktions - und Vertriebsstandort in Mainz in Deutschland, sowie mehreren weiteren Vertriebsstandorten weltweit. Sebia entwickelt und produziert Geräte und Reagenzien für eine Vielzahl von Labortests, die in unterschiedlichen Krankheitsbereichen (z.B. Multiples...

  • Assistenz im Family Office

    vor 2 Monaten

    Mainz, Deutschland Kathrin Wood Office Solutions GmbH Vollzeit

    Assistenz (w/m/d) in Mainzer Family Officein kollegialem und familiären TeamVollzeit bzw. vollzeitnahe Teilzeit (30h+) / vor OrtUnser Klient ist ein exklusives Single-Family-Office in Mainz. Das Team besteht aus 5 KollegInnen. Die Executive Assistant sucht eine Kollegin im Schulterschluss, die an ihrer Seite wachsen und sich als feste Säule im Back Office...

  • Specialist Quality Assurance Gmp

    vor 2 Monaten

    Landkreis Mainz-Bingen, Deutschland Office Events P & B GmbH Vollzeit

    **Stellendetails** - **Ort**: Landkreis Mainz-Bingen - **Verfügbarkeit**: ab sofort - **Option auf Übernahme**: ja - **Vertragsart**: unbefristet - **Beschäftigungsart**: Arbeitnehmerüberlassung - **Arbeitszeit**: Vollzeit (37,5 Std./Woche) - **Vergütung**: 5.051 Euro brutto/Monat zzgl. variabler, leistungsorientierter Prämie **Für wen suchen...

  • Specialist Quality Assurance Gmp

    Vor 3 Tagen

    Landkreis Mainz-Bingen, Deutschland Office Events P & B GmbH Vollzeit

    **Stellendetails** - **Ort**: Landkreis Mainz-Bingen - **Verfügbarkeit**: ab sofort - **Option auf Übernahme**: ja - **Vertragsart**: unbefristet - **Beschäftigungsart**: Arbeitnehmerüberlassung - **Arbeitszeit**: Vollzeit (37,5 Std./Woche) - **Vergütung**: 5.051 Euro brutto/Monat zzgl. variabler, leistungsorientierter Prämie **Für wen suchen...

  • Payroll Specialist

    Vor 7 Tagen

    Mainz, Rheinland-Pfalz, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch Ihre Zahlenaffinität, Ihren Ehrgeiz und Ihr Durchhaltevermögen aus?Sie verfügen über fundierte Berufserfahrung im Payroll-Bereich und möchten diese in einem neuen Arbeitsumfeld einbringen und weiter vertiefen?Wir suchen für unseren Kunden aus Mainz einen erfahrenen Payroll Specialist (m/w/d).Diese Stelle ist in...

  • Office-management (Vollzeit) (M/w/d)

    vor 3 Wochen

    Mainz, Deutschland Euro-Schulen Mainz Vollzeit

    Office-Management (Vollzeit) (m/w/d) **Die ESO Education Group ist mit über 120 Mitgliedseinrichtungen einer der größten Zusammenschlüsse privater Bildungsträger in Deutschland. Sie ermöglicht ihren Kund*innen vielfältige und sinnvoll vernetzte Bildungswege und unterstützt sie in ihrer persönlichen Entwicklung getreu ihrem Credo „Persönlichkeit...

  • Assistenz Office Management

    Vor 7 Tagen

    Mainz, Rheinland-Pfalz, Deutschland m-result, the data company GmbH Vollzeit

    Seit vielen Jahren sind wir für unsere Auftraggeber ein kompetenter und erfahrener Partner im Digitalen Wandel. Unsere Stärke ist die Entwicklung von Software-Lösungen für Datenerhebung, Datenmanagement und Datenanalyse.Für unser Office Management suchen wir ein echtes Organisationstalent Könntest du das sein?Das sind deine Aufgaben:- Du bist für die...

  • Medical Information Specialist

    vor 2 Monaten

    Landkreis Mainz-Bingen, Deutschland Office Events Wiesbaden Vollzeit

    **Für wen suchen wir**: Wir suchen für unseren Kunden, einem international agierenden Industrieunternehmen, einen **Medical Information Specialist (m/w/d)** in Teilzeit. **Ort**: Landkreis Mainz-Bingen **Vorteile**: - langfristiger Einsatz bei einem renommierten Kundenunternehmen mit guten Übernahmechancen - gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch...