Persönliche Arbeitsassistenz
vor 2 Monaten
Für eine Familie in Aachen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine persönliche Assistenz (m/w/d). Die Stelle wird unbefristet besetzt.
IHRE AUFGABEN Hausmanagement und Personalführung:- Aktualisierung vorhandener Pläne zur Haus- und Personalsteuerung inkl. Dienst-/ Urlaubspläne sowie Kommunikation dieser an Beteiligte
- Bei unvorhergesehenen Änderungen sofortige Aktualisierung und Kommunikation der neuen Pläne an alle Beteiligte
- Kontrolle -und bei Bedarf Begleitung- der Umsetzung von Aufgaben
- Ablage/ Verwaltung von Unterlagen inkl. Pläne
- Bestandsmanagement: Bestandsführung und -kontrolle sowie Erstellung von Einkaufslisten inkl. Einkaufen
- Rechnungsmanagement: Inhaltliche Kontrolle, Einholung Freigabe von Rechnungen inkl. Kommunikation zur Begleichung sowie Ablage/ Verwaltung
- Reparaturen und Instandhaltungen nach vorheriger Absprache koordinieren/ organisieren sowie Beteiligte informieren. li>
- Unterstützung bei sämtlicher Kommunikation und bei Bedarf Übernahme von mündlicher und schriftlicher Korrespondenz (E-Mails, Nachrichten) sowohl Intern als auch Extern
- Bei kurzfristigen Änderungen umgehende Information an alle Beteiligte
- Ansprechpartner für Interne (Mitarbeiter) und Externe (Dienstleister, etc.) sowie Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
- Sämtliche private und berufliche Termine nach vorheriger Absprache koordinieren / organisieren / verschieben und dabei auf mögliche Terminkollisionen /-abhängigkeiten aufmerksam machen sowie Beteiligte informieren
- Langfristige Instandhaltungs- und Wartungstermine mit Dienstleistern koordinieren/ organisieren unter Berücksichtigung der Terminplanung der Familie
- Termin-Doku/ -Verwaltung und proaktiv Beteiligte an wichtige Termine erinnern
- Bei Bedarf organisatorische Unterstützung in der Vor-/Nachbereitung von Terminen sowie im Erkennen inkl. Vermeidung von möglichen Ineffizienzen (Termine, Aufgaben, Logistik)
- Bei jeder Veränderung/ Verschiebung: Prüfen und Erkennen aller abhängigen Punkte und Auswirkungen und dementsprechend Anpassungen vornehmen und an alle betroffenen Personen kommunizieren
- Unterstützung in der Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Reisen
- Mindestens dreijährige Berufserfahrung im Bereich persönliche Assistenz oder Hausmanagement
- Erfahrungen in der Personalführung (Planung, Begleitung und Kommunikation)
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Fähigkeiten in Planung, Organisation und Koordination mit Gespür für Relevanz und Prioritäten
- Gute Kommunikationsfähigkeiten
- Führerschein der Klasse B
- Lösungsorientierte, vorausschauende sowie selbständige Arbeitsweise
- Bereitschaft sich an bestehende Systeme anzupassen und Neues zu erlernen
- Souveränes und überzeugendes Auftreten auch im interkulturellen Kontext
- Sehr hoher Grad an Zuverlässigkeit, Loyalität und Verschwiegenheit
Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung inklusive Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse an die E-Mail-Adresse: bewerbung.assistenz-ac@gmx.de
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung
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Persönliche Assistenz-Experte
vor 3 Wochen
Aachen, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Anonym VollzeitBerufsbildung Persönliche ArbeitsassistenzWir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine persönliche Arbeitsassistenz (m/w/d) in Aachen. Die Stelle wird unbefristet besetzt.Hauptaufgaben:Aktualisierung und Kommunikation von Haus- und Personalplänen, einschließlich Dienst- und Urlaubsplänen, sowie der Übermittlung dieser an Beteiligte.Bei...