Administrative Operations Specialist

vor 2 Monaten


Berlin, Deutschland Berlin Innovation Agency Vollzeit

Willkommen bei BIA, einer boutique Innovationsagentur in Berlin Mitte. Wir entwickeln Innovations- und Lernreisen für Organisationen aller Größen. Unsere Programm Designer setzen zusammen mit freiberuflichen Coaches verschiedenste Programme um: vom eintägigen Trainings-Workshops bis hin zu zweijährigen Startup-Programmen.

Wir glauben, dass der Aufbau einer besseren Welt mit der Transformation von Organisationen beginnt. Wir sind leidenschaftlich daran interessiert, Arbeit zu verbessern – sowohl für Menschen als auch für Organisationen. Wir arbeiten in 3 Kontexten:

  • BIA Consulting: Unternehmensberatung für Konzerne und Mittelstand
  • HelloCircle Academy: Führungskräftetraining für die Tech-Industrie
  • ClimateX Startup Hub: Startup und Impact Programme

Wir suchen zum 15. Oktober ein neues Teammitglied für unsere Administration - Teilzeit oder Vollzeit (50-100%). Als kleines Team suchen wir ein Organisationstalent und administrativen Allrounder, um sowohl die vorbereitende Buchhaltung zu verantworten als auch unser Fördermittel-Berichtswesen zu unterstützen. Zu den Aufgaben gehören:

Aufgaben
  • Vorbereitende Buchführung, HR und Finanzen: vorbereitende Finanz- und Lohnbuchhaltung in Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro, Rechnungsmanagement (Ein- und Ausgang), Finanzübersichten
  • Fördermittelmanagement: Administration von Fördermittelprogrammen, inkl. Belegverwaltung und Unterstützung bei der Erstellung von Berichten
  • Administration: Verwaltung von Verträgen, Korrespondenz mit Kunden und Partnern, Optimierung von Prozessen
  • Assistenz der Geschäftsführung: HR Administration, Externe Korrespondenz, ad-hoc Aufgaben und Projekte
Qualifikation
  • Fließendes Deutsch, gutes Englisch
  • Bachelor in einem beliebigen Bereich
  • 3+ Jahre Erfahrung in Administration, Buchhaltung, Fördermittel
  • Leidenschaft für die Welt der Innovation und Startups
  • Ausgeprägte Detailorientierung
  • Starke Kommunikationsfähigkeiten
  • Erfahrung mit digitalen tools wie DATEV, Pleo oder Qonto
  • Resilient, selbstorganisiert und bereit, Verantwortung zu übernehmen
Benefits

Du suchst eine anspruchsvolle und dynamische Arbeitsumgebung mit einem kleinen und tollen Team mitten in Berlin? Werde Teil unseres Teams mit:

  • Flexible Arbeitszeiten, inkl. Remote Tage, Work-From-Anywhere Wochen, 30 Urlaubstage, das Ganze in einem Familienfreundlichen Unternehmen
  • Projekte im spannenden Umfeld von Startups, Innovation und New Work
  • Netzwerk mit Gründern, Führungskräften, und den spannendsten Organisationen in Berlin, Deutschland, und Europa
  • Vergütung basierend auf relevanter Erfahrung zwischen €42.000 und €48.000 für eine 100% Rolle, und einem 2-Jahres Vertrag

Werde zu einem Allround Champion in unserem diversen Team. Wir freuen uns, dich kennenzulernen.



  • Berlin, Berlin, Deutschland JUCR GmbH Vollzeit

    Wir suchen nach einer Persönlichkeit, die sich für die Zukunft des Ladens von Elektrofahrzeugen begeistert und dabei helfen möchte, die besten Lade-Hard- und Software in einem zu gewähren.Als People Operations Specialist wirst du Teil des Teams von JUCR GmbH und wirst dich auf die Entwicklung und Implementierung von HR-Prozessen konzentrieren. Du wirst...


  • Berlin, Berlin, Deutschland emp Biotech GmbH Vollzeit

    Job Title: Administrative Support SpecialistJob Summary:We are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Support Specialist to support our CEO in an international setting. The ideal candidate will have excellent communication skills in both German and English, proficiency in MS Office, and prior experience in an administrative or office...


  • Berlin, Berlin, Deutschland emp Biotech GmbH Vollzeit

    Job Title: Administrative Support SpecialistJob Summary: We are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Support Specialist to support our CEO in an international setting.Key Responsibilities:* Provide administrative support to the CEO* Manage calendars and schedules* Coordinate travel arrangements* Prepare reports and presentations*...


  • Berlin, Berlin, Deutschland emp Biotech GmbH Vollzeit

    Job Title: Administrative Support SpecialistWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Support Specialist to join our team at emp Biotech GmbH. As an Executive Assistant, you will provide administrative support to our CEO and other members of the executive suite.Key Responsibilities: Provide administrative support to the CEO and...


  • Berlin, Berlin, Deutschland emp Biotech GmbH Vollzeit

    Job Title: Administrative Support SpecialistWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Support Specialist to support our CEO in an international setting. This part-time position (30 hours per week) offers the possibility of transitioning to full-time depending on the workload.Key Responsibilities: Provide administrative support to...


  • Berlin, Berlin, Deutschland JUCR GmbH Vollzeit

    Wir suchen einen Menschen, der sich für die Zukunft des Ladens von Elektrofahrzeugen begeistert und uns dabei hilft, die beste Lade-Hard- und Software in einem anzubieten.Als People Operations Specialist wirst du Teil unseres Teams in Berlin und wirst mit allen Ebenen der Organisation interagieren. Du wirst fachliche Expertise für Entwicklungsalternativen...


  • Berlin, Berlin, Deutschland AMBOSS Vollzeit

    We are AMBOSS, a growing scale-up, and we are looking for a People Operations Specialist to take care of our population of AMBOSSians in Berlin, New York, Cologne, Cagliari, and remotely around the world.About the Role:The People Operations Specialist is the go-to person for all operations-related employee experience initiatives that support the function to...

  • Operations Specialist

    vor 4 Wochen


    Berlin, Berlin, Deutschland Hive Technologies GmbH Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly skilled and experienced Operations Specialist to join our team at Hive Technologies GmbH. As an Operations Specialist, you will play a critical role in supporting our partner fulfillment center in Słubice, Poland, and ensuring the smooth operation of our logistics and supply chain processes.Key ResponsibilitiesSupport...


  • Berlin, Berlin, Deutschland Delivery Hero Vollzeit

    We are seeking a Senior Operations Specialist to join our Logistics Product Operations team. The ideal candidate will have a strong background in data analysis and interpretation, with a proven track record of enhancing business operations and optimizing performance through data-driven insights.The Senior Operations Specialist will be responsible for owning...


  • Berlin, Berlin, Deutschland Geekboards Vollzeit

    Geekboards is a dynamic and innovative company that specializes in the development and distribution of high-quality computer devices and accessories. We are seeking a highly motivated and customer-focused individual to join our team as a Sales Operations Specialist.The ideal candidate will have excellent communication skills, a strong passion for technology,...


  • Berlin, Berlin, Deutschland SAP Vollzeit

    As a Project Operations Specialist at SAP, you will be responsible for supporting the SAP Data Space in Berlin. Your tasks will include preparing workshops, providing status reports, creating templates, monitoring task fulfillment, scheduling appointments, and preparing reporting documents.Additionally, you will support the design, rollout, and...


  • Berlin, Berlin, Deutschland KPMG Vollzeit

    Core Operations SharePoint SpecialistWir suchen einen erfahrenen Core Operations SharePoint Specialist, der unsere SharePoint Plattform 2016 und SharePoint SE betreut und die Elastic Stack Umgebung und die Umgebung des Vergabemanagement unterstützt. Als Teil unseres Teams werden Sie gemeinsam mit uns die Herausforderungen unserer Kunden angehen und...


  • Berlin, Berlin, Deutschland Care Forward GmbH Vollzeit

    Job OverviewCare Forward GmbH is a pioneering educational institution dedicated to strengthening the German healthcare system and creating opportunities for healthcare professionals. Our mission is to qualify, further educate, and prepare domestic and international healthcare workers for the job market, ensuring their successful integration into the German...


  • Berlin, Berlin, Deutschland Omio Vollzeit

    Product Operations SpecialistAt Omio, we are seeking a highly skilled Product Operations Specialist to join our team. As a Product Operations Specialist, you will play a critical role in ensuring the smooth delivery and optimization of our products.Main Responsibilities:Content Management and Operational Support: Ensure the accuracy and relevancy of...


  • Berlin, Berlin, Deutschland Talon GmbH Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly skilled Marketing Operations Specialist to join our Revenue Operations team at Talon GmbH. As a key partner to our marketing team, you will play a crucial role in improving the efficiency of our marketing activities.As a Marketing Operations Specialist, you will be responsible for managing and advising on projects,...


  • Berlin, Berlin, Deutschland Evmos Vollzeit

    About the RoleWe're seeking a highly skilled Financial Operations Specialist to join our team at Evmos. As a key member of our finance team, you'll be responsible for managing and executing monthly accounting tasks, working closely with our partner firms. Your expertise in budgeting, reporting, and payroll administration will be crucial in ensuring the...


  • Berlin, Berlin, Deutschland SAP Vollzeit

    Job SummaryWe are seeking a highly motivated and organized individual to support our project operations in the SAP Data Space in Berlin. As a Project Operations Support Specialist, you will be responsible for providing administrative support to our project team, including preparing workshops, creating templates, and monitoring task fulfillment.Key...


  • Berlin, Deutschland Tesla Vollzeit

    What to Expect As Administrative Support Specialist, you will play a pivotal role in ensuring the efficient operation of our headquarters. Your primary responsibilities will involve processing incoming digital and physical mail, routing it to internal stakeholders, and liaising with suppliers, governmental entities, and local authorities to gather further...


  • Berlin, Berlin, Deutschland Techem Vollzeit

    Job Summary:We are seeking a highly skilled and experienced Technical Operations Specialist to join our team at Techem. As a key member of our operations team, you will be responsible for ensuring the smooth operation of our technical services, including the management of our team of technicians and the coordination of our maintenance activities.Key...

  • Operations Specialist

    vor 3 Wochen


    Berlin, Berlin, Deutschland Aspire Software Vollzeit

    Operations SpecialistWe are seeking an experienced Operations Specialist to join our team at Aspire Software. As a key member of our global team, you will be responsible for managing the deployment and delivery of our software solutions.Key Responsibilities:Manage the deployment and delivery of our software solutionsBe responsible for the installation,...