Executive Assistant in Startup
vor 4 Wochen
IntroAt neural frames Website we build AI tools that help musicians and creators make stunning music videos. Our profitable, bootstrapped company is rapidly scaling our Berlin office. We're hiring a hands-on Executive Assistant & Office Manager to support our growing local team - owning onsite onboarding, office operations, and events/hackathons - working closely with the founder and our remote ops coordinator.TasksNew-hire onboarding: prepare hardware, set up accounts, office tour, keep checklists current.Office management: supplies & drinks, mail/packages, visitor handling, access/keys, small errands ("runner” tasks).Office move: Scout and evaluate new office spaces as we outgrow our current location, managing viewings and lease negotiationsEvents & hackathons: plan and run logistics (space, equipment, catering, check-in), create runbooks, do post-event wrap-ups.Calendar & travel: coordinate meetings, simple travel plans, basic meeting prep/follow-ups.Vendors: coordinate cleaners, ISP/IT visits, repairs, couriers; collect quotes and schedule.Documentation (Notion): maintain onboarding checklists, office wiki, and event SOPs.Hiring support: schedule screenings, reference checks, standard rejections, keep the pipeline tidy.Founder support: Support the founder directly with calendar management, meeting preparation, and ad-hoc strategic projectsBridge communication between our remote team members and Berlin officeRequirementsBerlin-based, available 3–5 days/week onsite; start ASAP.Proven experience as Executive Assistant, Office Manager, Team Assistant, or Event Coordinator.German C1+ and English B2+ (written & spoken).Highly reliable, discreet, organized; proactive "get-it-done” mindset and ownership.Comfortable with Google Workspace, Slack, Notion; solid with calendars/spreadsheets.Willing to handle practical/physical office tasks when needed.BenefitsDirect impact: shape how our team works and how new hires experience day one.Close to the founders: short decision paths, real responsibility.Creative environment: music × AI, energetic creator community.Flexibility & growth: 20–30 hrs/week with option to full-time; clear ownership areas.Fair compensation and modern equipment; centrally located Berlin office (that you get to choose ).ClosingJoin us at a pivotal moment as we scale from startup to the defining platform in AI music videos - where your work directly enables our rocket ship growth and shapes how the next generation of creators will make visual art. If you thrive on variety, love bringing order to creative chaos, and want to be the operational backbone of one of Europe's hottest AI companies, we need to talk.
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
Limburg an der Lahn, Deutschland PSE Personal Service Experts GmbH Vollzeit**Location**: Limburg an der Lahn **Reference number**:10000-1193349952-S PSE is a recruitment agency in Düsseldorf, which provides a portfolio of recruitment services for permanent contracts and temporary jobs to global Japanese companies. We operate across a wide range of sectors and are specialized in matching specialists and executives. Now our...
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
Limburg an der Lahn, Deutschland PSE Personal Service Experts GmbH Vollzeit**Location**: Limburg an der Lahn **Reference number**:10000-1193349952-S PSE is a recruitment agency in Düsseldorf, which provides a portfolio of recruitment services for permanent contracts and temporary jobs to global Japanese companies. We operate across a wide range of sectors and are specialized in matching specialists and executives. Now our...
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Executive & Project Assistant (m/w/d)
vor 3 Wochen
Mülheim an der Ruhr, Deutschland EDT GmbH VollzeitDieEDT GmbHmit Sitz in Mülheim ist eine Kooperation meist familiengeführter mittelständischer Großhandelsunternehmen der SHK (Sanitär/Heizung/Klima) Branche mit Schwerpunkt in Europa, aber auch Gesellschafter aus den USA und Australien gehören dazu. In Deutschland und Österreich ist die EDT GmbH durch die angeschlossenen Häuser bzw. Gesellschafter...
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Executive & Project Assistant (m/w/d)
vor 3 Wochen
Mülheim an der Ruhr, Deutschland EDT GmbH VollzeitDie EDT GmbH mit Sitz in Mülheim ist eine Kooperation meist familiengeführter mittelständischer Großhandelsunternehmen der SHK (Sanitär/Heizung/Klima) Branche mit Schwerpunkt in Europa, aber auch Gesellschafter aus den USA und Australien gehören dazu. In Deutschland und Österreich ist die EDT GmbH durch die angeschlossenen Häuser bzw. Gesellschafter...
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Executive & Project Assistant (m/w/d)
vor 3 Wochen
Mülheim an der Ruhr, Deutschland EDT GmbH VollzeitDie EDT GmbH mit Sitz in Mülheim ist eine Kooperation meist familiengeführter mittelständischer Großhandelsunternehmen der SHK (Sanitär/Heizung/Klima) Branche mit Schwerpunkt in Europa, aber auch Gesellschafter aus den USA und Australien gehören dazu. In Deutschland und Österreich ist die EDT GmbH durch die angeschlossenen Häuser bzw. Gesellschafter...
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Executive & Project Assistant (m/w/d)
vor 1 Woche
mülheim an der ruhr, Deutschland EDT GmbH VollzeitDie EDT GmbH mit Sitz in Mülheim ist eine Kooperation meist familiengeführter mittelständischer Großhandelsunternehmen der SHK (Sanitär/Heizung/Klima) Branche mit Schwerpunkt in Europa, aber auch Gesellschafter aus den USA und Australien gehören dazu. In Deutschland und Österreich ist die EDT GmbH durch die angeschlossenen Häuser bzw. Gesellschafter...
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Executive & Project Assistant (m/w/d)
vor 1 Woche
mülheim an der ruhr, Deutschland EDT GmbH VollzeitDie EDT GmbH mit Sitz in Mülheim ist eine Kooperation meist familiengeführter mittelständischer Großhandelsunternehmen der SHK (Sanitär/Heizung/Klima) Branche mit Schwerpunkt in Europa, aber auch Gesellschafter aus den USA und Australien gehören dazu. In Deutschland und Österreich ist die EDT GmbH durch die angeschlossenen Häuser bzw. Gesellschafter...
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Executive & Project Assistant (m/w/d)
vor 1 Woche
Mülheim an der Ruhr, Deutschland EDT GmbH VollzeitDie EDT GmbH mit Sitz in Mülheim ist eine Kooperation meist familiengeführter mittelständischer Großhandelsunternehmen der SHK (Sanitär/Heizung/Klima) Branche mit Schwerpunkt in Europa, aber auch Gesellschafter aus den USA und Australien gehören dazu. In Deutschland und Österreich ist die EDT GmbH durch die angeschlossenen Häuser bzw. Gesellschafter...
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Executive & Project Assistant (m/w/d)
Vor 3 Tagen
Mülheim an der Ruhr, Deutschland EDT GmbH VollzeitDie EDT GmbH mit Sitz in Mülheim ist eine Kooperation meist familiengeführter mittelständischer Großhandelsunternehmen der SHK (Sanitär/Heizung/Klima) Branche mit Schwerpunkt in Europa, aber auch Gesellschafter aus den USA und Australien gehören dazu. In Deutschland und Österreich ist die EDT GmbH durch die angeschlossenen Häuser bzw. Gesellschafter...
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Executive Assistant
Vor 3 Tagen
Heidenheim an der Brenz, Deutschland Voith Group Vollzeit**Über die Voith Group** Die Voith Group ist ein weltweit agierender Technologiekonzern. Mit seinem breiten Portfolio aus Anlagen, Produkten, Serviceleistungen und digitalen Anwendungen setzt Voith Maßstäbe in den Märkten Energie, Papier, Rohstoffe und Transport & Automotive. Gegründet 1867 ist Voith heute mit rund 20.000 Mitarbeitenden, 4,3 Milliarden...
