Office Coordinator

vor 1 Woche

Berlin, Berlin, Deutschland Wayfair Vollzeit

The Wayfair Community Experience team builds, designs and operates physical environments that attract top talent, foster collaboration, nurture employee success and promote retention.

Our vision is to provide effective, practical, and productive workplace environments that reflect Wayfair's personality and provide a home for employees to thrive.

Our teams are known to be fun, resourceful, solution-oriented, proactive, and thoughtful.


As a Facilities Associate within our EU HQ in Berlin, you will be assisting in creating a safe, welcoming and efficient environment for our employees whilst promoting Wayfair culture.

Your role will be employee facing and you will also work with a variety of vendors and visitors.

This role is onsite 5 days a week - Monday to Friday

  • Oversee our front desk agent, ensuring that this individual is consistently providing an exceptional experience for guests, employees & vendors.
  • Establish and maintain relationships with outside vendors as necessary for site maintenance; administer local contracts and maintenance agreements.
  • Proactively identify ways in which to improve our office environment and facilities management processes.
  • Support with finance and invoice processing, including vendor management and collaboration with our finance teams to ensure speedy payment of our vendors.
  • Provide support for the onboarding of new employees to the Berlin office
  • Work cross functionally with other internal and external stakeholders on day to day and events based tasks.
  • Support with the organization and administration of office health & safety programmes, including fire marshall & first aid training.
  • Support with the coordination of office events, including board meetings, corporate parties, staff giveaways etc
  • Collaborate closely with the global Community Experience team who are based in Europe, North America and Asia to leverage best practice standards across our global team.
  • Management of contracts for the Facilities Management and Janitorial Management of the building.
  • Working closely with the landlord to address any issues and resolve them in a timely manner

Requirements:

  • Minimum 2+ years of experience in office or facilities management within a fast paced environment.
  • High level of proficiency in Google Suite,with the ability to pick up new systems quickly.
  • Fluent English skills, German B2 minimum.
  • Great communication skills (written, verbal and nonverbal).
  • Organized and structured mindset.
  • Positive attitude and self motivated ("Customer first" attitude; Going the extra mile).
  • Great problem solving skills and a detailoriented work approach.
  • Ability to quickly adapt and address complex challenges in collaborative ways.
  • Can push/pull and /or lift up to 25kg

Your Profile:

  • You are someone who is driven and loves to execute on tasks.
  • You are extremely organized and detail oriented.
  • You are able to thrive in a fast paced, everchanging environment.
  • You have the ability to quickly adapt and address complex challenges in collaborative ways.
  • You are positive and self motivated ("Customer First" attitude; Going the extra mile).
  • You have a passion for workplace safety and are constantly looking for opportunities to make space more functional and safe.

Assistance for Individuals with Disabilities

Need Assistance?
- **About Wayfair Inc.

  • Empfang Und Office Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Grafton Recruitment Vollzeit

    **ab sofort in Vollzeit in Ismaning, in Münchener Raum**Grafton rekrutiert im Auftrag seiner Kunden europaweit Fach- und Führungskräfte.Für unseren international, führenden Kunden im Segment Kältetechnik, suchen wir ab sofort Unterstützung für den Empfang und im Bereich Office Koordination, für deren Büro in Ismaning in Bayern.Unser Kunde ist in...

  • Scientific Officer as project coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Federal Institute for Risk Assessment (BfR) Vollzeit

    Scientific Officer as project coordinator (f/m/d) The German Federal Institute for Risk Assessment (BfR) is the national institute which prepares expert reports and opinions on questions of food, feed and chemical safety and consumer health protection in Germany on the basis of internationally recognised scientific assessment criteria. The BfR conducts its...

  • Office Operations Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Fieldfisher Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB Vollzeit

    Fieldfisher ist eine internationale Wirtschaftskanzlei mit marktführender Praxis in den dynamischsten Sektoren der Welt. Bei uns findest Du eine einzigartige Gemeinschaft: von Hamburg über Berlin, Düsseldorf und Frankfurt am Main bis nach München – und in unseren Büros weltweit. Gemeinsam beraten wir unsere Mandant:innen klar, auf den Punkt und oft an...

  • Retail Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland CHANGE of Scandinavia Germany GmbH Vollzeit

    **Wir suchen zur Verstärkung unseres HQ-Berlin, eine/n Retail Coordinator (w/m/d).**Jeden Tag gelingt es uns, jeder Frau die Möglichkeit zu geben, außergewöhnliche Dessous bei uns zu finden - unabhängig von Körperform und -größe. Dies hat dazu geführt, dass wir Skandinaviens führende Dessous-Kette sind. In Deutschland betreiben wir aktuell 31...

  • International Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Berlin-Chemie AG Vollzeit

    Clinical Trial Coordinator (m/w/d) at BERLIN-CHEMIEBERLIN-CHEMIE, part of the Menarini-Group, is a longstanding global pharmaceutical company. Emphasizing a diverse and collaborative work environment, we are currently seeking a **Clinical Trial Coordinator** to join our International Regulatory Affairs team in Berlin.Responsibilities:Coordination of clinical...

  • HR Coordinator M/w/d)

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Job Astronauten Personalberatung GmbH Vollzeit

    **HR Coordinator m/w/d)**Standort: Berlin**Über uns**:Wir, die Job Astronauten, suchen im Auftrag eines traditionsreichen Berliner Unternehmens eine talentierte Persönlichkeit für die Rolle des HR Coordinator / Mitarbeiter Personalmanagement (m/w/d). Unser Klient stellt seit über 100 Jahren eine gesicherte Versorgung mit hocheffizienten Batterien sicher,...

  • HR Marketing Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland HR Group Vollzeit

    Die HR Group ist eine der am schnellsten wachsenden Hotelbetreibergesellschaften im deutschsprachigen Raum. Zu unserem Portfolio gehören derzeit über 145 Businesshotels in der Nähe von Messen und Flughäfen, zentral gelegene Stadthotels sowie Hotels & Resorts in beliebten Ferienregionen.Unser Hauptgeschäftsfeld besteht im Erwerb und Betrieb von...

  • Finance Operations Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Navan Vollzeit

    As a data coordinator in the European finance operations team of Navan, you will be responsible for managing hotel requests related to credit card authorizations. The tasks can be done completely remote and in a flexible working time model. A fresh, diverse team is waiting for you to drive internal processes forwardWhat You'll Do:In this position, you are...

  • Office Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Too Good To Go Vollzeit

    Bei Too Good To Go träumen wir von einer Welt, in der produziertes Essen auch wirklich auf dem Teller landet. Wir möchten alle Menschen dazu inspirieren, sich für Lebensmittelrettung einzusetzen und haben dafür eine simple Lösung parat: Unsere App verbindet Supermärkte, Bäckereien, Restaurants, Cafés, Kantinen und Hotels mit Konsument*innen, damit...

  • Supply Chain Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Salling Group Vollzeit

    Wir sind auf der Suche nach Pionieren und leidenschaftlichen Experten, die gemeinsam anstreben, das Unmögliche möglich zu machen. Wenn du denkst, dass du das Zeug dazu hast, dich unserer Mission anzuschließen und die Zukunft von Netto zu gestalten, dann warte nicht länger. Mache den ersten Schritt und bewirb dich als **Supply Chain Coordinator **(m/w/d)...

  • Courier Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Lieferando Vollzeit

    Du bist ein echtes Organisations- und Kommunikationstalent? Menschen zu unterstützen ist Deine Leidenschaft und Du hast Interesse am Bereich Operations und Logistik? Dann lies weiter**Unsere Geschichte (die Kurzversion)**Ob Du uns als Lieferando oder einfach als "diese orangene Food-App" kennst, Hunderttausende von Feinschmecker:innen im gesamten Land und...

  • Marketing Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Leonardo Royal Berlin Alexanderplatz Vollzeit

    **Über uns**:Leonardo Hotels ist für die Zukunft als langfristig sicherer Arbeitgeber gut aufgestellt und auf der Suche nach Persönlichkeiten Unser Motto #**BEYOURSELF** leben wir. Konformität, strikte Vorschriften und starre Regeln sind bei uns längst Geschichte. Was bei uns zählt ist Deine Persönlichkeit. Niemand muss sich für uns verstecken oder...

  • Office Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland STÜBER SYSTEMS GmbH Vollzeit

    STÜBER SYSTEMS entwickelt und vertreibt Software für die Bereiche Education Management, Digital Signage und Geräte-Management. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen vielseitigen und dynamischen in Vollzeit für unser Büro in Berlin-Pankow. Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre in einem inhabergeführten Familienunternehmen mit der gegenseitigen...

  • Supply Chain Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Netto ApS & Co Vollzeit

    **Arbeitsplatz**- Siemensdamm , 13627 Berlin**Arbeitsstunden**- 37**Ab**- 1. Mai 2024Wir sind auf der Suche nach Pionieren und leidenschaftlichen Experten, die gemeinsam anstreben, das Unmögliche möglich zu machen. Wenn du denkst, dass du das Zeug dazu hast, dich unserer Mission anzuschließen und die Zukunft von Netto zu gestalten, dann warte nicht...

  • Lokal Marketing Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland AURUM FIT Vollzeit

    Als eines der schnellst wachsenden Fitness Franchiseunternehmen Europas legen wir Wert darauf, Awareness für das AURUM Training zu schaffen und AURUM Franchisees zu den erfolgreichsten Marketeers in ihrer Stadt zu machen. Werde Teil des AURUM Teams in deiner Rolle als Local Marketing Coordinator und wachse mit uns zum stärksten Unternehmen im Bereich...

  • Coordinator Sales Support

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Storck Vollzeit

    Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir befristet für 2 Jahre für den Bereich Planung der STORCK DEUTSCHLAND KG am Standort Berlin einen fachlich und menschlich überzeugenden**Coordinator Sales Support (m/w/d) in der Vertriebs- und Absatzplanung**:**Arbeitsort**:**Berlin**:**Arbeitsbereich**:**Vertrieb**:**Beginn**:**ab sofort**:- Stellenbeschreibung-...

  • Systems and Database Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland TFE Hotels Vollzeit

    Kühler Kopf im Systems und Database Support gesuchtSelbst in schwierigen Situationen behältst du die Ruhe und arbeitest lösungsorientiert?Deine herausragenden Skills sind Zuhören, Analysieren, Optimieren und andere Schulen?Bring deine gesammelten Erfahrungen aus der Hotel Operations in unser Systems Support und Database Team ein und gehe den nächsten...

  • Accommodation, Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland DOSB Vollzeit

    **W W W. B E R L I N O R G **1**"Accommodation, Coordinator" (m/w/d)**Du suchst eine neue Herausforderung, in der du unsere Gesellschaft aktiv mitgestaltenkannst? Dann bist du bei uns genau richtig. Wir - das Lokale Organisationskomitee(LOC) der Special Olympics World Games Berlin suchen Menschen wie DichGemeinsam mit Dir wollen wir die Sichtbarkeit und...

  • Staffing Coordinator

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland d-fine Vollzeit

    Staffing Coordinator (m/w/d) Vertragslaufzeit: unbefristet Arbeitszeit: Vollzeit Einsatzort: Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, München, remote Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1. Expertinnen und Experten. Wir sind mit elf Standorten...

  • HR Coordinator, Emea

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland NinjaOne, LLC Vollzeit

    About the RoleWe are looking for an HR and People Coordinator to join our NinjaOne HR team. This person will perform a broad range of human resources activities and will serve as an integral contributor to support the growth and operations of the company. This coordinator will be the first point of contact to assist employees in HR related inquiries...