Sekretär:in

Ihre Aufgaben:

Allgemeine und fachbereichsspezifische Verwaltungsaufgaben

Assistenz- und Vorzimmertätigkeiten im Dekanat, Termin- und Raumkoordinierung im Fachbereich (v. a. Raumplan, aber auch Unterstützung z.B. Stundenplanung, Prüfungsplanung), Präsenz während der Sprechstunden Postbearbeitung, Aktualisierung von Aushängen (analog und digital), Vorbereitung und Begleitung von Fachbereichs- und Dekanatssitzungen, Projektsitzungen sowie weiteren Sitzungen, Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen, Tagungen, Sommerschulen, Protokollführung, Versorgung der Gäste Bearbeitung von Anfragen von Studierenden, Honorarkräften, Besuchern usw. Verwaltung der Schlüssel, Verwaltung des Lagers (Bürobedarf), Archivverwaltung Verwaltung der Wahlpflichtfächer und der studentischen Tutorien pro Semester und Studiengang Koordinierung und Unterstützung bei Renovierungs-, Beräumungs- und Entsorgungsvorgängen

Vorbereitung von Personal- und Honorarangelegenheiten

Begleitung der Einstellung und/oder Verabschiedung von (Projekt-)Mitarbeitern Zusammenstellen von Unterlagen für die Arbeitsverträge der studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte sowie Praktikanten und für die Lehrbeauftragten, dabei enge Zusammenarbeit mit dem Bereich Personal, Koordination zwischen den Beteiligten Unterstützung bei der Organisation und Abrechnung von Gastvorträgen Organisation und Unterstützung der Stundenabrechnungen von Lehrkräften und studentischen Mitarbeitern, Praktikantenverwaltung

Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen und Rechnungen

Beschaffung und Ausgabe des Büromaterials, Unterstützung bei Bestellungen, Inventarisierung bzw. ständige Aktualisierung der Inventarlisten, Durchführung von Inventuren

Haushalts- und Drittmittelbearbeitung

Unterstützung bei den Drittmittelaktivitäten des Fachbereichs: Dokumentation der Drittmittelanzeigen und Zuwendungsbescheide des Fachbereichs Unterstützung Beantragung Exkursionen und Exkursionsmittel

Ihr Profil:

abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kommunikationskauffrau/Kommunikations-kaufmann oder eine gleichwertige kaufmännische Ausbildung sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich, gute Englischkenntnisse (und ggf. weitere Sprachen) wünschenswert umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, E-Mail) Verantwortungsbewusstsein und ein sehr gut ausgeprägtes Organisationstalent ausgeprägte Service- und Dienstleistungsbereitschaft Kommunikations- und Teamfähigkeit, Selbstständigkeit, Belastbarkeit interkulturelle Kompetenzen Kenntnisse von Hochschulstrukturen und Netzwerken vorteilhaft

---