Office Secretary

The Office Secretary (m/f/d) will be a highly motivated individual who will be a key member of the team in our Innovation and Product Development office (IPG).  Working in our new, purpose built office in Augsburg , you will be the first point of contact for visitors to the office and for office staff, be involved in arranging   internal and external events, supporting the IPG team with administration and secretarial tasks and other ad hoc tasks as required .  

TASKS AND RESPONSIBILITIES:

• Managing and carrying out tasks in the reception area, e.g. greeting and assisting visitors, booking and hosting meeting rooms and processing deliveries   

• First point of contact for all office matters, e.g. sending parcels, ordering office supplies, processing invoices   
• First point of contact for our property management on all matters relating to the building and other service providers   
• Central point of contact for colleagues with administrative questions   
• Efficient administration and organization of everyday office life   
• Management of e-mail traffic and internal and external telephone communication  
• Support with  organi sing , coordina ting and implement ing  internal and external events    
• Organi sing and booking business trips ,  including travel expense accounting   
• Managing an efficient and well-organized filing system  
• Carrying out ad hoc tasks as required

EXPERIENCE AND QUALIFICATIONS:

• Completed commercial apprenticeship, e.g. as an office management assistant  
• Experience in office management  
• Experienced handling of MS Office programs and modern communication tools  
• Confident written and spoken German and English skills  
• Excellent communication skills and the ability to work in a team  
• Organizational talent with hands on-mentality  
• Very good time management and the ability to prioritize  

• Solution oriented  
•  Flexibility and resilience  
• Enjoy working with people & have a strong service mindset  

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STANDORT: Augsburg, Deutschland

Diese Stelle ist in Tei l zeit zu besetzen , 20 Stunden pro Woche ( idealerweise 4 Tage pro Woche vormittags )    

DIE ROLLE:

Als Office Secretary wirst du ein wichtiges Mitglied des Teams in unserem Büro für Innovation und Produktentwicklung (IPG) sein.  In unseren neuen, zweckmäßig eingerichteten Büroräumen in Augsburg w irst Du     erster Ansprechpartner für Besucherund Mitarbeiter/ sein , interne und externe Veranstaltungen organisieren bei allen bürobezogenen Aufgaben unterstützen sowie bei Bedarf weitere Ad-hoc-Aufgaben übernehmen .  

AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN:

• Verwaltung des Empfangsbereich s , , z. B. die Begrüßung und Betreuung von Besuchern und das Buchen und Bewirten von Besprechungsräumen    
• Erster Ansprechpartner für sämtliche Büroangelegenheiten, z. B, Versand von Paketen, Bestellung von Büromaterial, Bearbeiten von Rechnungen  
• Erster Kontakt zu unserer Hausverwaltung zu allen Themen rund ums Gebäude sowie weiteren Dienstleistern  
• Zentraler Ansprechpartner für die Kollegen bei administrativen F ragen  
• Effiziente Verwaltung und Organisation des Büro alltags  
• Verwaltung des E-Mail-Verkehrs und der telefonischen Kommunikation intern und extern   
• Unterstützung bei der Organisation , Koordination und Durchführung von internen und externen Events   

• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung  
• Führung eines gut organisierten Ablagesystems  
• Erledigen von Ad - hoc- Aufgaben

  ERFAHRUNG UND QUALIFIKATIONEN :  

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung , z. B. als Kauffrau /- mann für Büromanagement o . ä.   
• Beruf se rfahrung im Sekretariat/Office Management  
• Routinierter Umgang mit MS-Office Programmen und modernen Kommunikationsmitteln  
• Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift  
•   Ausgesprägte Kommunikations - und Team fähigkei  
• Organisationstalent mit Hands on- Mentalität  

• Sehr gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit zu Priorisieren Lösungsorientiert es Arbeiten  
• Flexib ilität und Belastbarkeit  
• Freude am Umgang mit Menschen & einen ausgeprägten Service-Gedanken