BÜROLEITUNG (m/w/d)

vor 3 Wochen

Berlin, Deutschland PLAJER + FRANZ Vollzeit

PLAJER + FRANZ ist ein international arbeitendes büro für markenarchitektur, architektur und innenarchitektur mit projekten wie hotel- und resortplanung, luxuswohnanlagen und ganzheitliche konzeptionen im retailbereich. mit kunden wie strauss, bmw, mini, porsche und galeries lafayette bietet PLAJER + FRANZ ein weites kreativfeld für seine mitarbeiter.

zur verstärkung des teams suchen wir ab sofort in vollzeit:

BÜROLEITUNG (m/w/d), fließende deutschkenntnisse in wort und schrift

Aufgaben

organisations- und strukturverbesserung

  • analyse der bestehenden büroabläufe und identifikation von verbesserungspotenzialen für effizientere strukturen und abläufe.
  • entwicklung und implementierung einer übersichtlichen bürostruktur, die verantwortlichkeiten und arbeitsabläufe klar definiert.
  • einführung eines digitalen dokumenten- und projektmanagement-systems zur besseren nachverfolgbarkeit von projekten und aufgaben.

delegation und arbeitsverteilung

  • enge zusammenarbeit mit der office managerin und dem sekretariat, um aufgaben effektiv zu verteilen und die arbeitslast gleichmäßig zu steuern.
  • unterstützung bei der definition von rollen und verantwortlichkeiten innerhalb des büros, um sicherzustellen, dass alle teammitglieder ihre stärken optimal nutzen.
  • sicherstellung, dass die kommunikation und die aufgabendelegation klar und effizient zwischen den verschiedenen teams und abteilungen erfolgen.

projektmanagement und unterstützung der architekturabteilung

  • unterstützung der architekten bei administrativen aufgaben, damit sie sich auf die projektentwicklung konzentrieren können.
  • entwicklung eines kontrollsystems zur überwachung des fortschritts und der termineinhaltung von projekten.
  • teilnahme an projekt- und team-meetings, um über den fortschritt informiert zu bleiben und rechtzeitig organisatorische unterstützung zu bieten.

kommunikationsmanagement

  • aufbau eines effektiven kommunikationssystems zwischen büro-, architektur- und managementteam, um sicherzustellen, dass informationen schnell und präzise weitergegeben werden.
  • organisation und moderation von regelmäßigen bürobesprechungen und statusupdates, um transparenz zu fördern und die mitarbeiter auf dem laufenden zu halten.

verwaltung von ressourcen und budgetierung

  • verwaltung und überwachung des bürobudgets in zusammenarbeit mit der buchhaltung, einschließlich bürobedarf, technologie und externen dienstleistungen.
  • optimierung der ressourcenverteilung, um unnötige ausgaben zu minimieren und das budget effizient zu nutzen.
  • bewertung und auswahl von bürolieferanten und dienstleistern zur sicherstellung eines kostenbewussten einkaufs.

einarbeitung und schulung neuer mitarbeiter

  • unterstützung bei der rekrutierung und einarbeitung neuer mitarbeiter durch die einführung in die bürostruktur, richtlinien und systeme.
  • organisation von weiterbildungsmaßnahmen und schulungen für bestehende mitarbeiter zur steigerung der effizienz und anpassung an neue systeme.

qualitätskontrolle und prozessoptimierung

  • etablierung von standards und prozessen zur sicherstellung der qualität der büroabläufe und einhaltung aller relevanten gesetzlichen vorgaben.
  • regelmäßige überprüfung der büroprozesse und kontinuierliche verbesserung der abläufe in zusammenarbeit mit dem gesamten team.
  • einführung von feedbackmechanismen, um verbesserungsvorschläge von mitarbeitern zu sammeln und in die büroorganisation einzubringen.

unterstützung bei der personalplanung und mitarbeitermotivation

  • enge zusammenarbeit mit der geschäftsführung bei der planung von personalbedarf und teamzusammenstellung.
  • entwicklung von maßnahmen zur steigerung der mitarbeitermotivation und schaffung eines positiven arbeitsumfelds.
  • förderung des teamgeistes durch die organisation von teamevents und -aktivitäten, um die zusammenarbeit und das wohlbefinden der mitarbeiter zu fördern.

einhaltung von compliance und sicherheitsvorschriften

  • sicherstellung, dass alle büroabläufe den geltenden arbeits-, datenschutz- und sicherheitsvorschriften entsprechen.
  • durchführung von regelmäßigen sicherheitsüberprüfungen und organisation von schulungen, um sicherzustellen, dass das gesamte team mit den vorschriften vertraut ist.

vertretung der geschäftsleitung in organisatorischen belangen

  • unterstützung der geschäftsführung bei der operativen leitung des büros und der strategischen planung.
  • teilnahme an meetings mit externen partnern und vertretung der interessen des büros in organisatorischen und administrativen angelegenheiten.
Qualifikation
  • bauingenieurstudium oder architekturstudium.
  • du hast mindestens 5 jahre erfahrung in der leitung von bau-projekten mit realitätsfestem umsetzungswissen.
  • tools wie jira und MS-project sind dir nicht fremd.
  • offen und aufgeschlossen gegenüber neuen herangehensweisen.
  • fließende deutschkenntnisse in wort und schrift
  • teamlead für 20 personen
Benefits
  • EGYM wellpass mitgliedschaft
  • täglisch frisches obst und den besten kaffee am kottbusser tor
  • zwei mitarbeiterfeiern im jahr
  • teamkollegen, die gern auch mal für das ganze team kochen
  • eigenverantwortliche tätigkeit und handlungsspielräume, auch über den projektplan hinaus.
  • flache hierarchien, familiäres und kollegiales arbeitsklima am standort.
  • moderne arbeitswelt und arbeitsausstattung sowie auf die persönliche situation ausgerichtete arbeitszeitlösungen.
  • eine unternehmenskultur mit dem bewusstsein, dass das kapital in den köpfen der mitarbeiter steckt.

unsere neuesten awards:

  • German Design Award excellent architecture WINNER – Alea Resort Hideaway
  • ICONIC award interior corporate WINNER - Engelbert Strauss CI Factory
  • BIG SEE interior design award – Luxury Square New International Airport Istanbul
  • IDA award commercial interior designs - Luxury Square New International Airport Istanbul
  • ICONIC award interior architecture WINNER - Galeries Lafayette Istanbul
  • RDI retail design institute award WINNER - Galeries Lafayette Istanbul
  • RDI retail design institute award INNOVATION LIGHTING - Galeries Lafayette Istanbul
  • A´design award - Engelbert Strauss Workwear Oberhausen
  • IDA design award HONORABLE MENTION - A Space Berlin

folge uns auf instagram @plajerfranz, um mehr über unsere aktuellen projekte zu erfahren.

du bist genau der/ die richtige person? dann freuen wir uns auf deine vollständigen bewerbungsunterlagen (arbeitsproben, gehaltsvorstellung, möglicher eintrittstermin). sende uns deine bewerbung aus nachhaltigkeitsgründen bitte ausschließlich per e-mail (max. 15 MB) als PDF (kein download link).



PLAJER + FRANZ ist eine international agierende agentur für intelligente markenarchitektur. wir bieten design konzepte, retail design, interior design und architektur für den retail bereich, büros, messen, die automobil branche, sowie hotels und restaurants. unser service umfasst die entwicklung von CI, konzept design, roll-out betreuung und unterstützung bei grafik design und marketing.

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  • Kaufmännische Büroleitung

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    Berlin, Deutschland LaserAnimation Sollinger GmbH Vollzeit

    Wir stellen ein! **Kaufmännische Büroleitung (w/m/d)** Seit über 35 Jahren steht LaserAnimation Sollinger für höchste Präzision, Zuverlässigkeit und Qualität in der Showlasertechnik. Wir entwickeln und produzieren Lasersysteme und -steuerungen für unterschiedlichste Laser - und Multimedia-Anwendungen und legen dabei größten Wert auf die...

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    Berlin, Deutschland Drachenreiter gGmbH Vollzeit

    **Warum wir?**: Wir suchen Sie als Personaler, stellvertretende Büroleitung (m/w/d) für unsere Geschäftsstelle in Berlin-Weissensee. Sie sind erfahren im Bereich Personalwesen und/oder haben Interesse die Verantwortung als stellvertretende Büroleitung zu übernehmen (mit anteiligen Aufgaben im allgemeinen Büromanagement oder Personalwesen). Es ist im...

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