Sachbearbeiter Sitzungsdienst

Anforderungsprofil

1. Erforderlich sind:

die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, der abgeschlossene Fortbildungslehrgang I (FL I) oder der Abschluss als Verwaltungsbetriebswirt/-in (VWA) bzw. Betriebswirt/-in (VWA) Fahrerlaubnis Klasse B (bitte Nachweis beifügen)

2. Wünschenswert sind:

anwendungsbereite Kenntnisse zum Verwaltungsaufbau und den politischen Gremien gefestigte Kenntnisse der DIN 5008 sowie Sicherheit in Orthographie und Grammatik sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und mit der fachspezifischen DV-Programm KSD die Fähigkeit Sachverhalte aus Sitzungen präzise zu protokollieren sowie ein gutes schriftliches Ausdrucksvermögen qualitativ hochwertige und verwertbare Arbeitsergebnisse sowie eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative eine gute Auffassungsgabe, eine flexible Denkweise sowie ein sicheres, freundliches und korrektes Auftreten und eine teamorientierte Verhaltensweise ein ausgeprägtes Maß an Flexibilität, Gewissenhaftigkeit und Eigenverantwortung sowie die Bereitschaft zur Arbeit auch über die normale Rahmendienstzeit hinaus

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.

Aufgabengebiet

1. Die Geschäftsführung des Sitzungsdienstes gemäß Geschäftsverteilungsplan, insbesondere:

Erstellung, Weiterleitung und Koordinierung von Drucksachen im KSD-Programm Vorbereitung von Sitzungen, Erstellen von Einladungen und Festsetzung der jeweiligen Tagesordnungen in Abstimmung mit dem zuständigen Referenten und Vorsitzenden des Gremiums sowie Bereitstellen der Sitzungsunterlagen

2. Begleitung der Sitzungsdurchführung und Nachbereitung der Sitzung, insbesondere:

Formulieren von Festlegungs- und Wortprotokollen, insbesondere die Selektion von entscheidungsrelevanten Beratungsinhalten Auslösung, Überwachung und Kontrolle von Beschlüssen und Festlegungen aus Gremien Vorbereitung der Veröffentlichung von Niederschriften, Tagesordnungen, Beschlüssen und Satzungen

3. Abrechnung des Sitzungsgeldes für Ausschuss-, Stadtrats- und Fraktionssitzungen

4. Wahrnehmung von Sonderaufgaben nach Weisung

Wir bieten

eine intensive Unterstützung bei der Einarbeitung 30 Tage Erholungsurlaub vermögenswirksame Leistungen ein ermäßigtes Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr (Job-Ticket) Bildungsfreistellung gemäß Thüringer Bildungsfreistellungsgesetz Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten gesundheitsfördernde und gesundheitserhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements

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