Projektassistenz Softwareeinführung

vor 3 Wochen

Berlin, Deutschland Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH Vollzeit
Unternehmen

Für drei impulsgebende Kulturinstitutionen bildet die KBB - Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH - das gemeinsame Fundament: die Internationalen Filmfestspiele Berlin, das Haus der Kulturen der Welt und die Berliner Festspiele mit dem Festivalhaus und ihrem Ausstellungshaus, dem Gropius Bau.

Die Internationalen Filmfestspiele Berlin (IFB) sind das wichtigste Kulturereignis der Stadt, eines der angesehensten Events der internationalen Filmindustrie und zugleich das größte Publikumsfestival der Welt.

Die IFB sind in Begriff, eine neue Festival-Verwaltungssoftware mit dem Projektnamen BerlinalX einzuführen. Diese Software werden alle Berlinale-Mitarbeiter*innen in Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Festivals nutzen. 

Für den Rollout der neuen Software sucht das Festival-IT-Team der Berlinale zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, zuverlässige und selbstständige Persönlichkeit mit exzellentem Organisationstalent als 

Projektassistenz Softwareeinführung (m/w/d)
  • Berlin
  • Vollzeit
Aufgaben

  • Projektterminkoordination, Information zu und Abstimmung von mehreren unterschiedlichen Timelines im Festival mit allen Abteilungen und Sektionen inkl. Überwachung des Projektfortschritts sowie von Projektdeadlines und Meilensteinen. 

  • Organisation und Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen

  • Zusammenstellung von Unterlagen, Erstellung von Präsentationen und Protokollen

  • Assistenz bei Budget- und Projektcontrolling, Datenbankpflege sowie allgemeine Büroorganisation und Dokumentenverwaltung

  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Aufträgen und Vergaben sowie Einholen, Zusammenstellen und Auswerten von Angeboten

  • Unterstützung bei der Erstellung und Korrektur von Schulungs-, Einführungsmaterialien, User Storys und Prozessdiagrammen

  • Durchführung von Recherchen, Zusammenstellen von Hintergrundinformationen, Dokumentation von Diskussionsständen und Arbeitsergebnissen.

  • Bearbeitung und Einordnung von Post-Eingängen und Ablagen sowie Telefonaten

  • Interne und externe Korrespondenz in organisatorischen Belangen

Anforderungen

  • Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation 

  • Einschlägige Berufserfahrung in der Assistenz bzw. dem Büromanagement

  • Hohe Kunden- und Serviceorientierung mit professioneller, zugewandter Kommunikation in Wort und Schrift

  • Spaß an und Talent für organisatorische Aufgaben mit einem Blick für Details

  • Engagierte, strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise

  • Erfahrung in der Zusammenarbeit innerhalb eines agilen Teams

  • Berufserfahrungen mit vergleichbaren Aufgaben im Kulturbereich

  • Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

  • Erste Erfahrungen in der Arbeit mit Ticket- und Wiki-Systemen (z.B. Jira/Confluence) wünschenswert

  • Sprachkenntnisse Deutsch (Level C2) und Englisch (Level B2) gemäß GER 

Wir bieten

  • Ein vielseitiges Aufgabenfeld in einem sehr dynamischen Team einer impulsgebenden Kulturinstitution

  • Eine Bezahlung nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD E7) 

  • Zusätzliche Altersvorsorge (VBL) 

  • Wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden

  • Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit nach Absprache

  • 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche

  • Zusätzlicher freier Tag an Heiligabend und Silvester

  • Förderung der Gesundheit und Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen durch Veranstaltungen, Seminare und Fortbildungen

  • Vergünstigte Veranstaltungstickets für Programmveranstaltungen der KBB GmbH

  • Vergünstigungen beim Jobticket öffentlicher Nahverkehr

Interesse geweckt?

Deine vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, ggfs. Referenzen) reiche bitte bis 14.04. ausschließlich über den folgenden Link ein:

Für inhaltliche Fragen steht Dir Tobias Oliev unter gerne zur Verfügung. 

Erfüllst Du nicht jede einzelne gewünschte Anforderung? Wir möchten Dich ermutigen, dich trotzdem zu bewerben. Vielleicht bist Du genau der/die richtige Kandidat*in für diese Position.

Die KBB setzt sich für Diversität und Inklusion in unseren Teams ein. Bewerbungen von Menschen mit Angabe einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. 

Wir können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstanden sind, nicht erstatten. Wir bitten um Dein Verständnis.

Bei weiteren Fragen laden wir Dich ganz herzlich zu unserer Stellenangebote-Webseite ein, wo Du viele nützlichen Informationen, u.a. zu unserem Bewerbungsprozess und der Handhabung von Diversität und Inklusion sowie der Datenschutzbestimmungen in der KBB GmbH finden kannst:

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung

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Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH
Schöneberger Straße 15 • Berlin