Chefarztsekretärin oder Chefarztsekretär

Chefarztsekretärin oder Chefarztsekretär (d/w/m) Kinderherzchirurgie DHZC: Charité

Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité

Seit dem 1. Januar 2023 sind die herzmedizinischen Einrichtungen der Charité – Universitätsmedizin Berlin und des ehemaligen Deutschen Herzzentrums Berlin (DHZB) eine Einheit. Im Deutschen Herzzentrum der Charité (DHZC) bündeln wir unsere Kompetenzen, um ein international führendes Herzzentrum zu etablieren, das neue Maßstäbe in der Versorgung der Patientinnen und Patienten, Forschung und Lehre, Infrastruktur sowie Logistik setzen, ein attraktives Arbeitsumfeld schaffen und moderne Entwicklungsperspektiven bieten wird. Das DHZC umfasst insgesamt acht Kliniken und Institute mit rund 2.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und verfügt über rund 470 Betten.

Wir stehen ein. Für jeden Herzschlag.

Die Klinik Chirurgie Angeborener Herzfehler - Kinderherzchirurgie am DHZC unter Leitung von Herrn Prof. Dr. med. Joachim Photiadis zählt zu den führenden Kliniken in Deutschland und Europa. Wir behandeln jährlich cirka 700 Kinder und Erwachsene mit angeborenen Herzfehlern. Mit Ihrer Arbeit leisten Sie jeden Tag einen wertvollen Beitrag in der Koordination und Betreuung von Eltern und Kindern und tragen damit auch einen wichtigen Teil am Gesundungsprozess vieler kleiner und großer Kämpferinnen und Kämpfer mit angeborenen Herzfehlern in unserer Klinik. Unsere tägliche Arbeit ist geprägt von guter und wertschätzender Kommunikation, flachen Hierarchien und kollegialer Zusammenarbeit mit interdisziplinären Klinikteams. Nach einer guten Einarbeitung haben Sie Gelegenheit, sich aktiv einzubringen, anzupacken und sich sowie die Abläufe im Team weiterzuentwickeln. Wir freuen uns auf Sie

Die Stelle im Überblick

Sie organisieren gemeinsam mit den Direktionsassistentinnen und -assistenten das Sekretariat des Klinikdirektors. Zudem koordinieren Sie in Absprache mit dem Team das stationäre Einbestellungs- und Entlassmanagement und die Erstellung des OP-Plans.

Darüber hinaus sind Sie zuständig für die

• Korrespondenz des Klinikdirektors in deutscher und englischer Sprache
• Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen
• Organisation und Koordination von Terminen
• Organisation und Erstbetreuung von Famulaturen und Hospitationen
• Sicherstellung des professionellen Kontakts mit Einweisenden, Patientinnen und Patienten sowie deren Angehörigen

Danach suchen wir

Teamarbeit ist Ihre Stärke und Sie gehen mit Freude und Motivation an die beschriebenen Aufgabenfelder, verfügen über eine abgeschlossene, dreijährige kaufmännische Berufsausbildung und idealerweise zusätzliche Weiterbildungen im Büromanagement. Zudem arbeiten Sie in hohem Maße zuverlässig und eigenständig, sind lern- und leistungsbereit sowie belastbar. Darüber hinaus

• bringen Sie Erfahrung im Sekretariatsmanagement (idealerweise im Gesundheitswesen) inkl. eines effektiven Terminmanagements mit und sind flexibel in der Bearbeitung unterschiedlicher Aufgabenfelder
• kommunizieren Sie hervorragend in der deutschen sowie gut in der englischen Sprache (in Wort und Schrift) und sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
• treten Sie im internen und externen Kontakt - auch in Ausnahmesituationen - freundlich, verbindlich und serviceorientiert sowie vor allem im Umgang mit unseren Patientinnen, Patienten und deren Angehörigen empathisch auf
• sind Sie bereit, nach der Einarbeitung vorwiegend von Montag bis Freitag in der Zeit von 12:30 Uhr bis 16:30 Uhr zu arbeiten
• können wir auf Ihre präzise und analytische Arbeitsweise, überdurchschnittliches Verantwortungsbewusstsein sowie Organisationsvermögen und Zeitmanagement zählen - Loyalität und Diskretion im Umgang mit den sensiblen Daten sind für Sie dabei selbstverständlich

Das bringt die Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
• Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert
• Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen: Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E7 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
• Die Position ist in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden zu besetzen
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am 14.03.2024
• Kennziffer: 2453

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