Institutsleitungs- und Abteilungsassistenz

Zu Ihren Tätigkeiten gehören insbesondere:

• Die eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des Sekretariats
• Administrative und organisatorische Assistenz der Institutsleitung bzw. der Abteilungsleitung 
• Planung und Organisation von Dienstreisen, Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Erarbeitung und Weiterentwicklung von abteilungsinternen Arbeits- und Organisationsprozessen
• Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Abteilungsleitung, Projektleitung, externen und internen Ansprechpartnern sowie Service-Abteilungen
• Unterstützung bei projektbezogenen und sonstigen Anträgen
• Vorbereitung und Begleitung von Personalangelegenheiten (vom Recruiting über die Einstellung und vom Onboarding bis zum Austritt)

Was Sie mitbringen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und verfügen bereits über einschlägige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabenfeld.
• Sie besitzen die Fähigkeit, selbstständig Texte in deutscher und englischer Sprache zu formulieren und sind kommunikationssicher in beiden Sprachen
• Sie haben die Bereitschaft sich in neue Themenkomplexe einzuarbeiten
• Sie zeichnen sich durch eine hohe Dienstleistungsorientierung, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit aus
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein freundliches und souveränes Auftreten runden Ihr Profil ab
• Mit den gängigen MS Office-Anwendungen gehen Sie routiniert um und haben Erfahrung in der Nutzung gängiger virtueller Meeting-Tools (z.B. MS-Teams)

Wir freuen uns, wenn Sie bereits Berufserfahrung in öffentlichen Verwaltungen, Institutionen oder im universitären Umfeld gesammelt haben. 

Was Sie erwarten können

• Raum für eigenverantwortliches und kreatives Mitgestalten
• Eine offene, freundliche und kooperative Arbeitsatmosphäre in einem international geprägten Arbeitsumfeld
• Entwicklungsmöglichkeiten durch Weiterbildungsangebote (Softskill-Trainings, fachliche Fortbildungen etc.)
• Flexible Arbeitszeit-Modelle, Gleitzeit, Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten ist zeitweise möglich
• Ein moderner, exzellent ausgestatteter Arbeitsplatz
• Eine angenehme Arbeitsumgebung sowohl auf dem Fraunhofer Campus in Sankt Augustin Birlinghoven als auch auf dem Campus Poppelsdorf der Universität Bonn
• Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf – Wir wissen, dass manchmal die Familie Vorrang hat und leben eine familienfreundliche Kultur
• Zusätzliche Benefits: 30 Tage Jahresurlaub, betriebliche Altersvorsorge, attraktive Sport- und Gesundheitsangebote sowie Zugang zu einem vergünstigten Deutschland-Jobticket

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität.  Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.