Assistenz der Geschäftsführung

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)Willkommen bei der Black Forest Medical GroupDu hast Freude am Umgang mit Menschen, organisierst gerne und packst tatkräftig mit an? Wir suchen Verstärkung in Freiburg – eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unser Team unterstützt. Bei uns erwartet dich ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz in einem freundlichen Team. Du bist die erste Ansprechperson für Gäste und Kolleg*innen, sorgst für einen professionellen Empfang und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsführung in organisatorischen Fragen. So übernimmst du eine wichtige Rolle im täglichen Miteinander und gestaltest aktiv unseren Büroalltag mit.Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)DEINE AUFGABENBegrüßung von Gästen und Information von Ansprechpartnern, Verwaltung von Zutrittskarten für GästeKoordination von Meetingräumen inkl. BewirtungTelefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von TelefonatenBearbeitung eingehender E-Mails (allgemeines Firmenpostfach)Organisation und Verteilung der Eingangspost / AusgangspostVerantwortung für die allgemeine Ordnung & Sauberkeit in allgemein genutzten Räumen (Meetingräume, Kantine, Flure)Unterstützung bei internen EventsUnterstützung bei internen Kommunikationsmaßnahmen (z.B. Rundmails)Organisation diverser Bürobedarf/-materialien (Überwachung, Bestellung, Verteilung)Vertragsverwaltung: Ablage und Archivierung von Verträgen der GeschäftsführungVertretung von Verwaltungs- und Administrationsaufgaben bei Abwesenheiten VertriebsassistenzOrganisatorische Unterstützung der GeschäftsführungTerminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und GeschäftsreisenKalenderführung: Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, Priorisierung von TerminenReiseplanung: Buchung von Flügen, Hotels und Transfers sowie Erstellung von Reiseunterlagen, ReisekostenabrechnungBüroorganisation: Strukturierung von Abläufen, Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz derGeschäftsführung, insb. papierloses Office (Scan & Ablage von Dokumenten)E-Mail- und Telefonmanagement: Entlastung der Geschäftsführung durch Vorselektion und Beantwortung von AnfragenSchnittstelle: Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern koordinierenVertretung: In bestimmten Situationen Entscheidungen im Namen der Geschäftsführung treffenVertrauliche Aufgaben: Umgang mit sensiblen Informationen und DokumentenPotenzial- / EntwicklungsaufgabenErstellung von Schriftstücken für die Geschäftsführung: Briefe, Berichte, Präsentationen und Protokolle verfassen (PPT, Excel, Word, OneNote)Vorbereitung & Durchführung von Meetings für die Geschäftsführung: Unterstützung bei Reden, Präsentationen für Meetings, ProtokollführungProjektunterstützung für die Geschäftsführung: Mitarbeit bei strategischen Projekten und Nachverfolgung von AufgabenBudgetüberwachung (Executive Budget): Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und KostenstellenverwaltungPlanung & Nachverfolgung von Entscheidungen der Geschäftsführung: Sicherstellen, dass Beschlüsse umgesetzt werdenDEIN PROFILFreundliches, serviceorientiertes AuftretenOrganisationstalent und ZuverlässigkeitSicherer Umgang mit Telefon & MS Office von VorteilErste Erfahrung im Assistenz-, Empfangs- oder Office-Bereich wünschenswert, aber kein MussDAS BIETEN WIREinen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit VerantwortungEin kollegiales und wertschätzendes UmfeldFlexible BeschäftigungsmöglichkeitenSport- und Yoga-MöglichkeitenInteressiert?Dann bewirb Dich jetzt bei uns für den Job in Freiburg, mit Angaben des frühestmöglichen Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung.Wir freuen uns auf DichWir bieten Kopfhalterungs- und Retraktorlösungen, welche Neurochirurgen und ihren Teams helfen, Operationen sicher und effizient durchzuführen. Als erfolgreiches, global agierendes und professionell geführtes Familienunternehmen in der Medizintechnik leisten wir an unserem Standort in Freiburg einen wichtigen Beitrag. Es erwartet Dich eine flache Hierarchie mit kurzen Entscheidungswegen. Als Mitglied des Black Forest Medical Teams bearbeitest Du spannende Aufgaben, denen Du Dich zusammen mit netten und engagierten KollegInnen in einer interessanten, zukunftsorientierten Branche stellst. Große Gestaltungsspielräume und konsequentes, nachhaltiges Handeln ermöglichen es uns, täglich das Beste für die Gesundheit der Menschen weltweit zu geben.KONTAKTBlack Forest Medical GroupFrau Fabienne GallingerBötzinger Straße 8679111 FreiburgDein Arbeitgeber ist die pro med instruments GmbH.Wir bitten von Kontaktaufnahmen durch Personalvermittler abzusehen. Wir berücksichtigen nur direkte Bewerbungen.