Contract Maintenance Manager

Description
*Stellenbezeichnung: Vertragsinstandhaltungsmanager (CMM)
Einsatzgebiet:*
DHA Region – Europa MTFs, Bayern, Deutschland (Vilseck/Grafenwöhr, Hohenfels, Stuttgart, Katterbach/Ansbach)

*Position und Aufgabenbereich
Als zentrale und einzige
Verantwortungsstelle des Hauptauftragnehmers*
für den gesamten Betriebs-, Instandhaltungs-, Reparatur- und Gebäudemanagement-Support im Rahmen dieses Auftragsscheins leitet der Vertragsinstandhaltungsmanager (CMM) die täglichen Betriebs- und Instandhaltungsarbeiten (O&M) an mehreren Standorten der MTFs in Bayern.

Der CMM verfügt über die
volle Entscheidungsbefugnis
für die Priorisierung der Arbeiten, die Reaktion auf Notfälle (einmalige Anwesenheit vor Ort innerhalb einer Stunde) und die Einhaltung von Vertragsbestimmungen sowie Vorschriften (TJC, NFPA, UFC, OSHA, EPA und Bestimmungen des Gastlandes).

In dieser erweiterten Rolle legt der CMM zudem
standortübergreifende Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
fest, leitet vierteljährliche Leistungsüberprüfungen und integriert Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung wie
Lean und Kaizen
in den Tagesbetrieb. Der CMM betreut die Instandhaltungsleiter der einzelnen Standorte, fasst
Lessons Learned
in Vertragsänderungen zusammen und arbeitet mit der Führungsebene der DHA Region – Europa zusammen, um lokale Prozesse an die übergeordneten DoD-Richtlinien anzugleichen.

*Erforderliche Aufgaben und Kompetenzen
Strategische O&M-Leitung und Planung*

• Entwicklung und Pflege des Betriebshandbuchs für Anlagen und Liegenschaften (Facilities Operation & Maintenance Plan, FOMP) sowie aller erforderlichen Einreichungen gemäß Anlage 7.0; jährliche oder weisungsgemäße Aktualisierung.
• Entwurf standortübergreifender SOPs für präventive, prädiktive und korrektive Instandhaltungsprozesse zur Gewährleistung der Konsistenz an allen MTF-Standorten in Bayern.
• Vorbereitung und Präsentation vierteljährlicher Geschäftsberichte (Quarterly Business Reviews) für DHA-FE und COR, einschließlich KPIs wie Verfügbarkeitsquoten, Reaktionszeiten und Kostenabweichungen.

Ressourcen- und Budgetmanagement

• Erstellung detaillierter Ressourcenbelastungspläne; Vorausplanung von Personal, Material und Nachunternehmerbedarf 90 Tage im Voraus.
• Überwachung der Budgetausgaben im Vergleich zur Ausgangsbasis; Vorschlag und Begründung von Umverteilungen, wenn Abweichungen 5 % überschreiten.
• Aushandlung jährlicher Service-Level-Agreements (SLAs) mit Nachunternehmern zur Sicherstellung von Mengenrabatten und Leistungsgarantien.

Notfall- und Kontinuitätsmanagement

• Anwesenheit vor Ort innerhalb einer Stunde bei Not- oder Eilaufträgen; Koordination mit Bereitschaftsteams und lokalen Rettungsdiensten.
• Entwicklung und Durchführung von Betriebskontinuitätsverfahren für missionskritische Systeme (z. B. medizinische Gase, HVAC, Strom) durch halbjährliche Tabletop- und Feldübungen.
• Beaufsichtigung von After-Action Reviews (AARs) nach kritischen Vorfällen; Implementierung von Korrekturmaßnahmen zur Verhinderung eines erneuten Auftretens.

Koordination und Kommunikation mit Interessengruppen

• Leitung wöchentlicher Koordinierungstreffen mit COR, FM, DHA-FE, Behörden des Gastlandes und Nachunternehmerleitungen zur Abstimmung von Umfang, Zeitplan und Budget.
• Moderation monatlicher Stakeholder-Workshops zur Überprüfung von Trends in der Arbeitsleistung, Sicherheitsvorfällen und Qualitätskennzahlen.
• Vermittlung zwischen den lokalen deutschen Behörden und den DHA-Vertretern bei Anfragen zu Bauvorschriften und Genehmigungsanträgen.

Einhaltung von Vorschriften und Berichterstattung

• Überprüfung der Konformität der Arbeiten mit TJC, NFPA, UFC, OSHA, EPA und den anwendbaren deutschen DIN-Normen; Koordination von Inspektionen durch Dritte nach Bedarf.
• Erstellung umfassender Monatsberichte, einschließlich Earned-Value-Analysen, Aktualisierungen des Risikoregisters, Status von Korrekturmaßnahmen und Trendanalysen.
• Führung eines Umweltkonformitätsprotokolls; Sicherstellung, dass die Entsorgung gefährlicher Abfälle und das Recycling den EU REACH- und lokalen Vorschriften entsprechen.

Zwingend erforderliche Erfahrung und Zertifizierungen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Betrieb und Instandhaltung von Geschäftsliegenschaften im Gesundheitswesen (O&M von Medical Facilities) und 5 Jahre Erfahrung in der Überwachung der Instandhaltung/Renovierung von Gewerbeimmobilien.
• Nachweisliche Fähigkeit zur Leitung standortübergreifender Instandhaltungsbetriebe im Rahmen von DoD- oder DHA-Verträgen.
• Sichere Kenntnisse der TJC, NFPA, UFC, OSHA, EPA sowie der deutschen DIN-Vorschriften und -Normen.
• Englisch- und Deutschkenntnisse Level III (Lesen/Schreiben/Sprechen).

Bevorzugte/Gewünschte Zertifizierungen

• ASHE Certified Healthcare Facility Manager (CHFM).
• DMLSS-FM System Administrator Certification.
• Lean Six Sigma Green Belt.