Sekretär (m/w/d) im Büro des Oberbürgermeisters (Nr. 77/2025)

Zur Verstärkung des Büros des Oberbürgermeisters suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Sekretär (m/w/d), befristet für die Dauer der Wahlperiode bis in Vollzeit (Teilzeit möglich).

Sie behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick, kommunizieren souverän und organisieren mit Weitblick? Dann suchen wir genau Sie

Als Sekretär/in des Oberbürgermeisters sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen Rathaus, Bürgerschaft und Verwaltung. Freuen Sie sich auf eine verantwortungsvolle Position mit abwechslungsreichen Aufgaben, direktem Kontakt zu Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit – und die Möglichkeit, aktiv am Herzstück der Stadtverwaltung mitzuwirken.

Ihre Aufgaben:

Post-, Schrift-, Besucher- und Telefonverkehr

• Bearbeitung und Vorsortierung des digitalen Posteingangs sowie Weiterleitung an zuständige Stellen
• Erstellung von Eingangsbestätigungen und Zwischenbescheiden
• Schriftgutverwaltung, Archivierung und Unterstützung bei der Digitalisierung von Büroprozessen
• Organisation und Vorbereitung kleiner Gesprächsrunden des Oberbürgermeisters
• Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Pflege und Aktualisierung von Gesetzessammlungen
• Terminüberwachung und Koordination von Stellungnahmen

Terminkoordinierung für das Büro des Oberbürgermeisters

• Planung, Abstimmung und Überwachung von Terminen für den Oberbürgermeister und das Büroteam und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs bei Überschneidungen oder Änderungen
• Organisation von Grußworten und Vorbereitung von Terminen in Abstimmung mit Büroleitung und Referent/in
• Vorbereitung von Dienstreisen und Weiterbildungen

Verwaltung sonstiger Verfügungsmittel

• Verwaltung und Überwachung des Verfügungsfonds des Oberbürgermeisters
• Abrechnung der Handkasse für reisende Handwerksgesellen

Ihr Profil*:

eine abgeschlossene Berufsausbildung als

• Kaufmann (m/w/d) Bürokommunikation, Fachangestellter (m/w/d) Bürokommunikation, Kaufmann (m/w/d) Büromanagement, Bürokaufmann (m/w/d) oder
• eine abgeschlossene 3-jährige Ausbildung im Berufsfeld Wirtschaft und Verwaltung

• Führerschein B

• Es werden auch Bewerber (m/w/d) berücksichtigt, die sich aktuell im berufsqualifizierenden Prüfungsverfahren befinden. Der erforderliche Abschluss muss zwingend zum Einstellungszeitpunkt, spätestens 3 Monate nach Bewerbungsschluss vorliegen.

Bewerber (m/w/d) müssen bei im Ausland erworbenen Abschlüssen eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beifügen

Bewerberinnen und Bewerber mit einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU bzw. des EWR werden gebeten, ihrer Bewerbung Nachweise über eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis beizufügen.

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:

• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
• guter Ausdruck im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung
• sichere PC-Kenntnisse anwendungsbereite und sichere Kenntnisse der Standardsoftware
• freundliches und sicheres Auftreten
• Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
• Teamfähigkeit

Das bieten wir:

• einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 6, jährliche Jahressonderzahlung und regelmäßige Tariferhöhungen
• betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen
• Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung
• 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und arbeitsfrei
• Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung
• unser betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.B. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport- und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst
• Firmenfitness "Hansefit"
• Möglichkeit des Fahrradleasings

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in unserem Online-Bewerbungsportal bis zum

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail nicht berücksichtigt werden können.

Bei Fragen steht Ihnen das Personalmanagement, Telefon: 03643/ gern zur Verfügung.

Bewerbermanagement

Franziska Bergmann

Ausbildung

Julia Schurig

Praktikum

Anja Storch