Mitarbeiter/in (m/w/div) im Vorzimmer der Schulamtsleitung am Staatlichen Schulamt Ostthüringen mit Sitz in Gera

Im Geschäftsbereich des Thüringer Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur ist am Staatlichen Schulamt Ostthüringen mit Sitz in Gera zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein Dienstposten als

Mitarbeiter/in (m/w/div) im Vorzimmer der Schulamtsleitung

unbefristet und in Vollzeit zu besetzen. Die Stelle ist unter Berücksichtigung der dienstlichen Erfordernisse grundsätzlich auch für eine Teilzeitbeschäftigung geeignet.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• Terminplanung der Schulamtsleitung sowie ständige Terminüberwachung und Terminkontrolle /Wiedervorlagen
• Organisation von internen und externen Veranstaltungen der Schulamtsleitung; Vorbereitung der Unterlagen zu Veranstaltungen (Jubiläen, Verabschiedungen usw.)
• allgemeine Aktenführung der Schulamtsleitung
• Erstellung von Power-Point-Präsentationen nach Vorgabe der Schulamtsleitung
• Anfertigung von Sitzungsprotokollen
• Erstellung von Schreiben der Schulamtsleitung nach Diktat oder Vorlage und deren Versendung
• Planung und Vorbereitung von Telefon- und Videokonferenzen
• Auskunftserteilung an Besucher, Gäste, Anrufer (praxisbezogen und bürgerorientiert)
• Dokumentation der Erreichbarkeit von Schulleitungen während der Ferienzeit
• Erstellen, Verteilen und Zusammenfassen von Daten für den Dienstgebrauch
• Bearbeitung der Zeiterfassung für die Mitarbeitenden
• Führen der Urlaubsanträge und Arbeitszeitausgleichsanträge der Mitarbeitenden
• Meldung und Registrierung der Krankmeldungen der Mitarbeitenden
• Bearbeitung der Anträge auf Sonderurlaub, Bildungsfreistellung und Wiedereingliederung
• Zuordnung der Posteingänge und Weitergabe an die jeweils zuständigen Sach- und Bürosachbearbeiter
• Telefonvermittlung, Erteilung von Auskünften auch zu komplexen Fragestellungen von Bürgern (zu Antragsverfahren, Bewerbungsterminen, etc.) und Weiterleitung von Anrufern über die Zentrale Rufnummer des SSA

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren werden vorausgesetzt:

eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur

• Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder
• Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder
• Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder
• Bürokauffrau/Bürokaufmann.

Darüber hinaus sind erwünscht:

• sichere Anwendung von Bürosoftware (insbesondere Outlook, Word, Excel)
• ausgeprägte kooperative und kommunikative Fähigkeiten
• Belastbarkeit, Eigeninitiative, Engagement, Leistungsbereitschaft
• Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Bereitschaft zur Qualifizierung und Fortbildung

Die Eingruppierung richtet sich nach der Entgeltordnung zum TV-L. Die Tätigkeit ist mit Entgeltgruppe 5 TV-L bewertet.

Die Arbeitszeit beträgt in Vollzeit 40 Wochenstunden. Unter Berücksichtigung der dienstlichen Erfordernisse ist die Stelle grundsätzlich auch für eine Teilzeitbeschäftigung geeignet. Am Staatlichen Schulamt Ostthüringen besteht gleitende Arbeitszeit.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, fachlicher Leistung und Befähigung entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie uns in Ihrer Bewerbung auf eine eventuelle Schwerbehinderung hin und fügen Sie entsprechende Nachweise bei.

Die Stellenausschreibung richtet sich in gleicher Weise an alle Geschlechter.

Bitte reichen Sie Bewerbungen bis zum 31. Oktober 2025 ausschließlich über die Online-Bewerbungsfunktion im entsprechenden Stellenangebot auf dem Karriere- und Bewerbungsportal des Freistaats Thüringen ( ) unter nachfolgendem Link ein:

Die Bewerber (m/w/div) erklären sich mit der Einsichtnahme in die Bewerbungsunterlagen einverstanden und stimmen der vorübergehenden Speicherung ihrer Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens zu.

Die mit der Bewerbung oder einem Vorstellungsgespräch verbundenen Kosten werden nicht erstattet.

Informationen zum Datenschutz

Ihre Bewerbungsdaten werden durch das TMBWK im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Eine entsprechende Information gemäß Art. 13 DSGVO zur Erhebung personenbezogener Daten für Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unter