Mitarbeiter Business Administration

WAS DU BEI UNS MACHST
Als
Mitarbeiter Business Administration & Einkauf / Lieferantenmanagement (m/w/d)
bist Du die zentrale Schnittstelle am Standort Leipzig und hältst uns den Rücken frei

Du unterstützt die Geschäftsführung und den CFO administrativ und sorgst dafür, dass unsere internen Verwaltungsprozesse (von Finanzen über HR bis zum Fuhrpark) effizient und rechtskonform laufen. Zusätzlich bist Du für den operativen Einkauf zuständig (ca. 30 % Deiner Zeit). Du stellst sicher, dass wir alle Waren und Dienstleistungen wirtschaftlich und in Top-Qualität beschaffen.

Administrative und Organisatorische Kernaufgaben (ca. 70 %):

• Organisation des gesamten Tagesgeschäfts, inklusive professioneller Postbearbeitung, Materialbestellung und die Funktion der Telefonzentrale sowie des Besucherempfangs.
• Verantwortung für die Pflege und revisionssichere Ablage von Verträgen, Rechnungen und vertraulichen Personalunterlagen (in Abstimmung mit HR).
• Prüfung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen zur Genehmigung, Unterstützung bei Monatsabschlüssen sowie die sorgfältige Pflege der Kostenstellen.
• Übernahme von Terminplanung, Protokollführung bei Besprechungen sowie Organisation interner Events, Besprechungen und Geschäftsreisen.
• Mitwirkung bei Projekten, beispielsweise der Einführung und Pflege digitaler Tools, insbesondere in den Bereichen DMS und Zusammenarbeit.
• Fungieren als zentrale Anlaufstelle und Koordination zwischen internen Abteilungen, externen Partnern und Dienstleistern (z. B. im Rahmen der Büromaterial-Bestandsverwaltung).

Operativer Einkauf und Lieferantenmanagement (ca. 30 %):

• Aktive Bedarfsermittlung und -analyse sowie die Einholung, den Vergleich und die abschließende Bewertung von Angeboten.
• Durchführung von Preisverhandlungen und Abschluss von Verträgen im Rahmen der Einkaufsrichtlinien.
• Aufbau, Pflege und Entwicklung von Lieferantenbeziehungen.
• Überwachung der Einhaltung von Lieferterminen, Qualität und Preisen.
• Betreuung (Key User) des Lieferantenmanagementsystems Coupa.
• Bearbeitung von Reklamationen und Retouren.

WAS DU MITBRINGST

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder Studium mit Schwerpunkt BWL/Logistik.
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat, in einer zentralen administrativen Rolle oder im operativen Einkauf.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel).
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und gängigen Kollaborations-Tools (MS Teams, Sharepoint).
• Idealerweise erste Kenntnisse im Vertragsrecht und Lieferantenmanagement sowie Erfahrung mit ERP-Systemen (z.B. SAP) oder Coupa.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit zur Priorisierung.
• Hohes Maß an Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten gepaart mit einer ausgeprägten Kommunikationsstärke.
• Kostenbewusstsein und Verhandlungsgeschick im Einkauf.

WAS WIR BIETEN

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einem attraktiven Gehalt in einem jungen, stabilen und zukunftsorientierten Unternehmen
• Innovative Unternehmenskultur sowie effiziente Teamarbeit durch flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und Can-Do-Attitude
• Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Raum für eigenverantwortliches Arbeiten
• Work-Life Balance - flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und 30 Tage Urlaub
• Zusatzleistungen: Eine betriebliche Krankenzusatzversicherung (z.B. für Brille, Zahnersatz, Heilpraktiker)
• Du bekommst von uns eine zugeschnittene Einarbeitung mit vielen Trainings- und Qualifizierungsmaßnahmen
• Zahlreiche Weiterentwicklungsmöglichkeiten dank eines starken Expansionskurses und einem komplexen Umfeld, in dem sich immer wieder neue Themenfelder ergeben
• Moderne Arbeitsplätze: Du arbeitest in modernen Büroräumlichkeiten mit ergonomischen Arbeitsplätzen und bester Hardware von Apple
• Mitarbeiterrabatte bei über 1.000 Anbietern wie Zalando, Adidas, WMF & Co - da ist bestimmt auch für Dich etwas dabei
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Prämie (bis 1.500 € brutto)
• Extras: Auf Dich warten neben einer top ausgestatteten Teamküche, Obstkorb und kostenlosen Getränken auch viele weitere Extras (z.B. Firmenevents, Gewinnspiele)

DU HAST NOCH FRAGEN?
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Zum Zwecke der besseren Lesbarkeit verzichten wir bewusst auf das Verwenden von genderspezifischer Sprache. Alle männlichen Formen beziehen sich gleichermaßen auf weiblich, divers, etc.

Über uns
Seit 2020 sind wir als ista Express Service GmbH der professionelle Servicepartner für die zuverlässige Installation und Wartung von Messgeräten wie Heißkostenverteiler, Wasserzähler und Rauchwarnmelder in Privaträumen und Gewerbeanlagen. Unser Ziel ist es, das perfekte Kundenerlebnis für Mieter:innen, Hausverwaltungen und Großkund:innen zu garantieren. Mit aktuell über 20 Standorten in ganz Deutschland (wie z.B. Berlin, Hamburg, Hannover, Leipzig, Mannheim, Osnabrück, Frankfurt, Essen, Stuttgart, Köln, Düsseldorf und Oldenburg) und etwa 300 Mitarbeiter:innen werden wir unsere Unternehmensgröße auch in Zukunft nachhaltig erweitern.