Marketing Service Specialist, NF1

This is what you will do:

Der/die Marketing Service Specialist unterstützt zwei Produktmanager im operativen Tagesgeschäft und bei Marketingprojekten. Die Rolle ist im Marketing-Team verankert und trägt wesentlich zur effizienten Planung, Umsetzung und Steuerung von Marketingaktivitäten bei. Im Fokus stehen die sorgfältige Verwaltung von Budgets- und Vendoren, die Umsetzung von Prozessen sowie die verlässliche Koordination von Stakeholdern und Freigaben, um eine reibungslose Ausführung sicherzustellen.

You will be responsible for:

Der Aufgabenbereich umfasst die eigenständige Organisation, Koordination und Dokumentation zentraler Marketing-Workflows sowie die Mitarbeit in Projekten mit klaren Timelines und Qualitätsanforderungen.

Budgetverwaltung: Pflege und Monitoring der Marketingbudgets, Abstimmung von Forecasts, Rechnungsprüfung, Kostenstellenzuordnung und Erstellung von regelmäßigen Reports zur Budgettransparenz.

Vendoren-Management: Kommunikation mit und Onboarding von Dienstleistern, Einholung und Vergleich von Angeboten, Beauftragung inkl. Erstellung von POs, Pflege von Verträgen und SLAs sowie Steuerung von Timelines, Deliverables und Qualitätsstandards.

Prozesspflege: Aktualisierung und Dokumentation von Marketingprozessen und Guidelines, Pflege von Workflows und Templates, Koordination von Freigaben inklusive Compliance-Schritten und Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit.

Marketing-Projektunterstützung: Unterstützung bei Kampagnen und Kongressen und der Erstellung von Assets in Social Media, VEEVA-approved E-mails, Events und Print, Ausarbeitung von Briefings, Koordination von Korrekturschleifen, Asset-Management, Erstellung einfacher Performance-Reports, Entwicklung von Präsentationen sowie Begleitung des Freigabeprozesses (Promomats /Veeva) inklusive Compliance-/Regulatory-Anforderungen.

 Stakeholder-Koordination: Verlässliche Schnittstelle zu Legal, Procurement, Finance, Compliance und externen Agenturen, Organisation von Terminen und Meetings, Protokollführung sowie konsequentes Nachverfolgen von To-dos und Entscheidungen.

Daten- und Toolpflege: Pflege von Coupa und weiteren unternehmensspezifischen Systemen, strukturierte Ablage von Assets und Dokumenten sowie Erstellung einfacher Dashboards zur Fortschritts- und Leistungsübersicht.

You will need to have:

Für die Rolle sind fundierte kaufmännische und marketingbezogene Grundlagen ebenso wichtig wie Organisationstalent und Kommunikationsstärke.

 - Ausbildung/Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelor in Marketing, Kommunikation oder Business sowie 2–4 Jahre Erfahrung in Marketing-Assistenz, Projektkoordination bestenfalls in der Pharmaindustrie oder im Agenturumfeld mit Healthcareerfahrung.

 - Fachkenntnisse: Grundkenntnisse in Budget- und PO-Prozessen, Vendorensteuerung, Marketing-Tools wie CMS, CRM und E-Mail-/Automation, sehr gute Kenntnisse in MS Office oder Google Workspace sowie idealerweise Grundwissen in Compliance und Regulatory-Anforderungen im Pharma-Marketing.

 - Methoden/Kompetenzen: Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent, sicheres Termin- und Prioritätenmanagement, klare und adressatengerechte Kommunikation, souveränes Stakeholder-Management und lösungsorientiertes Handeln.

 - Sprachen: Deutsch fließend sowie Englisch sicher in Wort und Schrift.

Persönliche Eigenschaften

Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Eigenständigkeit, Genauigkeit und Teamorientierung.

 - Proaktivität: Eigenständiges Nachhalten von Aufgaben und Meilensteinen sowie frühzeitiges Eskalieren von Risiken und Engpässen.

 - Detailgenauigkeit: Hohe Genauigkeit bei Budget-, Vertrags- und Prozessdokumentation, inkl. sauberer Ablage und Weiterverfolgung.

 - Teamfähigkeit: Ausgeprägte Serviceorientierung und verlässliche Unterstützung der Produktmanager und des erweiterten Teams.

 - Flexibilität: Sicherer Umgang mit wechselnden Prioritäten und parallelen Projekten in einem dynamischen Umfeld.

 - Belastbarkeit: Stabiler Umgang mit hohem Arbeitsaufkommen und kurzfristigen Änderungen, Fähigkeit, auch unter Zeitdruck strukturiert und qualitätsbewusst zu arbeiten, ohne dabei die Kommunikation mit Stakeholdern zu vernachlässigen.

Zusammenarbeit und Reporting

Die Position berichtet direkt an den Franchise Lead NF1 und arbeitet eng mit den Produktmanager:innen zusammen. Darüber hinaus besteht eine enge Kooperation mit Procurement, Finance, Legal/Compliance und externen Agenturen, um Abläufe und Freigaben effizient zu gestalten.

Erfolgskriterien/KPIs

Die Leistung bemisst sich an klaren Qualitäts-, Zeit- und Budgetkriterien. Maßgeblich sind die Termintreue, die Budgetgenauigkeit inklusive Abweichungen zum Forecast, die Durchlaufzeiten für POs/Verträge, die Qualität und Vollständigkeit der Prozessdokumentation, die Zufriedenheit der Stakeholder sowie das fristgerechte Erreichen definierter Projektmeilensteine.

Arbeitsbedingungen

Die Stelle ist in Vollzeit angesiedelt. Hybrides Arbeiten ist bis zu 2 Tagen pro Woche möglich. Es gelten klare Meeting- und Abstimmungsrhythmen. Zum Einsatz kommen Tools und Systeme nach Unternehmensstandard, darunter Coupa und weitere relevante Plattformen für Budget-, Vendoren- und Asset-Management.

Diversity & Inclusion

Die Ausschreibung verwendet inklusive Sprache und steht für Chancengleichheit. Bewerbungen sind ausdrücklich willkommen – unabhängig von Hintergrund, Identität, Behinderung, Alter, Religion, sexueller Orientierung oder Geschlecht.

We would prefer for you to have:

Erfahrungen im Bereich Rare Disease sind von Vorteil.

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