Chefsekretärin (m/w/d)

Die Sophien- und Hufeland-Klinikum gGmbH,
Akademisches Lehrkrankenhaus des Universitätsklinikums Jena,
erfüllt als modernes Akutkrankenhaus mit über 600 Betten in 16
Fachkliniken regionale und überregionale Versorgungsaufgaben. Pro
Jahr nehmen mehr als stationäre und rund ambulante
Patienten das hochwertige Leistungsangebot in Anspruch. Im größten
evangelischen Krankenhaus Thüringens bieten ca qualifizierte
Mitarbeitende eine professionelle Unterstützung, seelsorgerische
Begleitung und menschliche Zuwendung an.

Das Klinikum ist Mitglied im Diakonischen Werk Evangelischer
Kirchen in Mitteldeutschland e.V.

Für unsere Klinik für Kinder- und Jugendmedizin
suchen wir im Rahmen einer Altersnachfolge

ab eine

Chefsekretärin (m/w/d)

in
Vollzeit (39 Wochenstunden) oder Teilzeit.

Ihre neue Wirkungsstätte - die Klinik für Kinder- und
Jugendmedizin:

Mit 50 Betten zählt unsere Klinik zu den größten Kinderkliniken
Thüringens. Im Mittelpunkt steht bei uns immer das Wohl der jungen
Patientinnen und Patienten. Wir verbinden hochspezialisierte
Diagnostik und Therapie mit einer Kultur der Fürsorge,
Menschlichkeit und interdisziplinären Zusammenarbeit.

Ein engagiertes Team aus Ärztinnen und Ärzten, Pflegekräften,
Therapeutinnen, Sozialpädagoginnen, Psychologinnen und Logopädinnen
arbeitet täglich Hand in Hand – professionell, respektvoll und
unterstützend.

Ihre Aufgaben:

Sie übernehmen eine zentrale Rolle als organisatorische Stütze
der Klinikleitung und erste Ansprechperson im Chefsekretariat. Ihre
Aufgaben umfassen unter anderem:

Organisation & Koordination

• Selbstständige Organisation des Chefsekretariats mit
  Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Terminverwaltung, Wiedervorlagen und zuverlässige
  Fristenüberwachung
• Vorbereitung von Gesprächen und Besprechungen (inkl.
  Unterlagenbereitstellung)
• Organisation und Begleitung von Famulaturen, Hospitationen und
  Besuchergruppen

Kommunikation &
Schnittstellenmanagement

• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ärztinnen/Ärzten,
  Verwaltung, Pflege und externen Partnern
• Telefonische und persönliche Kommunikation mit Patient*innen
  und Angehörigen
• Professioneller Empfang und Bewirtung von Gästen

Dokumentation & Verwaltung

• Erstellung und Korrektur medizinischer Briefe, Berichte und
  Befunde
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, Schriftverkehr,
  Ablage und Archivierung
• Führen und Überwachen verschiedener Kontroll- und
  Dokumentationslisten
• Bearbeitung von Urlaubs- und Dienstreiseanträgen

Ihr Profil:

Sie bringen die fachliche Kompetenz und die persönliche
Souveränität mit, um das Sekretariat der Klinikleitung zuverlässig,
diskret und verantwortungsvoll zu führen.

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau (m/w/d) oder
  gleichwertiger kaufmännischer Abschluss
• Professionelles, freundliches Auftreten sowie ausgeprägte
  Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte
  Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und moderner Bürokommunikation
  (Intranet, Internet, Scanner, Telefonanlage etc.)
• Kenntnisse in ORBIS sind von Vorteil
• Sehr gute Beherrschung medizinischer Nomenklatur

Wir bieten Ihnen:

• Einen sicheren Arbeitsplatz mit vielseitigen,
  verantwortungsvollen Aufgaben
• Sehr gute interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• Dienstfahrrad-Leasing und attraktive Gesundheitsangebote
• Arbeitsvertrag nach AVR Diakonie Mitteldeutschland
• Kinderzulage und Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge über die Evangelische
  Zusatzversorgungskasse (EZVK)

Unser modernes Klinikum liegt am Rand der Klassiker- und
Universitätsstadt Weimar – mit hervorragender Infrastruktur für
Familien, kurzen Wegen zu Kindergärten und Schulen sowie reizvoller
Umgebung zwischen Kulturstadt und Natur und bietet so alle
Möglichkeiten der individuellen Lebensgestaltung.

Kontakt

Für weitere Informationen steht Ihnen gern die Chefärztin der
Klinik für Kinder- und Jugendmedizin, Frau PD Dr. med. Kristin
Kipp, unter Tel zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung,
bevorzugt online über den "Jetzt bewerben"-Button.

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