Teamleiter Empfang und Rezeption

Wir suchen Dich

Der Empfang ist das Herz jeder Praxis – hier beginnt Vertrauen. Wir gestalten die Rezeption als Gewohnheitssystem für Exzellenz, in dem Routine und Haltung, Struktur und Herzlichkeit zusammenwirken. Unser Ziel: Erstklassiger Service, effiziente Abläufe und ein Arbeitsumfeld, auf das wir stolz sind.

In der Kollwitzstraße arbeiten drei Praxen unter einem Dach: Kinderzahnmedizin, Erwachsenenzahnmedizin und Kieferorthopädie. Jede dieser Bereiche hat eine eigene Rezeption, dazu kommt eine zentrale Telefonzentrale – insgesamt ein lebendiges Team von rund 12 Mitarbeitenden, das täglich für mehr als 27 Behandlungszimmer arbeitet.

Du bist das organisatorische Herzstück der Praxis und führst ein Team, das an drei Rezeptionen sowie in der Telefonzentrale arbeitet. Du sorgst dafür, dass die Abläufe laufen, die Stimmung stimmt und Patient:innen eine Atmosphäre erleben, in der sie sich willkommen fühlen.

Du berichtest direkt an die Praxismanagerin und arbeitest eng mit allen drei Fachbereichen, den Behandler:innen und dem PM-Team zusammen.

Deine Aufgaben
Führung & Teamsteuerung

• Fachliche und organisatorische Leitung eines Teams von ca. 12 Mitarbeitenden
• Regelmäßige Teamgespräche, Feedbackrunden und Onboardings
• Einsatz-, Urlaubs- und Schichtplanung für drei Rezeptionen + Telefonzentrale
• Ansprechpartner:in bei Konflikten, Fragen oder schwierigen Situationen
• Entwicklung der Teammitglieder

Servicequalität & Kommunikation

• Sicherstellung eines einheitlichen, hochwertigen Serviceerlebnisses in allen drei Fachbereichen
• Qualitätskontrolle und Weiterentwicklung der Standards für Empfang, Telefon, E-Mail & digitale Kommunikation
• Eskalationsmanagement bei Beschwerden oder kritischen Situationen
• Zusammenarbeit mit PM & Marketing zur Verbesserung der Patientenzufriedenheit (NPS, Feedback)

Organisation & Prozesse

• Steuerung und Optimierung der Abläufe an allen drei Empfangsbereichen
• Organisation der zentralen Telefonzentrale (Erreichbarkeit, Prioritäten, Rückrufe)
• Sicherstellung vollständiger Dokumentation in Solutio Charly
• Abstimmung zwischen Behandler:innen, Assistenz, Abrechnung, PM und Telefonzentrale

Digitale Tools & Prozessmanagement

• Sicherer Umgang mit Solutio Charly (Terminbuch, Dokumentation, Patientendaten)
• Nutzung & Weiterentwicklung digitaler Systeme wie Dr. Flex, Nelly und KIM
• Unterstützung bei der Einführung neuer Tools oder digitaler Prozesse

Struktur & Kennzahlen

• Analyse der wichtigsten KPIs (Telefonquote, No-Show-Rate, Wartezeiten, Feedbackwerte)
• Ableitung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung
• Monatliche Review-Gespräche mit der Praxismanagerin
• Vorbereitung und Begleitung von Audits

Dein Profil
Fachlich

• Ausbildung in der Zahnmedizin (ZFA) oder relevante Berufserfahrung am Empfang
• Erfahrung in der Führung oder stellvertretenden Leitung eines Teams
• Sicherer Umgang mit Praxissoftware, idealerweise Solutio Charly
• Kenntnisse in Terminmanagement, Patientenkommunikation und Prozesslenkung
• Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Persönlich

• Begeisternde Führungspersönlichkeit mit Herz & Klarheit
• Kommunikationsstark, wertschätzend und konfliktfest
• Freude an Organisation, Planung und strukturierter Weiterentwicklung
• Hohe Serviceorientierung und Spaß daran, Menschen zu begleiten
• Belastbar in turbulenten Momenten, freundlich in allen Situationen

Deine Perspektive

• Eine zentrale Führungsrolle in einer großen, modernen Mehrbehandlerpraxis
• Raum für eigene Ideen und Initiativen
• Internationales Team auf Augenhöhe: Wir kommunizieren respektvoll und offen miteinander
• Wir investieren in Deine Zukunft: Kostenübernahme bei Fort- und Weiterbildungen und interne Trainings
• Abwechslung statt Routine: Du hast die Möglichkeit, verschiedene Bereiche wie Materialbestellung, QM oder Social Media für TikTok und Instagram aktiv mitzugestalten
• Work-Life-Balance statt Dauerstress: Minutengenaue digitale Zeiterfassung, klare Praxisorganisation, strukturierte Arbeitsabläufe und keine Dienste am Wochenende
• 28 Urlaubstage, Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
• Digitale Praxis: Tablet-Anamnese und Online-Terminbuchungen gehören bei uns schon lange zum Standard
• Weitere Benefits: Mitarbeiter-Rabattportal, Geburtstagsgutscheine, Teamevents, Intranet als App und mehr

Über uns

MEINDENTIST ist ein zukunftsorientiertes Unternehmen im Bereich der Zahnmedizin mit Praxen in Berlin und Potsdam. Unser Ziel ist es, eine Umgebung zu schaffen, in der sich sowohl unsere Patienten:innen als auch unsere Mitarbeiter:innen wohl fühlen und hervorragend behandelt werden. Wir machen den Besuch beim Zahnarzt zu einem besonderen Wohlfühlerlebnis, auf das man sich freut.

Wir legen großen Wert auf die Entwicklung von Talenten und bieten ausgezeichnete Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten für Berufsanfänger und Profis. Wir sind stolz auf unsere Mitarbeiter:innen. Uns verbindet das gemeinsame Gefühl einen wertvollen Beitrag zur Gesundheit unserer Patienten:innen zu leisten.

Unsere modernen Praxen sind mit den neuesten Technologien ausgestattet und bieten eine angenehme und komfortable Atmosphäre. Unsere hochqualifizierten Zahnärzte:innen und unser freundliches Team sorgen dafür, dass unsere Patienten:innen bestmöglich behandelt werden.

Wir behandeln unsere Patienten:innen mit Respekt, Einfühlungsvermögen sowie hoher Professionalität und legen großen Wert auf eine herzliche und freundliche Betreuung. Bei uns stehen die Bedürfnisse unserer Patienten:innen immer im Mittelpunkt und wir versuchen alles, um ihnen eine angenehme Behandlung zu bieten.

Wir möchten, dass unsere Patienten:innen mit einem Lächeln zu uns kommen, unsere Praxen auch wieder mit einem Lächeln verlassen und uns gerne wieder besuchen.

Komm zu MEINDENTIST und lass uns unseren Patienten:innen zeigen, wie ein Besuch beim Zahnarzt sein sollte

Jetzt suchen wir Dich als Mitarbeiter aus den Bereichen: Zahnmedizinische Fachangestellte (m/w/d) – Schwerpunkt Endodontie, ZFA (m/w/d) für Wurzelbehandlungen / Endodontologie, Zahnmedizinische Assistenz (m/w/d) – Endodontie / Mikroskopie, ZFA Endodontologie (m/w/d), Zahnmedizinische Fachkraft (m/w/d) – Endodontische Assistenz, ZFA in der Zahnmedizin (m/w/d), ZFA in der Kieferchirurgie (m/w/d), ZFA in der Oralchirurgie (m/w/d), ZFA in der Kinderzahnheilkunde (m/w/d), ZFA in der Parodontologie (m/w/d), ZFA in der Prothetik (m/w/d), ZFA in der Kieferorthopädie (m/w/d), ZFA in der KFO (m/w/d), ZMF (m/w/d), ZMP (m/w/d), Zahnmedizinische Fachangestellte (m/w/d), Zahnmedizinische Prophylaxeassistentin (m/w/d), Dentalhygienikerin (m/w/d), Zahntechniker (m/w/d)

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