Sachbearbeiterin im Schulsekretariat der Vicelinschule im Fachdienst Schule

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Wir für alle – Arbeiten bei der Stadt Neumünster

Wir suchen zum für unseren Fachdienst Schule eine*einen

Sachbearbeiter*in im Schulsekretariat für die Vicelinschule

Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Teilzeit (25,5 Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA.

Die Abteilung Schulverwaltung und Schulamt ist für die sachlichen und an den Förderzentren auch teilweise für die personellen Rahmenbedingung zur Sicherstellung eines reibungslosen Schulbetriebes an den insgesamt 22 allgemeinbildenden Schulen im Stadtgebiet verantwortlich. Hierzu gehören auch die verschiedenen Betreuungsmöglichkeiten am Nachmittag. Die Vicelinschule ist eine kulturell vielfältige Grundschule mit rund 200 Schüler*innen aus verschiedenen Nationen.

Ihre zukünftigen Aufgaben:

Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen

• Fertigung von Schadens-, Diebstahls-, Einbruchs- und Unfallmeldungen
• Mithilfe bei der Vorbereitung und Fertigung der Zeugnisse
• Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Neuaufnahme 1. Jahrgang
• Allgemeine Aktenanlage und -verwaltung, Archivführung, Anlage und Pflege der Schülerakten
• Führung von Krankenlisten des Personals, Führung der Personalnebenakten, sonstige Personalangelegenheiten
• Erstellung von Kopien, Beglaubigungen und Zweitausfertigungen
• Erstellung und Auswertung diverser Listen
• Unterstützung und Mitwirkung bei Planung und Organisation von schulischen Veranstaltungen
• Materialbeschaffung und -verwaltung
• Aufnahme zugezogener Kinder
• Verwaltung und Aktualisierung der verschiedenen Elternaufgaben inkl. Schriftverkehr
• Sämtliche Schülerangelegenheiten
• Fundsachen
• Teilnahme an Dienstbesprechungen

Haushaltsführung

• Mithilfe bei der Planung sowie Abrechnung des schulinternen Etats
• Haushaltsüberwachung, Auftragserteilung, Rechnungsbearbeitung
• Fertigung von Verwendungsnachweisen
• Inventarverwaltung
• Aufgaben im Zusammenhang mit "Bildung und Teilhabe" (BUT)

Erstellung und Pflege der Schulstatistik

• Vorbereitende Tätigkeiten zur Erstellung von Statistiken sowie Erstellung dieser

Kommunikation in Wort und Schrift

• Ansprechpartner*in im Vorzimmer der Schulleitung
• Erledigung des Schriftverkehrs der Schule und der Schulleitung
• Abwicklung und Betreuung des Publikumsverkehrs
• Posteingang und -ausgang, E-Mail Posteingang

Allgemeine Unterstützung der Schulorganisation

• Allgemeine Terminplanung
• Erste Hilfe

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder gehören zu den vergleichbar Beschäftigten mit der Angestelltenprüfung I
• Alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement oder über eine vergleichbare dreijährige Berufsausbildung im Bürobereich und mehrjähriger Berufserfahrung in einem Sekretariat
• Sie sind sicher im Umgang mit EDV-Programmen (Word, Excel, Outlook, Access, H&H) bzw. sind bereit sich Kenntnisse in kürzester Zeit anzueignen
• Kenntnisse im Umgang mit Schulverwaltungsprogrammen sind erforderlich oder müssen ggf. in kürzester Zeit erworben werden
• Mehrjährige und einschlägige Kenntnisse und Erfahrung in der Wahrnehmung von Sekretariatsaufgaben sind von Vorteil
• Kommunikationsfähigkeit sowie ein wertschätzender, souveräner Umgang mit Menschen aus vielfältigen kulturellen und sprachlichen Kontexten
• Organisationfähigkeit
• Bereitschaft, den Urlaub während der Schulferien zu nehmen

Kommen Sie in unsere Mitte

Wir schätzen unsere Mitarbeitenden Deshalb bieten wir Ihnen:

• Nutzung des ÖPNV mit Zuschuss zum Deutschlandticket
• Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt
• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
• Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)
• Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen
• Nutzung des arbeitsmedizinischen Angebots
• Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
• Teilnahme am Fitnessprogramm
• Einen ergonomischen Arbeitsplatz
• Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote

Die Stadt Neumünster wurde als

"Top Nationaler Arbeitgeber 2025"

von Focus ausgezeichnet.

Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Haben Sie Fragen?

Frau Groeneveld, Abt. Schulverwaltung und Schulamt (Tel , erteilt Ihnen gern weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung.

Bei Rückfragen zum Stand der Ausschreibung kontaktieren Sie uns gerne in der Zeit von 08:30 Uhr - 13:00 Uhr unter der Telefonnummer , -2466 oder -2261.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Qualifikationsnachweisen, die Sie uns bitte bis zum über unser

Bewerbungsformular

zukommen lassen. Wir bitten Sie, von schriftlichen Bewerbungen abzusehen und weisen darauf hin, dass diese nicht zurückgeschickt werden.