Persönlicher Assistent

Stellenbeschreibung

Als persönlicher Assistent (m/w/d) des Chief Operating Officer (COO) sind Sie eng in operative, strategische und organisatorische Themen eingebunden. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen dem COO, den Fachabteilungen und externen Partnern. Mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung, Diskretion und organisatorischem Geschick sorgen Sie dafür, dass der COO sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann – und unterstützen gleichzeitig aktiv bei Projekten und Entscheidungsprozessen.

Aufgaben

1. Strategische Unterstützung

2. Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Berichten für Geschäftsführung und Gesellschafter

3. Mitarbeit an strategischen Projekten (z. B. Organisationsentwicklung, Prozessoptimierung, Digitalisierung)
4. Recherche, Analyse und Aufbereitung von Informationen zu relevanten Themen und Markttrends
5. Unterstützung bei Budgetplanung, Controlling und Reporting

6. Nachverfolgung strategischer Maßnahmen und Zielsetzungen

7. Operative Projektassistenz

8. Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Umsetzung laufender Projekte

9. Erstellung und Pflege von Projektplänen, Statusberichten und Dokumentationen
10. Koordination interdisziplinärer Teams und Abstimmung mit den Tochtergesellschaften
11. Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Meilensteinen

12. Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Maßnahmenverfolgung

13. Persönliche und vertrauliche Unterstützung

14. Organisation und Priorisierung sämtlicher Termine, Besprechungen und Reisen des COO

15. Vertrauliche Bearbeitung von Unterlagen, Verträgen und Personalthemen
16. Unterstützung in persönlichen administrativen Belangen (nach Absprache)
17. Professionelle Kommunikation und Korrespondenz im Namen des COO
18. Diskrete Informationsweitergabe und Schnittstellenkoordination

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Projektmanagement, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
• Organisations- und Kommunikationstalent mit strukturierter, lösungsorientierter Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion
• Sicherer Umgang mit MS Office 365 und modernen Collaboration-Tools (z. B. Teams, Planner, SharePoint)
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Freude an wechselnden Aufgaben, Hands-on-Mentalität und technologische Affinität

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle, vielseitige Position mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Aktive Mitgestaltung in spannenden Projekten rund um Digitalisierung, Organisation und Personal
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein modernes Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (nach Absprache)
• Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis nach 12 Monaten
• Ein wertschätzendes, kollegiales Umfeld mit Raum für Entwicklung und Eigeninitiative

Wenn Sie Teil eines dynamischen Teams werden möchten, das Wert auf Professionalität und Zusammenarbeit legt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung, Befristeter Vertrag

Vertragsdauer: 12 Monate

Gehalt: 3.500,00€ ,00€ pro Monat

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Firmenevents
• Firmenhandy
• Flexible Arbeitszeiten
• Kostenloser Parkplatz

Ausbildung:

• Lehre/Ausbildung (Erforderlich)

Berufserfahrung:

• Bürotätigkeiten: 3 Jahre (Erforderlich)
• Assistenz: 3 Jahre (Erforderlich)
• Microsoft Office: 3 Jahre (Erforderlich)

Sprache:

• Englisch (Wünschenswert)
• Deutsch (Erforderlich)

Arbeitsort: Vor Ort