Teamassistentin mit Schwerpunkt HR und Finance-Verständnis in Teilzeit

Unsere liebe Kollegin geht bald in Elternzeit – und wir freuen uns sehr für sie

Gleichzeitig möchten wir sicherstellen, dass unser Team auch während ihrer Abwesenheit gut betreut, organisiert und unterstützt ist.

Dafür suchen wir dich: eine engagierte Teamassistenz, die Lust hat, das Herzstück unseres Alltags zu werden – mit Überblick, Humor und echtem Sinn für gute Zusammenarbeit.

Du hältst die Fäden zusammen, schaffst Struktur im Hintergrund und sorgst dafür, dass sich alle im Team auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Wann wir suchen

Am liebsten sofort.

So bleibt genug Zeit, dich in Ruhe einzuarbeiten und gemeinsam mit deiner Vorgängerin eine reibungslose Übergabe zu gestalten.

Die Position ist zunächst befristet als Elternzeitvertretung in Teilzeit (20-30h / Woche), mit Option auf eine unbefristete Übernahme – denn vieles spricht dafür, dass wir die Aufgaben nach ihrer Rückkehr langfristig aufteilen möchten.

Dein zentraler Verantwortungsbereich

Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Teams – freundlich, strukturiert und serviceorientiert.

Zu deinen Aufgaben gehören im Kern:

• HR-Alltag & People-Ops: Ansprechpartner für alle lohnrelevanten Themen, Ansprechpartner für Abwesenheiten z.B. Urlaubsregelungen, Krankheit, Elternzeiten etc., Pflege von Personio, Vertrags- und Zeugniswesen, On- und Offboarding.
• Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung: Vorbereitung und Prüfung der Lohnabrechnungen, Gehaltsüberweisungen, Austausch mit Steuerberatung.
• Office-Management: Organisation des Büroalltags in Düsseldorf – Post, Dokumentenverwaltung, Einkauf, Ausstattung, Dienstleisterkoordination, Empfang & Telefon, Kommunikation mit Versicherungen, Autohäusern und Dienstleistern sowie Beschaffung von Hardware, Firmenhandys etc.
• Organisation & Planung: Unterstützung bei Team-Events (Weihnachtsfeier, Sommerfest, Offsite), kleinere Ad-hoc-Themen.

Dein erweiterter Verantwortungsbereich

Ein Teil deiner Rolle ist nah dran am Bereich Finance – denn viele unserer Themen greifen hier ineinander.

Unsere Kollegin, die den Finance-Bereich verantwortet, sitzt ebenfalls in Düsseldorf – direkt neben dir. Das ist praktisch, denn ihr arbeitet eng zusammen und könnt euch jederzeit austauschen.

Und: Auch Finance macht mal Urlaub, daher ist es wichtig, dass du Interesse und Bereitschaft für Finance-Themen mitbringst, um sie in dieser Zeit zu vertreten.

Wie wir technisch aufgestellt sind

Wir leben den digitalen Alltag. Word- oder Excel-Vorlagen suchst du bei uns vergeblich.

Stattdessen arbeiten wir mit modernen Tools wie Personio (HR), Pleo (Kreditkarten), Slack (Kommunikation), Gmail (Mail), Miro (Kollaboration), Datev (FiBu) und Notion (Dokumentation).

Du musst die Tools nicht kennen – wichtig ist nur, dass du offen bist und Spaß daran hast, dich einzuarbeiten. Wenn du gerne Dinge vereinfachst und digital denkst, bist du hier genau richtig.

Was du mitbringst

• Erfahrung im Office-Management, in der Assistenz oder im HR-Umfeld
• Freude daran, Menschen und Strukturen zusammenzubringen
• Organisationstalent, Hands-on-Mentalität und Serviceorientierung
• Lust auf digitale Tools & effiziente Prozesse
• Eine positive, verbindliche Art und Humor – denn beides macht den Unterschied
• Bonus: Kenntnisse in DATEV oder Personio.

Wir arbeiten menschzentriert

Um Menschzentrierung nicht nur unseren Kund*innen zu predigen, sondern selbst aktiv zu leben, sind wir bei UX&I soziokratisch organisiert. Das heißt vor allem: sehr viel Eigenverantwortung und Entscheidungsfreiheit für jede*n von uns. Wie das genau funktioniert, erfährst du in diesem Artikel: UX Mindset trifft New Work: Warum wir menschzentriert arbeiten

Darauf kannst du dich freuen
Dein Team

Wir verfügen durch die hohe Seniorität unserer Mitarbeiter*innen über einen riesigen Erfahrungsschatz, von dem du lernen kannst. Auch dann, wenn du selbst viel Expertise mitbringst.

Familien- und Lebensfreundlichkeit

Es müssen nicht immer 40 Stunden sein und der Arbeitstag beginnt auch nicht immer um 9 Uhr. Unsere Flexibilität fängt gerade dort an, wo sich die Umstände ändern. Stunden rauf oder runter, aus welchen Gründen auch immer, ist bei uns kein Tabuthema, sondern Teil unserer Kultur.

Hybrides Arbeiten

Homeoffice oder Büro – wie es gerade zum Leben und zum Projekt am besten passt. Wir wünschen uns jedoch, dass du mind. 2 Tage pro Monat im Büro arbeitest. Daher empfehlen wir dir, in Pendelnähe zu sein. Was für dich Pendelnähe bedeutet, entscheidest du.

Gesundheit

Gut abgesichert bist du mit der privaten Zusatzversicherung der Allianz Krankenversicherung.

4+1-Modell

20 % unserer Arbeitszeit investieren wir in die Mitgestaltung unserer Organisation und in unsere Weiterbildung. Die Schwerpunkte für deine eigene Entwicklung kannst du so lenken, wie du es für richtig hältst.

Kreisorganisation

Unser Organisationsmodell ist für uns ein Kernthema. Die Art, wie wir uns strukturieren und miteinander agieren, wird kontinuierlich von allen weiterentwickelt. Wir haben keine Hierarchien, sondern flexible Rollen in hierarchiefreien Kreisen, damit jede*r sich voll entfalten kann.

Grüne Mobilität

Du möchtest dich besonders grün fortbewegen? Quatsch mit Marie über dein Jobrad, dein Deutschlandticket und/oder die für dich passende Bahncard oder Car-Sharing-Services.

Hochwertiges Equipment

Das gehört dir: Macbook Pro, Handy mit Vertrag, kabelloser Kopfhörer mit Noise Cancelling von Sony, Invisible Laptop Stand von Moft, Rucksack von Salzen, UX&I gebrandetes Laptop-Sleeve, Maus und Tastatur von Apple oder von deinem persönlichen Lieblings-Hersteller.

Internet

Wir übernehmen die Kosten für deinen Internetanschluss im Homeoffice bis zu 50 € pro Monat.

Über UX&I

Komm in unser selbstorganisiertes Team aus UX-Konzepter*innen, UI-Designer*innen und UI Engineers. Wir unterstützen Entwicklungsteams dabei, ihre digitalen Produkte smarter, nutzbarer und auch schöner zu machen.

Gemeinsam streben wir nicht nur danach, angenehme und intuitive Nutzererfahrungen zu realisieren, sondern helfen auch dabei, User Research, Design- und Interface-Produktion professionell und reibungslos in agile Entwicklungsprozesse zu integrieren und Menschzentrierung im gesamten Unternehmen zu etablieren.

• Standorte: Düsseldorf (Hauptsitz), München, Berlin, Hamburg, Frankfurt
• Mitarbeiter*innen: 37
• Gründung: 2014
• Unternehmen: u. a. METRO.digital, Instana, steadybit, One Data
• Branchen: u. a. Deep-Tech-Unternehmen, Industrie 4.0, Versicherung, Finanzen, Handel, Automotive

Was uns unsere Kultur bedeutet, fällt auf.
Und so kannst du dich bewerben

• Sende uns deine Unterlagen an , gerne mit Arbeitsproben und Gehaltsvorstellung.
• Wenn es für uns und für dich passt, treffen wir uns virtuell zum Kennenlernen.
• Wenn es Klick macht, dann arbeiten wir an einem Schnuppertag zusammen, um uns noch besser kennenzulernen.
• Wir freuen uns schon auf deinen ersten Tag im Land von UX&I.

Hast du noch Fragen?

Tobias Schlei, Geschäftsführer

Hast du noch Fragen zur Stelle oder bist dir nicht sicher, ob es genau das ist, wonach du suchst? Schreib mir einfach. Ich freue mich von dir zu hören.

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