Projektassistenz KI-Festival

Als gemeinnützige Gesellschaft ergänzt die IPAI Foundation die wirtschaftlichen Aktivitäten von IPAI um einen gesellschaftlichen Fokus und zahlt auf ein gemeinsames Ziel ein: Die Förderung von menschenzentrierter KI in Gesellschaft, Forschung und Wirtschaft.

Die IPAI Foundation ist Gastgeberin des KI-Festival Heilbronn und durfte dieses Jahr Besuchende empfangen.Das Festival verbindet Technologie, Kultur, Bildung und Wirtschaft auf einzigartige Weise. Die Mission ist es, KI verständlich zu machen, den Austausch zu fördern und zur aktiven Zukunftsgestaltung zu inspirieren. Als gemeinnützige Gesellschaft ergänzt die IPAI Foundation die wirtschaftlichen Aktivitäten von IPAI um einen gesellschaftlichen Fokus und zahlt auf ein gemeinsames Ziel ein: Die Förderung von menschenzentrierter KI in Gesellschaft, Forschung und Wirtschaft. Unterstütze unser Team AI Engagement & Literacy der IPAI Foundation dabei, KI erlebbar zu machen und verständlich an unterschiedliche Zielgruppen zu vermitteln. Zu unseren Projekten gehören der IPAI LIVING ROOM, der KI Salon, das KI Festival und AI Literacy Themen. Wir zeigen, was KI in Industrie, Kunst und Alltag möglich macht und regen gleichzeitig einen kritischen Diskurs über KI an. Wir möchten über KI weiterbilden, sie hinterfragen und dadurch jedem einen Zugang zu diesem Gebiet ermöglichen.
Als Programm-Assistenz unterstützt du unser Team bei der inhaltlichen und organisatorischen Planung, Koordination und Umsetzung des Festival Programms – und übernimmst dabei eigene Verantwortungsbereiche.
Deine Aufgaben

• Die Unterstützung bei der Programmplanung, inkl. Termin- und Ablaufkoordination sowie bei der Vor-Ort-Organisation fällt in dein Aufgabengebiet.
• Die eigenverantwortliche Helfer:innenplanung, von der Einteilung über die Kommunikation bis zur Betreuung des Teams vor und während des Festivals, wird von dir übernommen.
• Als eine der zentralen Ansprechpersonen sorgst du für eine reibungslose und angenehme Kommunikation mit unseren Speaker:innen, Künstler:innen, Workshopleiter:innen und Partner:innen.
• Die Vertragsadministration, inklusive dem Einholen von Unterschriften, der Pflege der Ablage und der Nachverfolgung offener Dokumente, wird von dir abgewickelt.
• Die Sammlung und Aufbereitung von Materialien für die Festival-Website (Fotos, Texte, Logos, Bios), die Unterstützung beim Lektorat des Programmheftes und anderer Publikationen sowie die Mitarbeit an Briefings und inhaltlichen Materialien für Bühne, Moderation und Technik sind Teil deiner Tätigkeiten.
• Die Recherchen zu potenziellen Programmpartner:innen und Themen sind ein wesentlicher Teil bei der Unterstützung der Programm-Managerin.
• Außerhalb der Festivalsaison unterstützt du unser Team in der organisatorischen Gestaltung des LIVING ROOM.

Dein Profil

• Du hast ein abgeschlossenes Studium oder eine Ausbildung im Bereich Eventmanagement, Kulturmanagement, Kommunikation oder vergleichbar.
• Du bringst erste praktische Erfahrung im Projekt- oder Eventmanagement mit, was von Vorteil ist.
• Du bist ein Organisationstalent mit einem guten Auge für Details.
• Du kommunizierst fließend und überzeugend – sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch – und versteht es, Menschen zu begeistern.
• Du navigierst souverän durch moderne, agile Kollaborationstools (idealerweise Google Workspace, Mural) oder bist ein Quick Learner, der sich sofort in neue digitale Umgebungen einfindet. Kenntnisse in Content-Management-Systemen (z. B. WordPress, Typo3, Webflow) sind ein willkommener Bonus.
• Du bist neugierig auf Künstliche Intelligenz und brennst darauf, dich in dieses spannende Feld einzuarbeiten und die Zukunft mitzugestalten – Vorkenntnisse sind hier zweitrangig, deine Begeisterung zählt

Mehr Informationen zur IPAI Foundation oder dem KI-Festival findest du auf unserer Website: KI-Festival oder IPAI Foundation
Wir freuen uns auf deine Bewerbung
Larissa Bühler

• Referenz-Nr Stiftsbergstraße 1
• 74172 Neckarsulm