Office Manager

Hallo, wir sind luca.

Wir entwickeln eine smarte Guest-Experience Plattform, die Hospitality neu denkt. Ob Reservieren, Einchecken, Bestellen oder Bezahlen: Mit
luca
läuft alles digital, reibungslos – und komplett ohne App-Download. Wir nehmen Hotels, Restaurants und Events die komplexen Prozesse ab und schaffen Raum für das, worauf es wirklich ankommt: glückliche Gäste und entspannte Teams.

Für unser neues Office am Ostkreuz suchen wir eine Person mit
Sinn für Workspace-Culture und Wohlfühl-Atmosphäre
. Jemanden, der mit Freude einen Ort schafft, an dem unser Team gerne arbeitet, zusammenkommt und sich wohlfühlt. Das
Office-Herzstück
, das Energie, Organisation und Team-Spirit zusammenbringt.

Deine Mission

Office Operations & Workplace Experience

• Sicherstellung eines strukturierten, gepflegten und modernen Arbeitsumfelds
• Einkauf und Verwaltung von Arbeitsmaterialien, Hygiene- und Getränkevorräten
• Vorbereitung von Meetingräumen sowie Unterstützung bei internen Meetings und Events
• Professioneller Empfang von Gästen, Mitarbeitenden und Dienstleistern
• Verantwortlichkeit für Post- und Paketmanagement

Externe & Facility Management

• Steuerung externer Dienstleister (Reinigung, Catering, Wartung etc.)
• Verwaltung von Verträgen und Servicevereinbarungen
• Sicherstellung von Gesundheits-, Sicherheits- und Compliance-Standards
• Betreuung von Leasingfahrzeugen und weiteren administrativen Themen

Prozessoptimierung & Workplace Projekte

• Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Office-Prozesse
• Einführung smarter Lösungen für einen effizienteren Arbeitsalltag
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten rund um Workplace, Kultur und Organisation

Events, Kultur & Team Support

• Planung, Organisation und Umsetzung von Team-Offsites, internen Veranstaltungen und Company Events
• Enge Zusammenarbeit mit dem People & Culture Team bei Kulturinitiativen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg:innen – vom ersten Tag bis zur erfolgreichen Integration

Reise & Remote Support

• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen (insbesondere für remote Kolleg:innen)
• Koordination von Reiseunterkünften, Transport und relevanter Reisedokumentation

Was du mitbringen solltest

Erfahrung & Fachkompetenz

• Mehrjährige Erfahrung im Office-, Workplace- oder Facility Management
• Idealerweise Kenntnisse im Arbeits- und Gesundheitsschutz in Deutschland
• Grundlegende Projektmanagement-Skills
• Sicherer Umgang mit MS Office; Tools wie Jira oder Confluence sind ein Plus

Kommunikation & Zusammenarbeit

• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1+) und gute Englischkenntnisse
• Professionelles, freundliches und verbindliches Auftreten
• Freude am Umgang mit Menschen und ein ausgeprägtes Servicebewusstsein
• Kommunikationsstärke – souverän auch in lebhaften Momenten

Arbeitsweise & Mindset

• Strukturierte, organisierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität und hohe Eigeninitiative
• Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten

Persönlichkeit & Workspace-Feeling

• Liebe zum Detail und ein Auge für Atmosphäre, Ordnung und Ästhetik
• Proaktives Denken: Du erkennst, was gebraucht wird, bevor andere es merken
• Teamorientierung und Lust, ein positives Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten

Was dich bei luca erwartet

• Work–Life-Balance, wie sie sein soll
  : 30 Tage Urlaub – weil Erholung genauso wichtig ist wie Performance.
• Lunch on us
  : Mit Essenszuschüssen sorgen wir dafür, dass du mittags gut versorgt bist.
• We got your back – and your fitness:
  Urban Sports Club sorgt dafür, dass du Körper und Kopf in Balance hältst.
• Level Up
  : Ob Sales-Skills oder persönliches Wachstum – wir fördern deine Entwicklung und öffnen dir Perspektiven über deine Rolle hinaus.
• Top Equipment
  : MacBook? Selbstverständlich. Du bekommst alles, was du brauchst, um richtig durchzustarten.
• Teamspirit inklusive
  : Regelmäßige Team- & Company-Events – remote oder live – stärken nicht nur das Wir-Gefühl, sondern machen auch einfach Spaß.
• Zentral gelegen
  : Unser Office ist easy zu erreichen – direkt zentral am Ostkreuz in Berlin.

Join us

Du hast Lust, unser Office zum Lieblingsort zu machen?
Let's talk

Every u is different – und bei luca feiern wir genau das.

Wir glauben an echte Vielfalt. Denn die besten Ideen entstehen, wenn unterschiedliche Menschen zusammenkommen. Bei
luca
ist Platz für dich – genauso, wie du bist.

Du hast noch Fragen?

Melde dich gerne direkt bei deiner Ansprechpartnerin
Pia
.